工作中总是涉及到很多邮件对应的情况,如果处理不好会很影响工作效率。
经过实践,我认为可以尝试从以下几点入手来提高效率:
一、提前对邮件进行分类
先提前向上司或同事了解一下来往的邮件大致可分为几大类。
分类设置归类的文件夹,并设定规则——让收到的邮件自动归入几个提前设定的几个文件夹里。
为什么要这样做呢?
我们先来想象一下不分类会怎么样?
不分类意味着所有的邮件都挤在同一个文件夹里。
这就像我们拥有一个包包,
假如这个包包只有1层,我们把所有的东西,像书、笔袋、充电器、雨伞、水杯、证件等,都放在那一层里。
当我们要找出其中1支笔或者1个充电器的时候,是不是会很耗费很多时间?
而我们的包包里如果有内层,中间层和外层,有大格子,中格子和小格子,还有侧袋。
我们就可以选择把书放在内层,把笔袋放在中间层,把证件和笔放在外层。
然后当我们要找物品的时候,我们就可以到相应的位置去找,这样就会很高效。
提前了解来往的邮件可分为几类,设置规则让邮件自动放进的分类文件夹,也是这个道理。
当我们想要搜索具体某一封收到的邮件时,我们可以先去对应的文件夹里找,把搜索范围缩窄就方便更快速地找到目标邮件。
二、关于分类标准
分类标准有很多,具体可以根据自己业务邮件的属性来划分。
比如:
1、按照发件人归类
以我对应的业务为例,就可以设置7个大文件夹:
①客户
②供应商
③船公司
④本社
⑤同组同事
⑥公司总务
⑦IT组同事
大文件夹下还可以根据需要进一步设置子文件夹,比如:
①客户:A和B
②供应商:C和D
③船公司:E,F,G
……
2、按照标题关键词归类
比如:
①海运件
②空运件
③各种报告书(ABCDE)等。
三、设置一个“其它”文件夹。
除了上面七大类之外,我们还应该设置一个“其它”文件夹。
为什么呢?
因为我们最开始设置的归类可能是不全面、不能涵盖所有邮件的。
比如我可能收到了几封邮件,都不属于上面的七个大类,但我又暂时不知道该把它归到哪里,怎么办呢?
这个时候,“其它”文件夹就发挥作用了。
我们可以先把那些不确定属性的邮件都放进这个“其它”里。
这样,我们的收件箱里就是有7+1=8个文件夹,还是很有条理的。
当然,要设置一个定期整理的时间,看看是否需要为“其它”文件夹的邮件多设置1个类别,然后总类别可能就变成7+1+1=9个。
不管怎样,我们的目标就是要对自己收到的邮件属性有一个大体的把握,方便寻找。
四、关于整理邮件
整理是有必要的,以前我总是忽视这一点。
导致经常花了一段时间也找不到想要的东西,非常浪费时间。
吃过亏之后,现在的我会特别重视整理。
整理的频率最好适中,不要再高也不要太低。
设置的整理频率如果太高,比如一天一次的话,可能会因量太少而不容易发现规律。
而频率如果太低,比如半年一次,那堆积的邮件就可能如山了,整理起来会很厌倦。
一周一次或一个月一次相对来说会好一点。
时间关系,这周暂时记录到这里,下次有机会再补充~
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