70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

食材准备：

《职场书面沟通完全指南》一本，

电脑   一台，

白纸   若干，

做菜前导言：

今天给大家奉上一道菜制作秘籍——炮制office 商务文本。包括如何制作结构清晰的Excel, PowerPoint和Word 这三种样式的商务文本。按照制作步骤给大家解锁70种速成法，根据自己的办公口味找到最合适自己的。这道菜老少皆宜，新手可以从头开始循序渐进的学，老手可以挑选重点有针对性的学。

制作Excel, PowerPoint和Word 这三种样式的商务文本，算是一道办公室的家常菜，可以媲美长盛不衰的西红柿炒鸡蛋。几乎可以说人人都会做，就是这么一道普通的家常菜，为什么还要花时间和精力给大家讲呢？

可以毫不客气的说，越是我们平常可见，习以为常的家常菜越是难做。要想一道菜好吃，不仅要做到色香味俱全，最关键的是做菜的思路，操作以及最后端上餐桌的成品。这做菜的原理和我们做商务文本的道理有着异曲同工之处。

吉泽准特的《职场书面沟通完全指南》这本书是按照构思商务文本的结构，制作草稿，以及完成最终的定稿这3个步骤来把70个方法罗列出来。你看，这和做菜的步骤差不多吧。大家可以根据自己的实际情况来，可以从头到尾循序渐进的学，也可以有针对性的重点学习自己想要提高的部分。

吉泽准特作为顶尖的咨询师，作过上万份从商务到广泛领域的商务文本；也是项目经理，从事数百亿日元规模的系统运用改善，从事过许多次组织改组以及人才培养。《职场书面沟通完全指南》书中讲述的方法都是作者总结自己在制作商务文本的过程的经验，特别适合新人。

具体操作步骤：构建框架，制作草稿和定稿，这三步来做。（请记住此口诀！）

70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

首先，食材准备，构建框架：把商务文本的内容按照“目录层级+概要说明”整理的一种结构。

书中列举了9种速成法供大家选择。其实很简单：通过分析客户或者上司的要求，便于对方理解，要有目的对不同内容选择不同的商务文本展示形式。

我们知道一般的商务文本通过PowerPoint,Word,Excel这三种不同格式的文件。但是无论是哪种形式，首先要有清晰的框架。所以无论是谁，必看速成法1——明确who，what，why，运用速成法5——运用PREP列举论点。如果自己毫无头绪，可以参考速成法8——“2种形式*6种思路”模式展示提案。

速成法1：

明确WHO:商务文本的“读者”

知道WHAT:使用这份商务文本的“目的”

阐述WHY:说服关键人物的“理由”

速成法5：按照制作的内容，分别列举出相应的论点。

用PREP（主张—理由—事例—总结）来组成目录，能够很快地消除对方的不满情绪（因内容混乱而引起的抱怨）。PREP 就是:Point主张，Reason理由，Example 实例，Point 总结这四个单词的首字母。

用PREP列举论点这种方法是根据人类的基本思考过程来展开的逻辑性较强的叙述，这是它的优点。如此便能和对方顺畅的沟通。这种方法能使读者容易理解。

我们必须明白我们制作商务文本是为了实现沟通的，为了不引起冲突，我们要先准备好可以回应对方的主张和理由，从制作框架阶段开始，我们就要慎密检查支持主张的各项理由是否具有说服力和妥当性。这样要求我们有具体的应对之策。

速成法8：用“2种形式*6种思路”模式展示提案

循序渐进确认法（演绎法：逻辑思考’）

列举事实论据法（归纳法：逻辑思考）

灵光一闪创意型（类推思考：横向思考）

不断试错型（假说思考：横向思考）

1+1=3型（辩证法：批判性思考）

引导新思路型（间接证明法：批判性思考）

如果对方有明确具体的方案，我们要站在“能够提出客观看法的专家立场”提出建议；反之则要站在“强调主观想法的当事人立场”提出自己的方案。具体的说明方法从上面6种构思类型中选取合适的方法并加以运用。

作者建议：在纸上构思框架。通过边在纸上写边整理想法，能够让思维更活跃，从而构思出更好的结构。如果你不知道如何制作目录，可以参考书中的典型模板。大家可以以此为基础添加或删减一些内容，调整其顺序。

所谓磨刀不误砍柴工，准备了上面这些材料就相当于我们准备好了所以的食材，通过这些方法来建立框架，对后续工作起到事半功倍的作用。

70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

其次，开火烹制，制作草稿：理清主次，有的放矢。

马上要制作商务文本，是不是早就想摩拳擦掌跃跃欲试？

这一部分讲制作草稿：将文本.表格和图表的内容分开讲，主要是制作商务文本的模板以及绘制简单易懂的图表，针对不同工种侧重点不同。内容很详细，大到商务文本的构思，小到排版，字体字号的设置。

我们不要害怕，觉得这么多内容记不住怎么办？放轻松，你不需要掌握所有的方法。只需要找到对自己工作帮助最大的速成法学习就行。

对我来说，关于图表草稿这部分，工作中需要的很少，完全可以忽略不看。只需要知道书中有这个内容，以后如果需要的话再学也能很快上手。而文本.表格，工作中会经常遇到，所以我会重点看这部分的内容。

正好利用速成法22 不使用“合并同类项”解决了一个困扰多年的问题。工作中经常用Excel制作各种报价表和测算表，不仅函数计算要准确，整个页面也要整洁好看，最后打印必须完整而且突出重点。

但是，有时候打印几页的话，没有设置好，合并同类项就只能打印一半，自己都无法接受更别说拿给老板和客户看了。而一旦涉及到修改的话，就更麻烦，必须先把合并的单元格恢复，如果不小心的话可能会删除有用的信息。

如果当时看了这本书，那每个月评选最佳肯定非我莫属嘛。这里作者提出的方法是：设置“跨列居中”，很简单就是“设置单元格式”---“对齐”选项卡---水平对齐下拉菜单中的“跨列居中”即可。

70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

至于图表方面，首先针对不同的客户的要求和内容要选择简单易懂的图表，以及使用形状和线条时设定统一的规则。大概浏览一下这部分的内容，即可。

画图表也体现出制作者的思维方式，传达出自己要表达的信息。他们用画出的图和客户交流，就像我们写文章和读者交流一样。如何简单易懂，用最少的话表达最清楚的意思，是一样的。当然这种能力不是天生就会得，需要我们不断的训练提高。

只有丰富经验的人才能做出清晰易懂的商务文本，可能在此之前他们都已经做了上万份商务文本了。但是现在有了《职场书面沟通完全指南》这本书，不用自己摸索前进，按照书中的详细图解说明，你也可以像老手一样做出有吸引力的商务文本。

作者提到参与他所在项目的新人咨询师在半年内就掌握了他花费3年才掌握的制作技巧。说明这本书的实用性很强，值得一看。

70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

最后，装盘上桌，定稿制作：就是将前面做的草稿润色加工成能传达准确信息的完整文件。

到这一步，就是查漏补缺了。做菜一定要色香味俱全，而商务文本也要能吸引人。为了增强商务文本的说服力，我们还可以加粗着色来强调重点，为了最后打印的效果好看，我们要优化印刷版以及调整电子版资料的版本。

最后，要考虑到涉及客户或者行业秘密，我们要删除不需要的母版信息，并且将文本装换为保护文档或者转换成无法更改的格式。比如，我们一般发给客户的最终报价表都是改成PDF格式，以防止在发送过程中数据的丢失或者被黑客截取恶意修改等。

提醒一点：在制作商务文本的过程中，我们也要不断的和上级沟通，及时修改。不要等做完了才去沟通，无法及时发现和解决问题，因为最后修改的工作还是你来做，费力又不讨好。

整本书不仅仅是讲各种速成法，更是体现了一种沟通的思想在里面。我们制作商务文本是为了工作的沟通，如此，我们便不能本末倒置的只是把心思放在制作商务文本上面。在工作的过程中，沟通和交流是非常重要的，而商务文本也是沟通的一种方式，对工作有促进作用。

《死亡地图》这本书告诉我们如何用最简单的地图向人们展示霍乱致病的真正原因，用最简单的方法展示出科学原理，纠正人们的思维方式。可见，方法对理解很重要。

《职场书面沟通完全指南》这本书是图解版，顾名思义就是用最简单的画图来教会读者制作商务文本。作者对书中所提到的图汇总了索引。我们遇到问题的时候，按索引查到图，立刻解决问题，制作合适的商务文本。提醒一点：在画图之前一定要有清晰的思维，把要传达的信息准备展示出来。

和别的书不同的是，前言后有个测试表——名为“制作商务文本水平测试”，建议大家先做完这个测试表，针对你的得分，找到你目前的商务文本制作水平处于什么位置，然后按照作者给出建议先读书中的哪些内容。

我做完测试，吸引力和思考力各得两份，属于信息图解型。作者先分析属于这一类人的想法，然后按照框架，草稿（包括文字和表格），草稿（图表），定稿这四个不同的章节来推荐适用于这一型的速成法。所谓对症下药，不过如此。

学习的最好的时刻，要么是十年前要么是现在，想提高自己办公商务文本的制作能力，动手做吧！

70种速成法，分三步炮制有吸引力的商务文本

大拜碎碎念：

最近看了很多实用方法的书，帮助挺大的。这本书每一章开篇用一个失败的案例引出要将的速读法，接着马上给出解决方法，最后一定会对这一章的速成法给出简短的总结，既能快速记忆又能加深印象。

当年轻的你遇到难题，受阻消沉时，请不要试图反省并把一切归因于自我，进而设法改变自己，你需要做的只是找到解决具体问题的方法，然后解决问题就行了。

换句话说就是：成功的人找方法，失败的人找理由。

愿你我都能找到适合自己的方法，前进！