时间都去哪了

时间都去哪了

作为库管兼职采购，一天磨磨蹭蹭总不着闲，领导说你一天都干嘛了？我一时答不上，想不起来，说不清楚。反正是没待着，一会给供应商打个电话，一会给工人领物跑趟腿，一会做出入库记录，一会给售后打包装、发快递。加之工程备货、装车……简直喝口水的时间都没有。

近日闲暇，用心梳理一下。

不提领导认为工作量占比大的备货、打包装、打标牌、装车、卸车、清理场地这些活。

单单说一下领导认为没啥工作量的、经过我手、需要我处理的各种单据。通过单据，来阐明一件物料从采购回来到发出去到底经过了多少过程，及其手续。每个过程和手续又要靠多少汗水与时间来“走过“。

采购首先从需求信息开始，我采购的信息一部分是来自工厂工人制作所需，以及工程发货库存备件缺项，这部分都是标准件和管件类，一般情况是有库存的，库存不足时要提报采购申请单。另一部分是来自工程发货的订货表，这份订货表有标准设备订货表、非标设备订货表、电缆桥架订货表。这部分基本都是设备居多。

有了订货需求，下一步就是提报采购申请单。为了制作采购申请单先要制作一个库存状况表。库存状况表是财务软件通过预警，而获得的库存不足提示。库存状况表不用打印出纸质版。其电子版经过整理、筛选后即可使用。再结合眼前生产进度，就能确定采购的目标。

工程采购还要对照订货表的上述三项订货内容做一个采购合同审批表。供上级了解并批示。采购合同审批表要把暂时还未签订的合同项整理上报，含对方报价。等合同都签订完了再上报就没有意义了。供应商名称及商品价格要清楚准确。这里的价格要费一些周折。

采购申请单的形成，看似很简单，其实也相当麻烦，因为它的要注明上面提到的价格。这就需要和很多供应商反复针对很多物料进行磋商、比较，才能选定合理的供货途径。这一项是很耗时的，但更耗电话费。有些商品多方联系都难以找到货源，只能寻求老采购员协助帮忙了。特别是要货数量少的物品，对方不愿给予加工及提供发票。如果老供应商的价格上涨了（一般价格变动都是涨价，掉价的很少），还要给领导上报一份变价通知单。采购申请单还有一处麻烦的地方，就是不停的要添加物品，可能刚刚梳理好的申请，一个小时后，一查遗漏了几样或者又要添加几样急用的，还得重做。批量采购的申请单要断断续续弄两三天。

终于采购单完成了。每星期四，领导到工厂签了字就批准了。采购单一批，有些人就自以为采购工作已经完成了。殊不知，这才是采购刚刚开始，还不知道时间被拉扯得多久，所以说采购的提前量要做好，否则各种耽误会叫你纵然是神仙也毫无应对办法。

有了领导批准的采购申请单和采购合同审批表，就可以名正言顺与供应商签订购买合同了，我这里的合同一般都由对方书写，盖章后传真或拍照发到我手，很少有我起草传给对方。转到我手的合同，在某个星期四盖章。盖章后，我将它复印一份。自己留底，在拍照一份发给供应商。那份原版上交公司财务。

合同盖章了，也就到了给供应商打款的过程了，有的供应商是货到付款，有的供应商是款先货后，还有一些老供应商是延期支票。要给款先货后的和货到付款的供应商打款，就要填写一份借款单。借款单上填好供应商名称、打款数量、服务工程及用途，款先货后要附有由软件打印的入库订单。货到付款的，到货后才做借款单，附有货物的入库单。有时领导挑剔还要附上合同。垫付的款项要报销做支出单。这些办款手续要通过用款计划承报给财务。签字批准的借款单和支出单交到财务手里后，逐一打款，老供应商的支票还将由我转交并做好记录。

每天不能落下的记录还有两个。一个就是供应商往来账单，记录打款时间、到货时间、预付款时间、支票到期时间和票号、发票时间和票号。一个是费用统计，记录每个月的采购花销。

钱款一付，就到了向供应商催货的环节。按事先合同的约定，大部分供应商还是能够守约，但是，也有部分供应商。由于各种原因，或制作原因，或质量原因，或物流原因。还是无法按时到货。

到货的物品，检验是必不可少的，显然检验也不是走马观花那么简单。检验发现问题还要记录到外购件检验记录当中，拍照发给对方，并联系对方处理这个问题。

没有问题的物料，就要做入库处理了，入库之前，先要做一个入库订单。入库订单要把物料的名称、数量、税率、厂家输入进去，没有厂家名称的要添加。T1软件是通过入库订单转化为入库单的，入库单后面要附上送货单。

至此，物料就算入库了，有的很快就发走了，有的还要在库里呆些日子。工程发货有工程发货清单为依据，这是个大单据，从螺栓到管件再到设备有二百多种物品。要说这些物品能三五天备货完成，还要兼顾采购的余部收货、检验工作，不心烦意乱，那纯粹是扯王八犊子了。工厂领料要记录在手写出库单上。按理说这张手写出库单即领料单应该先有签批领导署名才能领取物料，可是奇葩的是工人自行领取后再由领导补签。工程发货的出库单要做成拆装单，这个拆装单很长，长达好几米的打印纸。工厂备件领料要做报损单出库。其他出库方式也还很多，什么赠送单、销售单等等，就不一一而说了。以上说法是遵循化繁为简的原则，对那些拖泥带水的烦心工作都闭口没说。

细数下来，各种单子还真是不少，有些是必要的，也有些可有可无。有些是因为觉得那里有漏洞，就靠增加手续补漏。补来补去漏洞没有补好，徒劳无功的活没少干。

总之，事实证明，库管不能同时做采购，首先这是不合规则的做法，再有就是你会被这些烂表单搞死。