在 Excel 数据有效性验证时,经常会用到下拉菜单来选择数据。不过,接下来我们要增加点难度,结合 INDIRECT
函数创建二级下来菜单。
二级下来菜单常用于根据省份输入城市,根据部门录入职位等等。下面,我们将根据部门信息表:
在员工信息表中关于岗位一列创建一个下来菜单,来完成岗位信息的录入:
名称管理器
名称管理器是对单元格/区域进行重命名的方法。选中数据区域,选择【公式】下面的【指定】:
【指定】的图标也非常形象,其实就是给这块数据区域指定一个标签。在弹出的窗口中,选择【首行】作为数据区域的名称。
我们可以在【名称框】录入“产品部” 验证一下,将自动为我们选中 C2:C5
单元格:
INDIREDT 创建二级下拉菜单
接下来,回到员工信息表,选中 D2:D69
单元格,选择【数据】下面的【有效性】:
在【数据有效性】窗口设置中,将【允许】的类型设置为【序列】,因为职位信息是个文本信息。
接下来就是很关键的地方了,【来源】我们不能直接录入员工信息表中的部门列,而是需要借助 INDIRECT
函数来间接引用部门背后的数据。
注:
INDIRECT
函数是查询引用函数中的一种,主管数据的查询引用,表达式为:INDIRECT(引用的单元格)
。
INDIRECT
在英文中表示间接的意思,在 Excel 中并不会直接引用单元格,而是引用单元格背后的数值。
此外,我们还需要注意 INDIRECT
函数的参数使用的是 $C2
,即绝对引用 C
列,相对引用第二行。这样公式在向下填充的时候,公式中的行也跟随向下移动。
至此,二级下拉下拉菜单就完成了。还有个小瑕疵:产品部的员工则录入岗位时,多了一个空白选项:
这是因为产品部背后的数据区域为 C2:C5
包含了一个空白的单元格 C5
。
通过 【公式】下的【名称管理器】可以具体查看:
选中产品部,将引用位置修改为下图所示,点击 √
即可应用新的数据区域:
这样,产品部下拉菜单就完善好了~
总结
二级下拉菜单用于根据前面单元格的值,适配对应下拉菜单的内容。创建二级下拉菜单时用到的 INDIRECT
函数表示间接引用,即引用单元格背后的数据。
创建二级下拉菜单的操作流程可以概述为:
- 选择一级和二级下拉菜单内容;
- 选择菜单栏【公式】,【指定】首行作为数据区域的标签(名称);
- 回到待创建下拉菜单的表格,通过菜单栏【数据】下的【有效性】设置类型和数据来源;
- 其中数据来源使用
INDIRECT
间接引用下拉菜单内容。
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