截止日期是第一生产力。知道什么时候演讲，就知道怎样分配准备时间，避免拖延。我的经验是把时间分配比例定为2∶3∶2。例如，得到公司通知，要在12月25日上午9时做年终总结，我们至少要提前一周开始准备，用2天时间写逐字稿和画思维导图，用3天时间设计PPT，用2天时间演练演讲。
演讲者最好提前到场地测试。各种场地的屏幕不同，对PPT的尺寸要求也不同。例如，在公司会议室做年终总结汇报，投影是4∶3的幕布，PPT的尺寸也需要是4∶3，用软件的默认尺寸16∶9就会变形或者上下有黑边，不好看。
演讲时，是用自己的电脑还是用别人的电脑播放PPT？最好是用自己的电脑，如果必须使用别人的电脑，就要了解别人电脑的PPT软件版本。我们推荐学员安装最新版本的Office 365，但现在很多人的电脑装的还是Office 2003，所以最好PPTX和PPT格式各存一份，PPT格式用于较低版本的软件。另外，如果不用自己的电脑连接投影设备，PPT中的特殊字体就会丢失，从而影响画面的设计格调。避免丢失字体的方法有很多，最稳妥的方法是将字体随PPT一起拷贝，提前给投影电脑安装所需要的字体。
另外，还应把PPT从头到尾播放一遍，包括其中的视频文件；用话筒说上几句话，看看是否有声音；翻页笔也要试，基本上我都自带一个翻页笔，不仅用起来顺手，也会让演讲自信很多；再看看电脑的投影接口和现场投影仪接口是否一致，一般我会随身携带HDMI转VGA接口的转接线。
越是重要的演讲，以上的场地测试流程越不能省。
场地测试内容总结如下。
□屏幕尺寸
□ 播放电脑
□ PPT版本
□ 特殊字体
□ 投影接口
□ PPT播放
□ 视频播放
□ 话筒声音
□ 翻页笔
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