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读书《时间管理手账》:你真的会定计划吗?

读书《时间管理手账》:你真的会定计划吗?

作者: 又在思考 | 来源:发表于2019-11-13 15:22 被阅读0次

经过上一步,已经列出了美好且具体可行的目标。可在付诸行动之前,还有一个关键的步骤:“计划”!

当你的目标制定为:“半年减肥20斤。”

你以为的计划是这样的“每天跑步,少吃。”然后,你可能兴致勃勃的坚持……两天。两天后体重纹丝未动,你会开始质疑目标“我真的能减掉20斤吗?”,“我估计注定是个胖子吧……”

老天并没有注定这种无聊的事,只是你的计划出了问题。

如何根据目标制定出合理可行的计划呢?

制定计划

《时间管理手账》提出几种方法。(作者:徐轶、邱晨  中国法制出版社)

目标分解法

此方法比较适用于长期的,个人成长型的目标

“半年减肥20斤”,“1年熟练英语口语日常对话”,“4个月通过XX考试”等等。

因涉及时间较长,可以和时间相联系,通过时间段的纵向分解,将目标分解为可行性计划。

常用四个表格:“年计划”、“月计划”、“周计划”、“日计划”。

年计划

如果说日计划是行动,周计划是任务,月计划是范围,年计划就是目标。我们可以把一年期内需要完成的目标直接作为年计划列出计划栏。如下:

月计划

月计划是对目标的第一层分类和分解。

半年减肥20斤看起来似乎是不可能完成的任务的话,那么“一个月减肥3斤”听起来就简单很多。如果目标是需要循序渐进式的,每个月的计划也可以据此改变。

书中建议我们通过甘特图来将目标作为一个项目进行管理。

而如果你的目标是习惯养成类,也可以列入月计划中,以月内打卡的形式进行。

周计划

年计划和月计划基本上还是处于许愿阶段,真正将目标落地的,是从周计划开始。

周计划主要作用有三点:

月计划目标的跟踪

因为我们制定计划的时候,会犯“过于高估自己能力”的错误,导致目标设立过高或是安排时间太少的问题,周计划就可以解决月度目标的跟踪问题,可以将任务进一步分解,并掌握完成进度。

上周未完成计划的缓冲

这部分一定要注意的是要补充上未完成原因,这样才能给自己一个提醒,以便改正错误,而不是仅仅把上周拖延到这周。

每周临时事务备忘录

有一些任务既不需要立刻完成,也没有一个明确的开始时间,只有一个大概的截止时间。对于这类任务,可以列出周计划中,提醒自己在截止日期前完成。

日计划

日计划可以解决当日工作的执行问题。同时,也能有效帮助我们集中注意力,提高时间效率。

日计划的作用包含当天即将发生事务的提醒、当天工作任务的梳理。从当日做起,从当下做起,才是一个个宏伟目标实现的根本。

计划性思维

此方法适合具体目标,重点在于对目标深度挖掘,完美执行

作者认为,计划性思维是一种可养成的习惯,就像一道数学公式,一旦掌握,会变成你思维的一部分,自然而然得使用它来解决问题。作者以“完成展销会布展”这个任务作为例子使用计划性思维进行分析。

计划性思维第一点:(目的)为什么做这件事?

做这件事是为了获益还是规避风险,还是两者兼有。“展销会”当然属于获益目标,是为了推广产品。

计划性思维第二点:(目标)这件事要做到什么地步?

要有明确的指标,可以是多个,但每个指标都需要有明确的时间节点,且要有标准档位。

如“展销会”这个任务,指标一是获得多少数量新客户的联系方式,指标二是老客户购进多少新品。指标三是新客户开发占多少比例。这三个指标分别必须在什么时间段完成。同时,要考虑结果:最好的结果是什么?如新老客户销售额超过50%;希望达成什么结果(指标超过20%)、最差的结果是什么(达到及格线)。

计划性思维第三点:(方法)怎么做好这件事?

用什么方法去做,分几个步骤,每个步骤分别有什么技巧和工具。

计划性思维第四点:(人员)让谁来做这件事?

这项工作需要什么技能——团队中谁有这个技能——协调团队中每个人的工作量进行分工——如果团队中没有相应人员,有没有替代方案。

计划性思维第五点:(进程)这件事在什么时间做?

确定各个阶段的工作中期,设置截止日期及成果要求。

计划性思维第六点:(地点)在哪儿做这件事?

计划性思维第七点:(投入)需要花多少钱来做这件事?

计划性思维第八点:(完善)如何保证计划顺利执行?

这一步是风险预估阶段,需要制定预备方案。所有预备方案都需包含三个要素:时间进度、人员安排、资金预算。

四象限工作计划表

此方法更适用于多任务时的计划安排

“四象限法则”由美国管理学家科维提出,是比较常用的时间管理理论之一。即将任务按照重要和紧急两个标准进行划分,分为四个象限

总结

不同的目标可以使用不同的计划分解方法,当分解为切实可行的行动指南后,真正的行动之旅就要开始了。下一步,将是如何高效得行动。

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