1958年,英国历史学家、政治学家诺斯科特·帕金森(C·Northcote Parkinson)出版了《帕金森定律》(Parkinson's Law)一书。他经过多年调查研究,发现一个人做一件事所耗费的时间差别如此之大:他可以在10分钟内看完一份报纸,也可以看半天;一个忙人20分钟可以寄出一叠明信片,但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片,可以足足花一整天时间。特别是在我们的日常工作中,工作会自动地膨胀,占满一个人所有可用的时间,如果时间充裕,他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。
在《帕金森定律》一书中,作者指出:不称职管理人员的三条出路,对于机构人员膨胀的原因及后果作了非常精彩的阐述:
一个不称职的管理人员,可能有三条出路:
一是申请退职,把位子让给能干的人;
二是让一位能干的人来协助自己工作;
三是聘用两个水平比自己更低的人当助手。
这第一条路是万万走不得的,因为那样会丧失许多权利;第二条路也不能走,因为那个能干的人会成为自己的对手;看来只有第三条路可以走了。于是,两个平庸的助手分担了他的工作,减轻了他的负担。由此得出结论:在行政管理中,行政机构会像金字塔一样不断增多,行政人员会不断膨胀,每个人都很忙,但组织效率越来越低下。这条定律又被称为“金字塔上升”现象。
帕金森举例说:当官的A君感到工作很累很忙时,一定要找比他级别和能力都低的C先生和D先生当他的助手,把自己的工作分成两份分给C、D,自己掌握全面。C和D还要互相制约,不能和自己竞争。当C工作也累也忙时,A就要考虑给C配二名助手;为了平衡,也要给D配两名助手,于是一个人的工作就变成七个人干,A君的地位也随之抬高。当然,七个人会给彼此制造许多工作,比如一份文件需要七个人共同起草圈阅,每个人的意见都要考虑、平衡,绝不能敷衍塞责,下属们产生了矛盾,他要想方设法解决;升级调任、会议出差、恋爱插足、工资住房、培养接班人……哪一项不需要认真研究,工作愈来愈忙,甚至七个人也不够了……
帕金森用英国海军部人员统计证明:1914年皇家海军官兵14.6万人,而基地的行政官员、办事员3249人,到1928年,官兵降为10万人,但基地的行政官员、办事员却增加到4558人,增加40%。
帕金森定律深刻地揭示了行政权力扩张引发人浮于事、效率低下的“官场传染病”。
如何消灭帕金森定律的负作用?
这是企业面临的紧要问题。建国初期,一个县的行政管理人员只有几百人,而现在则有上千人乃至几千人。庞大的行政管理开支必然落到每个纳税人身上,过多的行政干预必然制约经济的发展,还会给下面没事找事。在计划经济时代,有的公社连每株玉米的间距多少厘米都要制订计划,还要层层落实,确实大大地辛苦。然而,由于土壤肥瘠、气候旱涝等诸多因素,谁也不买领导的账。
帕金森定律告诉我们这样一个道理:
不称职的行政首长一旦占据领导岗位,庞杂的机构和过多的冗员便不可避免,庸人占据着高位的现象也不可避免,整个行政管理系统就会形成恶性膨胀,陷入难以自拔的泥潭。
帕金森定律给我们项目管理上的启示是:
1、要敢于削减臃肿机构,克服工作惰性。在项目管理体制中,如果帕金森定律发挥了作用,那么管理机构就会像金字塔一样不断增多,人员会不断膨胀,每个人都在忙碌,但工作效率却越来越低下。因此作为管理者要痛下决心,敢于削减臃肿机构,彻底解决人浮于事、相互扯皮、敷衍塞责现象的发生。要克服工作惰性和思想的局限性,激励职工紧张而努力地工作。
2、要珍惜时间,提高工作效率。引导职工,要十分珍惜和合理利用好时间,必须为每一项任务规定完成的最后期限,增强职工的时间观念,充分利用好时间,争取事半功倍的效果。项目经理要善于利用关键链法,制定项目进度,克服帕金森定律。
3、要善于发现人才,敢于重用人才。作为管理者,不要只用比自己能力低的人。如果长期这样下去,必然会导致恶性循环,工作效率每况愈下。管理者不仅要独具慧眼,能够发现人才、重用人才,还要有容人之量,敢于启用比自己能力强的人。只有这样,才有利于人才的脱颖而出,使工作不断取得进步和成功。
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