电子邮件是随着互联网的发展,在我们的生活与工作中越来越多的承载着信息交流的一种重要的工具。
发邮件是职场联系沟通的重要途径,可是,你真的会发邮件吗?
安博教育认为
写邮件说到底是为了——沟通!
一个高效的沟通是什么样的?
让对方可以快速提取所需要的关键信息
从而明白你在说什么进而做出判断或决定。
所以怎样才能写好一封的邮件呢?
有哪些是必须知道的邮件礼仪呢?
安博教育安排一波技巧
邮件主题——简明突出
邮件主题应简明扼要,且能准确反映邮件精华内容,方便收件人在未打开邮件的时候知晓内容的大致方向;
同时,非常紧急的邮件可以直接加上【紧急/重要】等字眼,以引起对方重视;
抄送人——不可忽视
1、首先明确什么是主送人,什么是抄送人。
主送人:是受理这封邮件所提出问题的人,需给出反馈;
抄送人:是只需要知道这回事,没有义务对邮件予以回复,当然如果抄送人有建议,可以回复邮件。
2、跨部门及对外的邮件沟通中,一般都要注意抄送。
1)任何对外邮件需抄送你的直属领导;2) 跨部门沟通、跟客户的进一步沟通时,需抄送邮件双方的直属领导。
3、抄送人的顺序也是要讲究,一般来说,抄送顺序默认的是职位从高到低排列,同级别同事之间按照与邮件关联度从高到低添加。
邮件正文——不能空着
每一次邮件往来就像一次寒暄,试想,如果朋友给你带东西,就把东西一放,只求带到,半句话的互动都没有,是不是也很没礼貌?
邮件正文长篇累牍,半天不见重点固然不好,但是那些认为“只为传送一个附件文档、无其他事情可说的邮件就可以把正文空着”的做法同样是十分失礼的。
“ 某某,内容详见附件,辛苦查收。”等话语是十分必要的。
关于附件——学问颇深
1、如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;
2、附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;
3、正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;
4、附件数目不宜超过3个,数目较多时应打包压缩成一个文件;
5、如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式;
6、如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。
礼貌用语——高下立现
很多人写邮件会比较随意,但切记:随意不等于没礼貌。
在即时聊天工具里,如微信、QQ,大家交谈可能比较随意,但是邮件还是属于正式的沟通途径,必须注意礼貌。
1、 开头的称谓一定要有:如果是发给很多人,可以写“各位伙伴”、“大家好”、“Dear all”等。
2、 结尾的祝福不能少:可以是简单的Best Regards或“祝您工作愉快”,给客户专业点可以写“顺祝商祺”等。
3、 结尾签名档:邮件结尾加上签名档非常有必要,签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,一般不超过4行。这样便于对方及时联系到你。
收件人——最后填写
邮件写好之后,应该就主题、内容和附件等做下复查,再填写收件人信息,点击发送。
由于收件人缺失就没法发送邮件,既可以防止期间的误发;也能在最后的关头提醒你重新检查邮件内容。
礼仪是普通人修身养性、持家立业的基础,而职场礼仪的重要性从某种意义上讲,比智慧和学识都重要。
安博教育总结的这些关于发送邮件的礼仪,你真的懂了吗?
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