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避开时间黑洞,提高工作效率

避开时间黑洞,提高工作效率

作者: 小鱼儿生涯规划 | 来源:发表于2020-02-19 16:33 被阅读0次

    加入泽宇读书会,读“小强升职记” ,第44/100读书心得

    早上8点去上班,打开电脑,登陆微信,想接收一个文件,然后看见朋友发来一条微信,先看看内容,然后再聊一下,不知不觉时间已经过去了,到了10点才想起,我是要来接收文件打印的,到现在赶紧找一找文件在哪里,去完成这个事情。

    你在工作上有没有这样相似的经历呢?或生活上?

    和孩子去超市只打算买3样东西,但听着超市播放的舒缓的音乐,看着其他可口的食物,想象着要不要买下这个做新出品的零食,看起来很不错。还有促销活动,似乎今天买这个很合算,让我算一算,本来只用20分钟就能结束的逛超市,最后1小时候才出来。

    一、为何会不知不觉得花费那么多时间呢?浪费掉的时间去哪里了呢?

    你的时间被吸入“时间黑洞”里。时间黑洞就是刚开始我们只有非常简单的目标,就是接受文件或者逛超市,当我们做这些事情时被一些互相关联的信息吸引了注意力,消耗的时间就不知不觉膨胀,最后浪费了大量的时间。

    二、为什么会产生时间黑洞呢?这要问我们的大脑,因为它喜欢简单不费力的事情。比如我决定13:00开始写文章,但一直到13:30才开始,前面30分钟都在处理群信息,因为对于我来说处理群消息比写文章简单不费力。

    三、怎么找出自己的黑洞时间呢?

    1.先觉察自己的时间花费,即记录自己一天的工作情况或生活情况。

    1)先列出一天要完成的事情清单。

    2)每隔1个小时写下下一个小时计划做的事情。

    3)一个小时结束后记录下结果,然后对比实际结果是否达到预期结果。

    4)坚持一整天。

      时间黑洞就是我们被动使用时间,所以做事之前有预期,并且追求预期的结果,就能把被动时间转化为主动时间。

    2. 对于一天的记录进行分析,哪些事情达到预期结果,按时完成,是什么原因;哪些事情延时完成,又是什么原因;还有哪些事情没有完成,原因是什么?逐一进行分析,并记录。

    时间黑洞不仅会吞噬被动时间,还会破坏主动时间。因为当我们集中注意力做事情的时候,如果被打断,重新集中注意力至少要花费15分钟。

    四、那怎么可以避开时间黑洞?

    使用时间日志,时间日志就像是我们记录开支一样,记录我们的时间花费在什么地方了?它可以提醒我们珍惜时间,找出你最高效的时间段。有时候你会发现自己做事效率特别高,像是拧紧了发条;有时候什么事都不想做。做事效率特别高就是我们要找的最高效的时间段。

    记录自己一周5天的时间日志,然后去分析和调整,找出自己高效时间段。

    五、提高自己的工作效率

    1.头天晚上提前列出要完成的清单,用事情优先级四象限排列事情轻重缓急。

    2.早晨上班时调整清单,看今天工作的重点和重要紧迫的事情做调整。

    3.把重要紧急和重要不紧急的事情放在自己的高效时段完成。

    4.忽略不重要不紧急的事情,对于紧急不重要的事情放在高效时段之外的时间统一处理。

    如果想要提高自己的时间管理能力,先发现自己的时间黑洞,用时间日志避开时间黑洞,最后用小技巧提高工作效率。

    补充:事情优先级四象限

    时间管理中有个非常重要的概念,叫做优先级(Priority)。

    优先级简单来说就是把你的To-do-List(待办事项)按照事情的优先级进行排序。

    人的时间和精力有限,分不清优先级就会陷入忙碌的忙碌,不同优先级的事情有不同的处理方法。

    为了分清优先级,就需要一个很重要的工具,叫时间管理矩阵图。

    一、画出时间管理矩阵图

    1.在一张白纸上画一条横轴,左边写紧急,右边写不紧急。

    2.画一条竖轴,上面写重要,下面写不重要。

    3.白纸被分成四个区域,叫四个象限。

    4把要完成的任务填入四个象限中。

    在左上角的第一象限填入重要且紧急的事情,比如说你明天有一项报告要交,这个就是很重要很紧急,马上要做的事情。

    在右上角的第二象限填入重要但不紧急的事情,比如说你计划一个月要读完3本书或要培养运动习惯,就是很重要不紧急的事情。

    在左下角的第三象限填入紧急不重要的事情,比如同事给你打电话或要购买生活用品,就是紧急不重要的事情。

    在右下角的第四象限填入不紧急不重要的事情,比如看电视,刷朋友圈等,就是不紧急不重要的事情。


    作者:小鱼儿

    人生箴言:未来的你一定会感谢现在拼命努力的你!

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