我在公司参加过超多次的领导层会议,可每次大家都是带着屁股来,往那儿一坐,然后此时大领导才公布需要讨论的内容,接着每个人开始思考,一段时间后才开始头脑风暴,你一言,我一语,毫无秩序,聊着聊着就成了茶话会。
最后各种玩笑都上来了,甚至还会冒出低级恶俗玩笑。
这样的会议,没什么效率可言,开完了还硬要我提供会议纪要,结果该落实的内容没落实完,又发觉一大堆问题,我的会议纪要就变成了下一次开会的“问题素材库”。
4年前,我阅读了栗子面写的《不懂项目管理,还敢拼职场》这本书3遍,对其中提到一个开会方式特别认可。
【开会前,先把作业布置下去,而不是人到了之后“才发试卷”】
开会的目的,就是把各部门的人聚在一起,讨论问题的解决方案,并且要讲究效率,迅速讨论完出方案,立即执行。
所以在开会前,项目总负责人就需要把会上讨论的问题罗列出来,并且提前公布,让参会的人带着相应的解决方案来参会。
【开会时,紧跟流程,推着进度走,而不是让大家畅所欲言】
效率高才能为公司带来更高的收益。我最看不得一个会上,每个人都不说话,也没个人带节奏,最后在一片散沙中不了了之。
浪费了开会的时间,问题没解决,会还要重开,工作也没有推进。
虽然我在公司不是领导,但我在自己的社群中是一个牵头者,每一次和伙伴开会都会限定时间,把要谈的事宜根据章程一条一条谈,然后记下商议结果。最重要的是,把握洽谈节奏,衍生内容等到主要内容谈完再谈。娱乐八卦、笑话、生活……可以作为开会中的调味品,但不能喧宾夺主。
(哈哈,其实我想说我有做领导的潜质,制定规则,把控伙伴的情绪,主动去推进)
【开完会,各自领任务,制定行动纪要,立即去做】
一个任务必定是在规定时间内做完才算有效。
所以,领导发配任务,参会者各自领取任务,并且根据实际情况,制定行动纪要或者甘特图,好记性不如烂笔头,把自己的规划和完成的部分落实在纸面上,方便推进。
我以前和领导提议过这样的开会流程,以及让员工写行动纪要,拆解大任务变成一个个小目标。这样也方便领导去追踪每个部门工作的进展。
可惜,公司文化一旦形成,很难转变,即使领导要转变,“被迫转变”的人也会恨那个制定出更多规则的人。
如果我有机会做一个团队的领导,我会让每个人带着目标去做事,带着“作业”来开会,目标和作业都要装在脑子里,而不是屁股上。
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