文/余小鱼 图/网络
谁能成功提高自己的办公室效率，谁就能胜任更高要求的工作。——约根·库尔兹
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先来做一个测试吧。
每一个问题只要回答：是，或者否。
请选择：
1.你的办公桌上是不是只放着每天都会使用的物品？
2.你的办公桌上是不是只放着你正在进行的一项工作的材料？
3.工作时你是不是只用一个信箱？
4.你有没有设置可靠的再次发送提醒，确保有时间期限的材料不会被淹没在成堆的文件或资料库中，费很大工夫才能找出来？
5．你的系统能否确保在运行项目的剪贴板中，一分钟之内找出每个需要的文件？
6．你不在时，你的同事能否从你的工作材料中顺利找到他想要的文件？
7.你是否通过列清单简化工作？
8．你是否随时都清楚应当把材料存放在哪里？
9.你有没有为你的办公室工作约法三章？
10.你的公司是否包含管理费用且该费用被纳入组织管理的总经费中？
你选了几个“是”？
该自测题帮助你初步找到自己的定位。同时，无论定位在哪个阶段，分析中都指出了你的上升空间：每一道选“否”的题，都留给你改进空间。
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第二级 约法三章
在你理出、保存或丢弃不需要的的物品之后，必须要进行下一项任务：留下来的资料和办公用品一定要合理地整理和归置，以便未来能快速便捷地找到它们。这一步骤其实就是给这些物品找个“家”。
我们了解生产的基本原则：“所有东西都有一个去处，所有东西都有它的去处。”这意味着：人人都知道某种特定的资源身处何方。这一基本原则同样可以运用到办公室中。
另外，你有必要仔细推敲日常办公室工作的流程。指定一个好的标准可以减少耗损。
这就意味着要给便笺纸、打孔机、订书机、信箱、临时项目的文件等等找一个理想的容身之处。
固定的场所不仅可以减少找东西的时间，也可以缩短整理时间，因为你能把办公用品迅速、准确地放回指定场所。
第三级 优化工作流程
你是否已经制定了准则并已习惯遵守这些准则？那么你会发现，你的工作环境在日复一日地清爽起来，而秩序会通过这些准则“自动”维持。至此，你已收获颇丰。
你要记得遵守规定，否则球会滚回来。当你决定使用某些特定的优化方案时，请不要忽略这些方案应与你亲笔写下的规定相匹配。
在优化时，你仍可以从与你个人工作区和个人工程相关的任务开始。除此之外，你也可以把注意力放行过程中各个环节的优化上。如果选择后者，你应仔细考虑这样做的前提与后果以及运行过程的整体性。需注意的是，所有环节的参与者都得囊括进来。
无论你是关注你的个人工作区还是把注意力放在运行过程的各个环节上，第三级的核三心都是：研究工作流程并找到优化方案。
第四级 加强自我责任意识
第四级的核心主题是，帮助并促进员工充分发挥其潜能。在员工的帮助下，球可以继续向上推进。
目标是，尽可能让公司里的所有人共同参与并遵守已制定的以及已优化的规章制度。把“共事员工”变为“共事老板”，更加积极主动，也承担更多责任。
尤为重要的是，无论你做什么，都不能过分苛求你的员工，而应该从他们所处的位置出发。
第五级 目标与指标
第五级的内容是根据公司的战略定位确定目标。也就是说：在第五级中，办公室Kaizen和公司的战略运行结合在一起。优化现在有了统一的方向。员工们开始着同一方向、向着同一目标奋斗。这构成了第五级独特的魅力。
我们可以说，目标是可以分解到各部门和员工个人的战略。这些目标可以指导员工工作。
对于目标我们应奉行以下基本原则：“你不能测算的东西，也就不能制定。”另一条关于管理的名言意思相同“要么测算，要么抛弃。”
目标能够测算是十分重要的，这要通过设立指标来实现。与公司目标结合的指标能够展现出措施的效果和偏差。
确定指标时，重要的不是设立尽可能多的指标，而是指标应具有决定性。另外，你可以和你的同事共同锁定这些指标，讨论它们的发展，利用指标进行日常工作。
我是余小鱼，认真生活的小女子一枚，前路漫漫，但求落幕无悔。喜欢我，就关注我吧！
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