不知道大家有没有听过这句话——“公文无小事”。我理解这句话有两层意思：
一来，公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，体现着党和国家意志，具有法定效力，容不得半点闪失。
二来，公文水平直接反映出写作者的从业态度和素养，乃至影响其职业发展，如果一篇公文写得东倒西歪、错漏百出，连最基本的体例、格式都不到位，领导看了对这位写作者能有好印象吗？
我进入体制内八年，一直干办公室工作，长期和公文打交道，“坑”嘛，自己没少跳，也没少见别人跳，可以说是积累了大量公文错误的血泪教训。
从今天起，我打算利用三篇公众号文章，从公文内容、格式、行文几个方面，好好梳理一下公文处理工作中的常见错误，帮助大家少走弯路。今天呢，咱们先说说公文内容，也就是具体写作公文时容易出现的问题。
01
文种分不清楚
《党政机关公文处理工作条例》中规定的法定公文有十五种，但大多数单位尤其是基层单位实际应用的就那么几种，通知、报告、请示、批复、函和纪要，其中最容易混淆误用的就是两对：
批复和复函
这两个文种都是对来文的回复。比如，《海关总署关于北京海关采用××的复函》，内容为对北京海关有关请示事项的回复，属于上级机关对下级机关的回复，错用“函”文种，改为《海关总署关于北京海关采用××的批复》。再比如，《广东省交通运输厅关于同意××有限公司开展××业务的批复》，或者是《广东省交通运输厅关于同意××有限公司开展××业务的通知》，主送对象为不相隶属的单位，用户“批复”或“通知”都不对，应改为《广东省交通运输厅关于同意××有限公司开展××业务的复函》。
《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，批复适用于答复下级机关请示事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。通知则没有答复审批事项这一功能。因此，审批下级机关申请事项，用“批复”，审批不相隶属单位申请事项，用“函”。
请示和报告
这两个文种都是下级单位向上级单位的行文。比如，《广州市××局关于赴美国、加拿大开展交流活动的报告》，我们知道，涉及外事的都要经过上级审批，这个内容明显为请示事项，需要上级回复是否同意，只能用“请示”文种。同样的，如果只是向上级汇报情况，比如，《广州市××局关于赴美国、加拿大交流活动开展情况的报告》，不需要上级回复，就应该用“报告”文种。
《党政机关公文处理工作条例》第八条规定，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。第十五条规定，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
02
标题稀里糊涂
正确的公文标题结构是“发文机关名称+事由+文种”，中间加上介词“关于”和“的”，让人一眼看去，就知道是谁要做什么事。
但是很多人发文，不是漏了发文机关名称，就是省了文种。比如，《关于参与第二届全国行政服务大厅典型案列展示活动的请示》，缺少发文机关名称；《××单位关于开展2017年“安全生产月”活动的方案》，方案不是法定文种，应为《××单位关于印发2017年“安全生产月”活动方案的通知》或《××单位关于开展2017年“安全生产月”活动的通知》。还有一种就是文种混用，比如，《××单位印发〈关于进一步加强××决定执行工作的意见〉的通知》，将“意见”和“通知”文种混用，应调整为《××单位关于进一步加强××决定执行工作的意见》。
转发公文的标题，比如，《××部关于转发财政部办公厅关于进一步加强中央单位财政票据核销管理的通知》，应改为《××部转发财政部办公厅关于进一步加强中央单位财政票据核销管理的通知》。转发类公文的标题很简单，发文机关名称+转发+最原始文件名称。即便是层层转发的公文，比如中央办公厅发了份文，交通运输部转发，交通运输部海事局再转发，浙江海事局再转发时，也同样套用这个结构，省去中间转发的那些机构，即《浙江海事局转发中共中央办公厅关于……》。
03
语意啰嗦
这个不多说，直接上例子。最常见的，我们收到外单位来函，给别人复函时，第一句都会写“贵单位《××单位关于××事项的函》收悉”，其中“贵单位”与公文标题中的“××单位”语意重复，应将“贵单位”删去。有时收到外单位对某个办法或规定征求意见，我们回复时会这样拟写标题，《××单位关于对〈××规定（征求意见稿）〉意见的复函》，其中“关于”和“对”语意重复，应将“对”删去。
比如，“管辖范围为××港往上××公里，往下××公里，共××公里水域的安全监管工作。”“管辖范围”和“的水上安全监管工作”语意重复，要么改为“管辖范围为××港往上××公里，往下××公里，共××公里水域”，要么改为“负责××港往上××公里，往下××公里，共××公里水域的安全监管工作。”
比如，“今年6月，单位共收到投诉1起，同比去年6月下降75%。”“同比”和“去年6月”就是重复，应该为 “今年6月，单位共收到投诉1起，同比下降75%。” “2017年度指标与2016年及过去三年平均数同比全面上升。”这里不仅与前一年比，还与前三年比，用“同比”明显不恰当，应改为“2017年度指标与2016年及过去三年平均数相比全面上升。”
比如，“市委常委、市委秘书长、市委保密委诸葛××主任到市保密局调研……”应该为“市委常委、市委秘书长、市委保密委主任诸葛××到市保密局调研……”，保持先职位、再人名的表达顺序。
04
标点、数字和简称不规范
标点不规范。比如，“根据《行业安全生产风险管理暂行办法》、《行业安全生产隐患治理暂行办法》……”“深入推进“安全生产月”、“平安交通”等活动的开展……”，书名号、引号之间的顿号都不要。《标点符号用法》第4.5.3.5条规定，标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间 通常不用顿号。
数字不规范。比如，“第20届全国人民代表大会常务委员会第16次会议”应为“第十二届全国人民代表大会常务委员会第十六次会议”。
机关单位名称不规范。比如，“国家发展和改革委员会”简称误写成“发改委”，应为“发展改革委”；“广东省人力资源和社会保障厅”误写为“广东省人力资源社会保障厅”。
还有一些多字、漏字、错字、别字的，属于特别低级的错误，我就不一一赘述了。
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