GTD是谁？

GTD是英文GEtting Things Done的缩写，是著名时间管理专家大卫艾伦（David Allen）提出的一套开创性的时间管理系统。它能将繁重超负荷的各种任务变成无压高效的工作生活方式。GTD的主要原则在于通过记录的方式清空大脑，释放压力，从而集中精力在正在完成的事情。

五个步骤搞定你的杂乱无章

GTD包括五个方面的内容：收集（捕捉），明确意义，组织整理，深思，行动。

第一步，GTD要求我们把“一切引起我们注意的事件”收集在“收集篮”中。

第二步，将这个“收集篮”中的事件在头脑中进行定义。哪些是“不能行动”的，哪些是“可以行动”的。

不能行动和可以行动事件分类如下图

不能行动 可以行动

第三步，对事件进行定义的同时，一并将事件重新整理储存。这一步的原则是，一次只处理一件事情。这同时也是GTD管理法的处理事件原则，让头脑中只存在一件事。

对事件重新储存需要使用到“3+1清单系统”，三张清单即将来某时清单、行动清单、以及项目清单，和一张日程表。

将事件进行清单归类见下表

3+1清单

可以看出，日程表就是那些需要指定日期处理的事情。而项目清单自然记录储存的就是项目了。

行动清单是我们每天只要处理事件的主要清单。

行动清单是如何形成的呢？

如前文所说，“可以行动”的事情当中，2分钟原则能处理的事情是一定会在行动清单当中的。同时还有指派和委派他人的事件。

那么，还有哪些呢？

任务和项目吗？

对，也不对。

这里需要明确的是任务和项目都是多步骤的事件。它们之间的区分是：任务关注事件本身，即只最好自己的事情就可以了。而项目关注的是与人的沟通，因为项目是多人参与的，及时沟通成了项目进度的核心。

那么，任务和项目该如何放进行动清单呢？

是“下一步行动”。

前文中提过，任务和项目是多步骤的事件。

以任务事件为例，我们拿到一份任务时，需要分解步骤。

举个例子我的工作有一项是月末出具财务报表。这对我来说是一个任务。这个任务现在并不具体。我需要分解它。

任务分解

那么我的下一步行动就是分解后的第一个步骤。

我就把这些分解的任务步骤放进“行动清单”。

同样的，虽然项目事件是放在“项目清单”当中的，但当我们拆分项目的时候，项目当中的每一步都将可能会是我们的“下一步行动”，而我们就需要把“下一步行动”放进行动清单当中。

需要注意的是，因为项目是与人沟通的，因此一个项目可能会有一些步骤放在日程表中。

举个例子，我管理的一个项目，需要一份费用明细，我委派给某同事做，同时在日程表中记下下周三提醒我去找该同事要费用明细。

第四步，深思。其本质是要我们去回顾。只有在回顾中才能总结经验，往前看，如果不稍微停一停，只是盲目的低头做事情的话，如果一开始就在一条错误的方向上了，那么即使再怎么规划，又有什么用呢？

回顾自己已经完成的事情，满意的，增强信心。不满意的，寻求改进。

回顾自己的清单，清理将来某时，看一看是否有可以删除的事件，也看一看是否有可以孵化成项目或者任务的事件。如果不做这一步，将来某时清单会越堆积越多的。人往往对于堆积的事情产生压力，面对压力往往会选择拖延来减轻这一心理负担。

如何进行深思？

可以问自己四个问题

1今天我做了什么

2有哪些比较满意，那些不满意

3推动了哪些重要的事情

4明天的规划是什么

这四个问题，即让我们看到了过去，又规划到未来，确保自己不会盲目的前进。

第五步，行动！一切方法都是纸上谈兵，只有用起来，才知道合不合适，才知道如何改进。

用GTD改变我的工作乃至生活

最近这半个月的事件下来，我算是体会到了事赶事的节奏，事情一件接着一件来，压根没有喘息的事件，造成的结果是，花了无数多的时间，却感觉却什么也没做。完全却没有计划。

之前用四象限工作法，后来发现，工作途中发现问题，就会不自主的立马去处理，没有对事情的一个基本判断。完全失去了掌控感。

就在这个时候我重新复读了一边GDT，发现确实是脑子里的东西太多了，怕遗忘，于是事来了就干。

周五我决定停下来。很多事我不是马上必须要完成的。我把时间过多的花在上面，中途去处理领导和同事的事情之后，老感觉被耽搁了，更觉得必须要做完的压力巨大。忙于处理工作，让我把重心偏离了家庭，回顾我的年目标，在家庭饮食全面营养方面我已经停下很久没有行动了，每次看到孩子吃的东西，我都责备自己，怎么就忘了这事情。

我尝试把脑中的信息清空，任何一件引起我关注的事情全部记录在我的“收集篮”里。

工具我选择了使用奇妙清单App，因为脑子里的东西很快一闪而过，只有利用电子产品才能保证我及时的输入。

于是我有了以下一张收集篮。

收集篮

这是目前我能够收集到的，引起我关注的事件。

然后我根据“不能行动”和“可以行动”进行判断后，把事件重新归类储存。

不能行动—将来清单 可以行动—行动清单

行动清单还不规范，因为大多数是任务，我还没有来得及分解。我目前工作不处于一个项目负责人的职位。因此，项目清单对我来说不是很适用。我计划将项目清单改成任务清单。

运用四象限工作法，我把任务分级。

部分

然后对会开始分解任务。对于紧急又重要的事情，立马去做。第二象限重要但是不紧急的，我将会安排开始处理的开始时间，周期和最后期限。一点一点的处理，尽量少让它转化为第一象限的事件。

当我处于工作中或者休息当中时，有什么事件引起我的关注，我会第一时间记录到收集篮中。

每天办公时间我会缩减到下午4:00，而不再是干到临近下班时间为止，当然突发临时事件还是需要配合的。此后的时间到下班之前，我会停下来，回顾，计划第二天的事情。保证对自己整体事件在事件安排规划上的控制，不再毫无节奏的，想什么就是什么。

2017，和圈妈一起逼自己一把。

导图

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参考书籍《小强升职记》 作者 邹鑫  出版社：电子工业出版社