《搞定1:无压工作的艺术》
为什么我们在日常的工作中感到有压力,把时间都花在工作上,没有时间去生活,每天都很累
01
干扰
在处理每天、每小时要完成的事务时,有很多干扰因素分散了我们的注意力,以致我们无法集中足够的精力去关注更重要的问题。
02
抵触情绪
由于个人管理系统方面存在欠缺,这引发了一种下意识的抵触情绪,所以在面对那些棘手的重要项目和目标时,这种情绪就会阻碍具体行动的实施。而这种结果又会产生更加严重的干扰作用,并进一步强化压力。
03
要求高
一旦提出了更高一级的要求和价值观,我们原有的标准和着眼点也将随之提升,这会让我们认识到有更多的事务尚待完成。这通常只会在我们的肩上再加上一把稻草,让我们不堪重负、愁眉不展。没错,审视价值观会让我们在清单上堆积更多的任务。
而面对压力,我们会更容易去做一些简单的事,晚上刷微信玩手机,很晚才睡,早上起不来,没时间吃早餐,不专注,聊天,中午吃垃圾快餐,把上午重要的工作放在了中午就不开心了,到下午效率更低,拖延造成更焦虑,加班到很晚或者聚餐,又是很晚回家,没有勇气结束一天,于是又晚睡,第二天又晚起,恶性循环。
在《搞定1》(Get things done)这本书中,作者提出的GTD方法的流程如下:
(1)收集引起我们注意的事务和信息;
(2)理清每个项目的意义和相关措施;
(3)组织整理结果,提出选项
(4)进行思考回顾;
(5)选择行动。
「养成收集的习惯」
养成收集的习惯,刚开始启动需要有一个集中的时间去写所有关注的事情。收件箱的作用就是替代大脑。记下50件事,然后对事件进行分类,
1)不重要的,不需要做的-删掉;
2)暂时没考虑好要不要去处理-将来也许,在收件箱中划掉,抄到将来也许;
3)剩下的都是你的承诺,就是在具体时间要做成的事情,比如航班、培训课、生日、约定的几点。
「理清项目的方法」
01
确定某一时刻具体行动的“四标准法”
情境、有多少时间、有多少精力和重要性。
02
确认每日工作的“三分类法”.
当你着手处理事务,也就是人们在一般情况下提到的“工作”时,你可能是在从事以下3种不同类型的活动:
执行事先安排好的工作。
处理突发事件。
安排自己的工作。
03
总体检视工作的“六层次法”
地面视野:下一步行动——我们在有形和可见层面处理的事项,如电子邮件、电话、对话、出差和会见。
1楼视野:项目——我们承诺在明年内完成、要求采取一个以上具体步骤的任何事项。包括拟实现的“修理刹车灯”等短期结果和“重组西部区域办事处”等较大规模的项目。它是“每周回顾”的关键待办事项。又见“项目”。
2楼视野:重点及责任范围——我们需要维持的生活和工作内容,旨在确保我们自身和我们企业的稳定和健康(如:健康、财务、客户服务、战略规划、家庭、事业)。
3楼视野:目标——拟实现的中期至长期结果(通常在3~24个月内);
4楼视野:展望——长期预期结果;理想的完胜方案
5楼视野:目的和原则——一个人或一个企业的终极目标、存在理由和核心价值
基于“待执行事项”决定下一步行动;
充分利用“等待”类型清单,以便能在适当的时机保存他人交付的预期交付项目,并审查其后续状况;
利用“日程”清单收集与他人的沟通信息,并加以管理;
维护一个简单、易于访问的归档和参考系统;
将日历表作为纯粹的“硬质景观”加以保存,不要让不相干的新事务破坏其可信度;
进行“每周回顾”,以保证某个系统的功能正常化,且持续更新。
我之前也践行过一段时间的GTD,在书中作者提出可以用纸笔或者电子设备来践行自己的GTD系统,我用的是IOS上的一个叫“OmniFocus”的app,坚持了一段时间就没继续了,今天看到这本书,就想着联系起自己之前践行GTD的方法,梳理一下。
设置项目:行动清单
设置上下文:在家,办公室,电脑,电话,外出,将来也许
01
收集
把大脑里所有的事写出来,如果经常使用,以后收件箱的事就不会很多,也可以先在一张A4
纸上写出来,再往app里面输。
02
处理
杂事是不能够管理的,能够管理的只有行动。
删除不重要的,搁置一些相对没那么紧急的(一个星期以上的)放在将来也许,剩下的都要问三个问题:要不要做?我要的结果是什么?下一步行动是什么?,放在情境清单中,把确定日期和时间的放在日程表里,每天更新一下这张表。
03
组织
计划每个"下一步行动",将下一步行动分到情境和项目中
04
执行
结合日历和OF,首先要执行日历上的事件,其次执行OF预测上的事件,执行预测事件的时候可以提前执行,日历上是当天要做的,没有截止日的在上下文里面
05
回顾与反思
早晚反思,白天在换情境里面的事,看上下文里面的事,看到事件优先完成青蛙;在有事情需要收集的时候打开;收件箱里有非常多的事,要安排一个时间来清空收件箱里大量的事,如果收件箱里面事情不多,早晚清空就可以了。
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