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在处理不同事务时如何迅速切换自己的状态

在处理不同事务时如何迅速切换自己的状态

作者: 喜欢听故事的小清语 | 来源:发表于2019-02-02 22:29 被阅读16次
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有时候,我说话或做事也许有些随心所欲,这是不大好的事情。但好在也可以随心所欲切换自己的状态。

比如我经常在空闲时间窝在椅子上看书,可一旦有客户走进店里,便能迅速将自己从一个状态切换成另外一个状态,两件事或两个状态似乎没有什么影响。我想这也可以算是好事一桩,在以前,并不是这样子的。

这方面在曾经的工作中体现最明显。

比如我正在电脑前利用网络与客户聊业务或处理投诉事件,这时候的思路是绝不容许任何同事来打断的,他们若是在这个时候打断了我,不止我会有情绪,就是一整个思路也突然中断。因此,如果被打断了,我总是不知道检讨自身,而是忍不住责怪我的同事,“明明跟你说了如果不是很紧急的事不要在这个时间段打断我!这下好了吧!”然后大家彼此闹得不开心。而后来也就经常了出现这样的场景:同事小心翼翼地站在我身旁,又小心翼翼地问:“我可以和你讨论一件事吗?”

后来我负责的事务越来越多,各种大事、小事交替在一起,不再仅仅只是与客户接触这么简单,还包括了与上司的对接、下属的管理、任务的分配、客户服务、产品出厂等一系列的事情,而这些变化颠覆我原本对“从一而终”的认知。

我也曾经一度为此苦恼不已,因为每次切换不同事务的时候,我总需要花上那么一些时间去进入状态,而这无疑是非常浪费时间和低效率的。于是从那个时候开始我就学着刻意练习自己能够迅速切换状态,以尽量减少这种逐渐进入状态所需要花的时间。

首先,我在每天的工作任务上做了调整。

我向领导说明了难处和苦衷,希望上级领导能够支持我为工作制定的计划和目标。当然,非常庆幸的是我遇到了一位好领导,她非常赞同和支持我的做法,并且说她以前总是想到什么就一个电话打给我,也不考虑我是否正在处理什么要紧的事情,以后有什么事情她先列明了,除非是很紧急的事,否则她会再和我们约开会的时间,这样大家都能节省时间成本以及精力。

从此我便能在这点上放下心来,不用再向以前一样,领导随时一个电话打来,我就得停下手头所有的事务去做别的事情,哪怕那件事情不紧急。

而接下来便是制定每天的工作清单。每天早上先和部门小伙伴说明今天的任务分别是什么,及先后的完成顺序,并告诉她们如果遇到问题,除非是立刻得解决的问题,特别是涉及客户的,可以第一时间找我。除此之外,可留到下午或下班前的小会议来说。

当然,虽然这些能够在一定程度减少我在工作过程中被打断的几率,但在和其他部门的交接或与客户的洽谈或是合作伙伴一些临时的事务上,被打断依旧是无法被避免的。

于是,我开始调整自己的心态。

先学会调整起伏不定的情绪,因为谁都不喜欢自己在做一件事情的时候被突然打断,否则会感到非常的烦恼甚至是恼怒。只是当你扮演一个需要被打断的角色,若不调整好自己的情绪和心态,那么就不能算是一个强者。强者从来都是勇于克服自身的问题,而不是把问题归咎到别人身上。同时,一个人若没有调整好心态,有了情绪,那么对于任何一方都是没有好处的,这样对谁来说都是一种损失,而且还容易引发一系列的问题出来。而只有一个平和、稳定的心态,才有可能把事情处理好,这是毋庸置疑的。

将心态调整好之后,就是不断地锻炼,练习。

比如在给客户写邮件时,却被其他部门的同事因为一些事情突然打断,那么处理好之后,再回头来继续写邮件,这时候花了多少时间才进入状态,思路是否被彻底打乱了还是零零散散存在着一些碎片,是可以关注一下的,并且关注自己在每次遇到这样的问题后,从新状态恢复到原先的状态中,是否每天都有在进步。

而在这些经历这些你就会发现一个窍诀,虽然状态总在切换,思路被打断,但是你可以先将整个思路的关键词按先后顺序写在纸上,这样能够帮你更好地迅速恢复到原先的状态中去。而在两件事之间切换状态的时候,尽量不要再切换到第三、第四件事情去,否则就会真的乱了。

当然,这也只是自己一点小经验的分享,毕竟最重要的事只有一件。如果可以,请认认真真地保持好那个状态,把最重要的那件事情先做好,因为做好了之后,其他很多事情或是问题也就都解决了,因此不要为自己找借口。如果实在没有办法,确实经常需要在两件或几件事之间切换状态,那么请记得保持好的心态以及刻意练习,相信也是会有帮助的。

我也建议你可以多读一些这方面的书籍,学习好的方法并且用起来,但永远要记住,随时随地保持好的心态,并且不为自己找借口。

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