我从大学偏向于钻研活动汇报型PPT,到硕士博士转到学术型PPT,中间经受老师们指点,也研究了很多国内外专家的报告,后面还学过一些网课。这几年下来也是积累了若干经验,简单列举成文,仅作个人回顾使用。
从以下三个大方面展开此文:
展示之清晰,简洁,整齐;
主题之鲜明,深度,逻辑;
讲解之语言,姿态,交互
以及尽量避免哪些 坑
首先是展示方面的三点,假如做PPT是习武的话,展示只算是皮毛,也更容易掌握。
1.展示之清晰
作为最基本的一点往往最容易被忽视,我见过许多PPT,图片是截图来的,像素很低以至于横纵坐标都看不清,或者字体很小导致完全读不了。因此,看不清的元素还是不要放。
2.展示之简洁
这个其实属于学术研究的一个特点,即用简洁而准确的语言一击致命,但是达到此目的并不容易,因此涉及较多,在此只简单罗列几点:
图优于表,表优于文字;
避免大段文字,能省则省,留下的每句话都应该反复斟酌,不要怕写少了观众不能理解,他懂不懂全靠你讲而不是他自己读;
善用流程图,时间线,可有效归纳;
版式不要太花哨,无用的花边以及特殊要求之外的校徽logo等都是分散观众注意力的毒药;
不要太拥挤,一张片子一到两个论点即可,周边记得留白以免造成强烈的压迫感;
也不要太苍白,例如只有一张图;尽量图文并茂;
不要配色太单调或花哨,定下一个主色调,例如我是林木研究方向则可用绿色为主色调,配色可用中国传统颜色卡,同时搭配不超过三种以上颜色贯穿整个片子;
慎用动画等特效,一是容易失效丢信息,另一个是让人感觉浮躁。尤其是答辩类场合,假如研究水平不够,不太容易留下好感。
3.展示之整齐
大部分的学术研究者都是“强迫症患者”,在不停追求极致,如果审美不够,那就整齐来凑,可极大显示其用心程度,用心也是学术极重要的优点之一。因此可从以下几点注意:
字体整齐,推荐微软雅黑,冬青黑体,加粗宋体,美观端庄,投射能力弱的机器也能较好显示;
字号整齐,划分一二级标题及正文的三级格式,巧用加粗及字号区分,而且是整个片子统一,一般 16-18 字号以上都能保证清晰度;
文字行距,段间距整齐,根据其段落级别调整,但是个人非常不建议PPT出现段落,没人想在若干人答辩的过程里读文章;
位置统一,例如尽量每张片子的小标题放哪里,位置固定;
图片格式统一,外周可加阴影进行突出展示,我个人比较喜欢 矩阵投影;
对齐,图片之间,文字之间,图文之间,务必对齐,PPT有非常好的对齐功能,上下左右中都能对齐,甚至是间距也可以统一。
接着是主题部分,这里考究研究本身,算是习武里的内功,是体现真本事的地方,假如你有真本事,前面的展示做不好也行,但我是没啥本事的人,所以只能靠展示加分。
4.主题之鲜明
一个学术PPT,必有其核心主题,例如组会讲文献,开题中期甚至毕业答辩,你都是在阐述一个科研故事,那就必然要由背景,方法,结果,讨论等组成。但它们都要服从于一个核心主题来展开,因此务必时刻注意,你所讲的片子跟你的主题是否有关系,关系是否那么紧密。如果模糊了主题,偏离了主题请把这张片子删掉,整个汇报永远服务于一个( 少数多个)鲜明的主题,再无其它。落到实处如何实现主题鲜明呢,有三点可借鉴:
重点突出,学会取舍,不是所有的结果都要放;
图文醒目内容凝练,何为凝练,可借鉴CNS级别文章主图,这类紧贴论点内容高度凝练的图片一张即可;重要的论点加粗甚至填充颜色;
谨记理论高于方法,例如当讲到方法可行性之时,力气应当花在讲清楚工具算法的优秀而不是简单地介绍软件使用说明。**
总体来说,以上几点应该相当容易,毕竟学术即如八股文,格式固定,填充即可,但是为什么有的汇报听起来迷迷糊糊呢,那就是因为以下两点没做好:深度及逻辑。
5.主题之深度
深度可以极好地体现研究优劣,很多人的研究浮于表面,从不深究其前前后后,做完实验,分析出结果就展示在那里,而不去下力气探究结果背后的道理。很多时候不禁让人惋惜,就觉得工作量如此之大,结果如此清晰,如同带球过人到了球门了,为什么这一脚射门就是不踢出去呢?
当然深挖主题也是有技巧的,可从以下三点进行判断反省:
是否深挖主题本身前因后果意义问题科学/实践价值;
是否围绕主题发散思维保质保量充分讨论;
是否完结之处回首扣题总结回顾串联展望。
6.主题之逻辑
有一类问题困扰我很久:讲述研究故事时,如何流畅地进行汇报呢? 具体如两张片子之间怎么转折?一块内容讲完怎么过渡到下一块?着实让我摸不着头脑。后来在导师启发下,我才终于想明白了,其核心都在于是否理顺了逻辑,逻辑通,则处处通。仅从做PPT来说,可用以下方法:
结构要改变,PPT不能像毕业论文一样用研究方向分块,例如我做了A分析得到什么,B分析得到什么,将整个研究按分析方向分隔,这看似逻辑清楚,其实是不合适的。我们应该以主题为导向,以问题为转折,一个环套一个环,我解决一个问题时列出论点,同时提出下一个问题,能否解决,怎么解决,如此可把整个汇报贯穿起来。例如我提出一个主题以后,先做了A分析,有了一些发现,但是也紧接着提出一些新问题,那么做B分析,衔接或另一个方面进行补充,B完了还有C, 如此呈链条或网的形式,证据充足地把主题阐述清楚。假如觉得怎么也无法贯穿,那估计是学识积累不足或思考不够。思考不够请看下面这点进行思想的升级,学识不够请看书;
思想要升级,请时刻保持3W思维(why->how->what),或者纵横思维,纵向反思自己课题,横向延申前人课题概念。把看似毫不相干的分块的内容连贯起来。
上面提到的展示与主题都是着重于 制作 PPT,我个人觉得一个片子达到100分成功的话,60分属于片子制作,剩下40分都应该给到讲解者本身,具体为如何讲以及如何应对现场环境。针对于此,简单整理以下三点:
7.讲解之语言
熟练不磕巴,最最基本的要求;
讲人能听懂的话;
语速要适中,轻重缓急娓娓道来;
语言精准,直击要害;
减少习惯用语,如“额,嗯,然后 ”等。
8.讲解之姿态
整洁利落。发型穿着稍稍注意,保持良好形象是素质的一种体现;
不卑不亢。不卑,在此研究上你是最具有发言权的,所以同等地请保持最大的自信心。不亢,自信不是自大,请保持谦下虚心的态度面对意见提问甚至技巧性地选择性地适当地反驳(满足不了这几点别反驳);
从容大方。仪态端庄,不要扭扭捏捏或是大大咧咧;
尊重。尊重你的观众,不论他是学生还是评委导师,请尊重他们,尤其是答辩导师,他们往往经验丰富,胸有评判,作为答辩者,务必不要犯轴,请调整心态以评委为中心。
9.讲解之交互
过程中的交互:目光要与观众交流,假如看到普遍有所疑惑,可随机调整,针对此处进行详解。表情及肢体语言作为辅助,引导观众;
讲解之后的交互:礼貌用语,请,谢谢提问多说不会过分;提前准备应对可能会面临的提问;听懂问题再回答,听不清听不懂不要不好意思一定让提问者复述问题;没思考不要回答,短暂思路整理之后的回答往往质量更高,反之则意义不大;假如无法回答请如实告知并提出自己推理的答案。
10.常见的坑
软件。WPS与office之间,不同版本之间,很多时候会出现不兼容的问题;
字体。请不要使用非常规字体,换个电脑就用不了了;
超链接。基本不建议使用;
动画、视频。基本不建议使用,非要使用动画,可多页分开展示以达到同样的效果;
版本。切记不要拿错版本;
备份。为避免一系列问题,可转为PDF备份;
时间。提前到场熟悉流程,讲述中间关注时间合理分配;
纸质材料。准备纸笔记录。
以上十点,基本涵盖了这么多年我对于学术型PPT制作讲解的个人理解,仅为一家之言,个人纪录。讲得不对还请见谅,欢迎提出意见。
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