2018-07-04

2.行动：把时间变成产出

在上一讲，我们讲了两张计划表，很多人可能会怀疑：

计划有用吗？我做了很多计划，但好像总是缺乏执行力。

这一讲，我就来说一下，有了计划以后，在具体行动层面，如何高效地应对纷繁复杂的工作。

把任务变动作

首先，我给你说两类你可能列在待办清单上的事，你感受一下。

第一类：

下班前给客户去个电话

马上给人事部发一封请假邮件

8点后去跑步20分钟

第二类：

完成仓库存储空间整理

设计出一份考勤制度

协调好老板的开会时间

听出来了吗？第一类的任务，你应该很容易就能去做；而第二类的任务，似乎脑子会出现迷惑，感觉要想一下，也未必知道马上该做什么。

那是因为第一类的任务，叫做动作，你基本上看到待办清单，就知道应该怎么处理了。

但是第二类，其实就属于一个个大小不一的任务了，它们和一个个动作不一样，两者的“信息量”完全不同。一个任务，里面很有可能包含着几个甚至几十个动作。

就以完成 “完成仓库存储空间整理”这个任务来说，你的大脑，一看到这一类任务时，会出现“迷茫”：

我该先做哪一步？我已经做到哪一步了？我还要做哪一步？

如果你的大脑，接收到的信息，是这么复杂的任务，而不是一个个具体的动作，十有八九，就会开始“拖延了”。

大脑会想：这个事情反正一时半会干不了，不如先放放呗。

所以，对于复杂任务，你需要一个进一步的“预处理”过程。也就是把它们， 拆分成一个个动作。

还是拿刚才那个“完成仓库存储空间整理”的任务为例，你可以大致地拆解出我前面说的那些动作，然后针对马上就能做的，立刻行动。

比如，你可以把它变成"先清理废弃物资"、"再安装新货架"和"最后上架新物资"三个动作。

记住，分拆动作，然后立刻行动，是解决“拖延症”的好办法。最终，预处理的结果应该是，你的当下，始终只能有一个动作。

“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀

刚才说了把任务分解成动作，是提高执行力的一个有效方法。职场人的“拖延症”还有一个典型特点，就是跟干扰多、事情杂，因为要不断处理新工作、新信息。

你可能跟我一样，每天收到来自不同人的信息，需要你做不同的事情。有的紧急、有的不紧急；有的重要，有的不那么重要；你还没来得及回复上一条信息，马上就有另一个事情等着你处理。

你会给自己找理由：之所以没有及时处理事情A，是因为有事情BCD。但是，那些悬而未决的事情，会始终占据你的注意力，有可能，最终你什么也没搞定。

这里我会教你一种快速做决定和快速行动的方法。我把它叫做：

“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀。

每当你遇到一件事情，我建议你在10秒钟内就做一个判断：下一步我该做什么？所有的情况，都无外乎四个选项：

转，转给别人；做，马上去做；存，放入待办清单；扔，拒绝或者忽略掉它。

首先，我们来说一下“转”，是指那些可以授权给别人替你完成的动作或任务。

比如，你可以安排你的下属去出席一个不重要的论坛；可以把更合适的参会人选推荐给对方；可以寻求你的老板帮助，解决一个超出你职责范围的审批。总之，不应该由你做的事情，坚决地把它们转出去。

很多人在职场上拉不下面子，不敢去拒绝别人的请求，更不敢去麻烦别人。其实，你完全可以换一个思路，之所以要把这些工作转出去，为的是更好地完成它们，而不是你想偷懒。

多年的职场生涯，练就了我一个条件反射式的思维，那就是当任务过来的时候，我首先会问自己：“我是最合适的人选吗？”

比如，收到一个会议邀请，我并不会急着点击确认接受。我会先问对方，我是一定要参加这个会的吗？是不是有意见需要我现场提交？或者是不是有决策需要我现场做出？是不是我不在，这个会就没法开了？等等，如果答案都是否定的，我会再去帮助对方找到真正可以对这个会议有贡献的人。

说完了“转”，接下来说“做”。

在上面一讲，我反复提到一个概念，叫“要事优先”，做计划的时候，也要规划“重要的事”。

但这里要注意，“要事优先”，并不代表你在做事的时候，只能先做“重要的事”，再做“不重要的事”。相反，如果一个动作，只需要两三分钟就可以完成，那么我建议你马上做掉，不要拖着占用你的大脑内存。

比如，你要准备一个重要会议的发言稿，可是，财务在催你报一个数字。报个数字，也许就两三分钟的时间，如果老惦记这种小事在心里，也会影响后面发言稿的准备。

这里还要给你分享一个关于“做”字的经验，那就是确定要做的事，“趁热打铁立刻做掉”。有些事，反正都要做，在当时做，要比一天之后做效果好很多。

比如，新朋友加你微信，或者是给你名片的时候，你随手就可以把备注，给完善在手机里或者名片上：你们是什么时候认识的？在哪认识的？谁介绍认识的？当时有聊什么重要的事情？等等。避免半年之后你再突然有事去找他时，你搜肠刮肚地去回忆这些细节。

再比如，一个会议结束了，马上把会议纪要整理出来，立刻发出去；一场活动结束了，尽管已经很疲惫，但马上和相关同事总结工作经验。

因为，当时的记忆、体验是最深刻的，马上做掉，效率最高，效果也最好。

没有办法马上做，需要大块时间在未来处理的事情，可以把它们记下来，放进你的“待办清单”中，这个动作叫“存”。

有的人总是感慨，哎呀自己怎么老是记不住事情。其实，脑子记不住事情，就对了。

我在前面说过，人的大脑的作用，相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的。你把这么宝贵的内存，当做硬盘来记东西，这不是浪费吗？至于这个待办清单，是写在本子上，还是记在手机里，并不重要。

最后，既转不出去，又没法立刻做掉，也没必要存下来以后做的事情，果断“扔”掉。

比如，放弃某个无关紧要的指标、删掉某个无足轻重的邮件、推掉某次无所谓的交流，等等。总之，不要让你的脑子被琐事占领，而是清空它们。

如何解决犯难造成的拖延

前面我们讲了，提高执行力的四字口诀。据我观察，拖延的另一个大原因，是“担心自己做不好”的心态造成的。

怎么克服这类心理障碍，我可能很难给不同的人一个通用的方法，不过我想分享一个我自己的例子。

我在做了三四年的大客户销售经理的工作以后，仍然在面对客户的高层进行谈判时，心里会犯怵。在谈判桌上，首先就在气势上输给了对手。

相比于谈判，我更喜欢的是在讲台上，给同事们分享最新的市场动态、我刚学会的一个新技能等等。

我当时的老板，敏锐地发现了我的这个“心理障碍”，他建议我，你为什么不把谈判对象当做你的一个培训对象呢？你需要他接受你的报价、方案，本质上和老师需要学生接受自己的观点是一样的。

这个角度是我以前从来没有想过的，一旦我把自己定位成为一个老师之后，我在心理上就再也不惧怕任何“大人物”了。

因为，就算你再厉害，可是在我负责的这个销售领域，你得听我的，你是我的学生。我在谈判桌上的风格，也由装成咄咄逼人的样子，变成了循循善诱，引导对方接受。

我很感谢当时的老板对我的点拨。所以，如果说你也在工作中，遇到这种因为工作让你犯难犯怵，而拖延的情况，我可以给你的两个建议是：

第一，当你担心自己做不好时，不妨“转念一想”，反正都是要面对的，不如找到一个积极的、能说服自己的理由，主动去做。

第二，不要一个人在那里为难和纠结，跟你的上司、同事交流。他们的建议和鼓励，可能就会给你带来行动的动力。

本讲小结

总结一下，这一讲我们说了提升执行力的心法和技巧。把任务，通过预处理，分解成动作：

“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀，以及学会心态建设、跟同伴交流，克服心理障碍，不再拖延。

下一讲，我就来讲，在快速变化的外部环境下，职场人该如何管理自己的工作和时间，会给你介绍一个叫做“敏捷工作法”的方法。

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