如何写日常工作商业邮件

如何写日常工作商业邮件

突然想说说写邮件这件事！我从英文模式转成中文模式，还是适应了一下。之前一直用英文，当想找到一个合适的词去翻出来，有时会觉得难度颇大，好难体现我想表达的真实含义。而看一些习惯中文邮件的人写英文，也会有点着急，感觉无法表达他想说的意思。然后很多时候又会碰到一些，明明可以一个邮件（或者其他方式谈好，再Summary一个邮件）解决问题的事，来来回回好多个邮件，也没个定数，更不要说一个完整的说明了。

写邮件的几个基本要素还是得稍微过一下：

1. Subject主题要明确，简洁明了，别说废话！

2. 文章内容肯定要和主题一致

3. 语言简洁明了，语气太Firm，别含含糊糊，可能是想中庸，可是效果不会很好。浪费时间和精力，还可能会被误解成别的意思

4. 结构清晰，可以有小标题来点出重点，前提邮件长的情况下

5. 邮件不要带情绪，有情绪写好先别发，过会儿再看看，修改一下，会发现可能会有词不达意的情况，也会重点不突出，因为光顾着表达情绪了

6. 发之前想好要解决几项问题，或者阐述几个观点，一次写清楚，避免来来回回。回答问题时候也是，想全面，回答好可以思考可能还会有什么问题，有预案可以准备吗

7. 复杂的问题还是建议要么面对面谈，要么电话谈，谈清楚了Recap一下备案就好了。曾经碰到明明坐的很近的两个人，邮件来邮件去，说好一个问题，再起一个邮件说下一个，这个着急。麻烦走到旁边聊清楚再发，关键别每一封没有结论的都CC那么多人，这样看上去非常不专业。

8. 说到CC这个问题，很多CC的邮件真心有点资源浪费了。有些人可能不太会去看，尤其太多被CC。在发邮件时候搞清楚主次，谁在TO中，谁在CC，CC的目的是什么。没目的的还是别CC的好。

9. 字体我觉得还是挺重要的！有些字体真的舒服，有些。。。

10. 颜色，Highlight出来说明重要，但是如果名字，尽量不要用红色。。。就这事，之前和一个前同事探讨过，这和文化习俗都有关系，搞不清楚会让人家觉得你很Rude。

11. 英文大写，曾经碰到过满篇大写，真的觉得不太合适！Be Professional！

12. 弄清楚邮件发送的人是谁，抄送的人是谁，目的是什么，想要的结果是什么，预案是什么。这些会影响邮件结构和发送的方式。我个人喜欢开门见山！

13. 学会用同理心，尤其是面对投诉的时候！

14. 要切中要害，别在周边绕圈子！有时会看到不同人写的/回的同一个邮件，效果可能千差万别！就是是否抓住了别人的重点，是否让对方信服！

15. 对于新客户，要学会开始表明身份，自我介绍，公司介绍。但是要精炼，毕竟你的重点在后面。千万别喧宾夺主！

总之，剔除一切不必要的华丽词藻，毕竟不是散文不是小说。言简意赅，精炼是一种水平和能力！Be professional! Be concise！