广交会展会备展的时间之长、工作之杂都是对外贸人能力和精力的双重考验。展位、样品、宣传资料、参展人员样样工作都能把你搞得焦头烂额，可是为什么自以为很全面的准备工作，最后展会时还是会状况百出，手忙脚乱？赶快来检查下备展这7项工作中你哪一项没做好。
1.展位选择
参展的目的就是为了把自己的产品最大限度的展示给客户，让客户有兴趣然后下单。所以展位的“地利”位置至关重要，3个小窍门帮你选定最合适的展位。
尽早预订。一般展会举办方都会提供展会平面图，越早预定，你的选择范围越大；
如果预算充裕，当然是选择展会人流最大，展示机会最大的位置：
展会出入口、主通道、楼梯口、洗手间、休息区或者靠近它们的位置
紧邻或者靠近大企业的位置
如果预算有限，也可以考虑拐角处的双开面展位，这些展位比单开面展位更能吸引客户，且费用也不是很高。
2.展位设计
展位设计是你给参展客户的第一印象，所以一定要醒目，要吸引人，更要专业。
可以请专业的设计公司，虽然费用较高，但是却可以让你的展位轻松脱颖而出。但是要和设计公司不断沟通协调，毕竟你们才更了解自己的产品和行业特点。
如果自己设计展位的话，切忌色彩搭配太过花哨，重视简约、色彩协调突出产品的特点就可以。可以在展位上方放置大幅醒目的宣传画，让客户在很远的距离也能注意到并吸引过来。
3.样品准备和摆放
展会的主角就是你的样品。准备样品时除了要保持干净、质量完好之外，还要备足数量，可不能有客户在展会现场拿样品就缺货了。还有就是时间问题，一定要尽可能早的让工厂准备样品，监测通过后尽早的寄到展会指定仓库。
有了样品要怎么摆放？
公司的爆款产品应该摆在客户第一眼能看到的位置，
但是展会期间应该根据客户对样品的关注度及时调整样品的位置，因为有时你的爆款产品并非是客户所需的，所以要根据客户的需求进行调整。
4.宣传资料
样本的设计一定要精美，因为展位上的客户较多，很多是先收集样本回去慢慢研究。样本是一种比较直观的宣传资料，设计样本时可借鉴国外同行大公司样本的模式，符合国际流行的式样。
操作演示资料、产品画册、海报、名片都要突出产品特性，数量宁多勿少。以防短缺。
5.人员培训和分工
展前要对参展人员进行培训，对外宣传要统一口径，对可能发生的意外进行提前进行模拟。比如公司的年销售额，员工数及产品报价等数据要统一说法。人员中以销售人员为主，但要配备技术人员，以应付演示中可能出现的意外，或者一些很专业的问题由技术人员来解决比较合适。参展人员尽量统一着装，配有公司标识的胸牌。
接待人员工作分配：展会上面人来人往，并不是所有的人都负责接待客户的。有人负责接待客户，有人负责订餐、有人负责发传单、有人负责收集、整理客户资料等等，这些都要提前计划好，各司其职才不会乱。
6.竞争对手了解
对手的摸底。专业性的展会会有很多同行参展，所以对竞争对手要做到知己知彼，方能百战不殆。展前要对同行进行全方位的摸底，包括展位的位置，展位的设计，产品的价格等，你可以扮作客户去刺探军情，但要注意不要露出马脚。
7.邀请客户
展位定下来后，其中很重要的一项工作就是给客户发邀请函，邀请客户届时参观你的展位。邀请函要注明展会的名称，时间，公司的展位号，参展人员及联系方式，顺便也可附带一下最新推出的产品。邀请的时间一般在展会前一个月左右。
而真正提升效率和效果的办法是选择像贸立方这样的邮件自动化工具，丰富的邮件模板，自发按照设定的时间和逻辑对客户进行邀约孵化，然后会把客户的喜好和需求数据反馈给你，让你不管是展会的沟通还是展后的跟进上都占尽了优势。
备展工作固然多而杂，耽误时间，但是如果抓住重点，一一击破，最后可能轻松决定展会的成败。
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