我们常常会听到别人说梦想清单,计划清单,清单让我们更高效的工作生活,清单到底是如何去写?并如何执行呢?清单的益处到底有多大?
《清单革命》这本书作者阿图.葛文德是一名美国外科医生,也是影响奥巴马医改政策的关键人物。英文原版是在2011年1月1日出版的,当时引起了很大的轰动。
本书所说的清单,不仅仅是把事件罗列清楚的单据,比如要野炊,待产、展览会,需要准备些什么物品,有哪些要提前准备?清单更多的是一种工作的流程检查表、或者应急事宜的处理步骤。
本书作者主要围绕医学、建筑、航空领域进行描述此类“清单”的重要性,这些行业有个共同特点,那就是其复杂性显著,以一个人的经验与记忆力是难以完全掌控的,如果失误造成的后果却又是惨重的。
飞行员在飞机起飞的时候都会很多步骤,必须要有清单,每做好一样打个✓,医生抢救病人的时候都会有几百上千的步骤,那么每个人一定要确保有一个清单。万一其中有一个步骤出现失误,就是造成很大的损失。必须要有清单,严格按照清单的步骤行事。
清单革命的意义
1,改变观念防范错误,能够持续正确安全的把事情做好,2,在极端复杂的时代环境下,突破自身局限,解放脑力。
制作一份有效的清单的三大原则,第一要简洁高效并且可测;第二要设置明确的检查点;第三要根据实际情况不断更新。
人人都会犯错,无知之错,无能之错,没有掌握正确知识,大脑的缺陷经验和记忆力不稳定。清单避免无知的错误,简单问题,复杂问题,极端复杂问题。
清单基本的思想关键点比大而全更重要,精准高效,切中要害。
清单革命是一场观念变革,让清单成为一种习惯,超越复杂性,提高系统稳定性,提升工作效率。
清单能让我们减少记忆力和专注力的缪误。还有一种是因大意麻痹造成的错误。
当我看完这本书,立马在我的笔记本上写下当日清单如下:
1.跑步二十到三十分钟
2.听书3本(散步运动时可听)
3.写篇书评初稿
4.阅读30页名家书籍
5.买菜做饭
6.准备好一周的视频文案
7.书稿修改第二章
如果单纯写下我今天要努力,要加油!那么这不叫清单,这太笼统了,只是喊口号立flag。
阿图医生在书里强调清单是关键点的信息,但是不必太过于详细和冗长,清单不等于操作手册。
如果没有清单,我一会儿看看群里面的信息,刷刷朋友圈,喝喝茶,吃吃水果。看看几个平台留言,时间一晃而过,到晚上的时候就会心痛,浪费了一天的大好光阴啊!
清单写好,贴在书桌面前的墙壁上,一眼能看见提醒自己今天有哪些事情没有做,时间如何更高好的分摊安排,让自己实现专注高效。
我曾经做早餐小生意,比如开业之前去市场进货如:刮子,刷子、豆沙、面粉、酱油、鸡精、辣椒粉等等。
我们也都会列上一个单子,毕竟人的记忆力是有限的,会犯一个无能之错。往往越简单的反而会越犯错误,有的人会觉得不屑,不就是那几样东西吗?看到会自然会想到呀!
曾经有老乡就犯过这样的笑话,确定开张日期了,当天早上居然没有豆沙,也没买糖,临时又来不及了,这就是造成了失误,这样常识性的错误在生活中还是很常见的。
虽然这种小店因疏忽影响不太大,但是在医疗,航空、金融,建筑上如果有这样的失误影响的就是太大了,甚至是无数人的生命。
《清单革命》的作者阿图.葛文德,在书中开头讲了真实故事,旧金山有个人在一场舞会中被捅了,送到医院后,医生看到病人人高马大的伤口面积较小,医护人员根据过往的经验进行治疗,忙活半天情况不见好转,患者反而痛苦加重,浑身抽搐,奄奄一息的模样,医院赶紧检查才发现这位患者肚子里还有很多血,虽然外面伤口小,但是却被伤得非常深。
原来他是被长军刀捅的,身体内部受伤严重,而医院按照外面所看到的小伤口抢救,仅仅因为医院的流程清单上没有去询问病人的伤害来源,因这一个点的疏忽,差点让这位病人丧失了性命。
像这样的医疗失误还有非常多,如果他们每个人按流程清单去做,就避免了这样的失误。
我们老家镇上医院过去曾经出现过,医生把手术刀还丢在病人肚子里的重大事故。
那就是缺少流程清单,没有确定让每个参与手术的人该负责哪些事,少了一步检查。医生有时高度紧张,脑细胞不够用,若有了清单提示就避免了病人再次受伤或出现意外。
我们现在去医院挂水,会看到护士也有利用清单,他们相互之间做好一个流程打勾,以便于下一个人接班的时候看到一目了然。高铁上卫生间列车员也有在用清单。
平常生活中,如果我们想学一道新的菜谱,去市场赶集,主办一场线下活动。也是要列清单记录,我们不要高看了自己的记忆力,高看了所谓的经验,经验有时反而会束缚人。我们一定要列好关键信息清单,好记忆不如烂笔头。
如提前联系场地,布置会场、签到处、会场停车处、咨询接待处、参加人数,座位摆放,话筒音响效果等。如果提前不列好计划清单,是很容易在当天出现混乱。
当有了事项清单就能提高团队的凝聚力,任务下放到位,每个人自己负责哪一块做什么。
作者在书中举例说明清单的五大原则:
1.权力的下放
每个人都是清单的主导者和参与者高层需要做的并不是直接进行决策,而是监督大家积极参与讨论,从就是“从上而下”转变为“自下而上”,运用了清单,运转效率会更高。
美国面对新冠疫情,他们的处理方式就是缺少清单流程,造成了秩序的混乱。
当年美国卡特里娜飓风期间,沃尔玛应对非常及时,远超美国政府。那是因为沃尔玛内部有明确的清单系统,一声号令,各部门都按自己的清单行事,将损失降到最低。
2008年汶川地震的时候,据说某学校没有一个受伤,他们是提前演练过,学校有遇见突发自然灾害的流程清单。每个孩子在老师的安排下,有秩序地躲过那场灾难。如果没有清单,孩子老师们都慌乱成一锅粥,还耽误时间,那伤害可想而知。
2.简单至上
清单的作用在于提醒我们的意识,不用写得太复杂,面面俱到;清单要求简单,可测高效。作者阿图医生参加世卫组织活动时发现全球疾病分析的资料异常繁多,医生在查找清单是会耗费大量时间造成效力低下,因此建议建立简化系统。
3.激活团队
清单的制定需要提高团队的凝聚力,团队群员在执行清单时要互相做一个自我介绍,这在心理学上叫做激活效应,因为在一个互不相识的团队中,最容易出状况的情况有两种。
第一种是身在下位的人看到问题不敢说或者不愿意说;另一种情况是身在上位的人不允许下面的人说话,会对问题本身造成误解,因此要保证团队的每一个人叫出对方的名字。让团队拧成一股绳,一起高效使用清单。
4.以人为根本
所有的清单都是为人服务的,而不是束缚人,如果太复杂就不是以人为本,一分完美的清单可以帮助我们节省很多时间,会议流程如果有变更应及时调整清单,新知识应该系统的转变为简单实用的操作方法,尽快更新到清单里面。
5.持续的改善
清单不是一成不变,就算再简单的清单也需要不断地改进,因为随时有不稳定因素发生。比如我的单日清单,有可能突然来了一个亲戚朋友,计划打乱,需要重新安排。
清单是我们的认知防护网。“飞机飞行如何万无一失?复杂手术如何降低风险?摩天大楼如何顺利建成?所有的秘密都在一张“清单”里。”
清单是一种生活方式,让人们摆脱生活中的混乱无序和迷茫。
现在这个信息爆炸的年代,导致社会竞争日益激烈,面对快速高效的当下社会,每个人大脑带宽都不够用,必须养成运用清单的好习惯。
不管我们从事哪个领域,真正使用好清单,对我们受益终身。每天记下清单,每月记下清单,在工作中利用清单办事,认真执行,这很有利于我们的加速成长。
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