把工作做好还不够,还要学会向上司恰到好处地展示。
你与上司平时接触机会越少,犯错误的成本就会相对越高。
你越主动让上司了解你,在上司面前透明度越高,就会越对你放心,容许你犯错的弹性与授权空间就越大。
不会汇报工作,还敢拼职场?
一、职场新手如何编写工作报告?
KPT是来自日本的一种工作记录方法,由三部分组成:
1、Keep:当前你正在做的事务或项目的正常描述;
2、Problem:你今日所遇到的事;
3、Try:你明天准备要尝试的解决方案。
示例如下:
汇报人:***
日期:2018-07-24
K:
根据YYY的反馈意见,完成**项目的需求说明书;
修改更正##项目中的BUG;
开始草拟&&项目的技术可行性方案;
P:
&&需求中的项目经费超出预算;
T:
想找其他公司的类似服务器,看看是否能降低项目经费。
二、带着解决问题汇报方案:
《把信送给加西亚》作者阿尔伯特.哈伯德 曾谈了自己在服役时的一段经历。
当时他24岁,担任巴拿马共和国美国南方司令部约翰.高尔文将军的特别助理。
有一次,高尔文将军委派给他一项任务。几天后,他抱着一大堆问题来找高尔文,就与此次任务相关的任务、时间、地点、原因和如何解决出现的问题统统问了个遍。
高尔文将军没有等他说完就不耐烦地厉声吼道:“阿尔伯特中尉,如果你想让我做你的工作,那我要你干什么?你被撤职了,解散!”
正当阿尔伯特心烦意乱、不知所措的时候,高尔文将军高声地说道:“阿尔伯特中尉,别带问题给我。我要的是解决方案!”
三、怎样汇报不好的工作消息?
1、主动汇报工作进度:
1)工作出现意外时:
及时汇报,寻求上司的支持和帮助。
2)需要做出超权限的决策时:
凡是自己权限以外的事情必须要请求领导,比如财务问题、人事问题。
3)工作出错时:
不好的消息越早汇报越有价值,利于企业及早采取应对措施减少损失,以免铸成大错。
4)工作完成后及时汇报:
有重点有总结——哪些做的好需要继续发扬,哪些存在问题需要改进,如何改进等。
2、找合适时机:
如果坏消息不需要让领导马上知道,就选择一个合适的时机。
最好是没有人在场的情况下,悄悄把坏消息告诉他,相对更容易接受。
如果领导刚批评完员工,或者身体不舒服、遇到大难题,最好不要再向他传达任何消息,否则就是出气筒。
3、委婉表达,给情绪缓冲期:
比如:
A、经理,经理,不好了!上次来的那个客户刚刚打电话来说,他们今年不想和我们继续合作了,想找一家新的供应商合作。这怎么办啊?真要是这样,我们会损失四分之一的份额的!
B、经理,上次来的客户那边刚刚出了点状况,客户打电话过来说......
相对而言,B的说法更好,用“状况”而不是“麻烦、问题”这类激烈字眼,弱化了消息的负面刺激。
4、至少有三个解决方案:
好方案要体现组织的价值追求,体现上司的目标和要求,不执拗于自我的想法和目标。
准备三个方案,分别是最可行的方案,最大胆的方案和最可能失败的方案,详细进行利弊分析。
当上司问你意见时,你能提供出哪个方案可以优先考虑。
还以上个场景为例:
经理,上次来的那个客户刚打电话过来说,今年不想和我们合作了,想找一家新的供应商。不过我认为这是好事,我仔细考察和研究了他所代理地区的情况,物色了两家更有公司,他不退出,我们还无法与这两家公司合作呢!您看什么时候有这我约他们跟您见见,看您选择哪一家?
老板是人,当然喜欢听好消息,如果听到的不仅是坏消息,而且你束手无策只等着老板救火,这火烧得可都是老板的钱,不心疼发火才怪。
能把工作做好,又会汇报工作,才能更容易让老板发现你的价值。
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