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高效时间管理

高效时间管理

作者: susnsandy | 来源:发表于2018-06-04 18:29 被阅读0次

    做正确的事情(确定目标 & 分析选择)

    正确地做事情(制定计划 & 行动执行)

    一、确定目标

    A.符合自身价值观

    B.符合SMART原则

    Specific(具体)、Measurable(可衡量)、Achievable(可达到)、Relevant(相关性)、Timing(时间)

    二、分析选择

    A.大石头理论 

    要事第一。把最大最重要的石头放在最首要的位置,不要被琐事缠身。

    要学会补充知识,你会想让汽车一直跑,而不去加油吗?

    B.二八定律

    避免将时间花在琐碎的多数事物上,要把时间用在最有生产力的地方。

    寻找自己效率最高的时间段,去做最有价值的事情。

    C.四象限法则

    重要紧急(压力人:精疲力尽、危机处理)

    重要不紧急(从容人:有远见、自律、少有危机、少有焦虑)

    紧急不重要(无聊人:短视、缺乏自制力)

    不紧急不重要(无用人:xxxxxx)

    D.高效能人士的时间分配

    重要紧急(压力人:精疲力尽、危机处理)【20%-25%】——Do it later

    重要不紧急(从容人:有远见、自律、少有危机、少有焦虑)【65%-80%】——Do it now

    紧急不重要(无聊人:短视、缺乏自制力)【15%】——Don`t do it

    不紧急不重要(无用人:xxxxxx)【< 1%】——Delegate it

    三、制定计划

    A.清空大脑

    清空内存,保持理性。

    B.事件分类

    做不做?谁来做?马上做?一次性做?

    C.切割大象

    细分计划和to do list

    甲乙丙三件事,相互独立,完全穷尽。【MECE法则】

    先分类,再用MECE法则check,重新整理归类。

    D.高效排程

    结果——目标是什么?衡量标准是什么?

    行动——为了达成这些目标,必须要做什么

    优先——那些事情应该优先

    时间段——每一项行动需要多少时间

    时间点——什么时候来做每一项行动

    灵活性——对于我不能控制不可预料的事,我需要多大的灵活性(30%)

    B.应对变化

    时间、花销、排期都要预留30%为灵活的buffer部分,处理突发情况。

    四、行动执行

    A.如何处理打断

    来源于上司,管理上司

    来源于新人,培养新人

    来源于同事,明确责任

    来源于自己,静音自律,专注力

    B.高效会议

    【参与】避免参与没贡献也没收获的会议、会议前了解会议议程。

    【主持】准备会议策流程清单、把控会议进程时间(目的、准备好发言、阻止离题、确认方案)(奥斯卡颁奖典礼的舞蹈提示)

    备注:可以预先跟每一个大佬提前沟通,确认在会议上达成共识,提高会议效率。

    C.高效电邮

    群发注意测试主要机型的图片排版和显示

    使用邮件自动归类、定期查收邮件(不要时时接收消息)

    D.委托和委派(培养人才)

    确认对方有能力负责任、再给与对方肯定,说明项目对对方的成长有帮助

    过程中要辅导和帮助,以及定期review

    F.来自上司的困扰

    对目标的迷惑——用SMART原则衡量和提问。

    没有清晰的方向——确认过程中,先提问搞清楚。不要事后再来询问。

    事无巨细的上司——主动定期汇报

    E.处理拖延症

    无趣工作——委派他人

    害怕失败——想象美好的结果

    不知道如何下手——微习惯,正向激励,完成最低的标准。

    F.Say No

    先肯定、再争取缓冲时间、拿出三个解决方案。

    划分职责,再给与自己好的建议。

    F.找到你的高效点

    先肯定、再争取缓冲时间、拿出三个解决方案。

    划分职责,再给与自己好的建议。

    五、时间管理工具

    A.纸笔

    B.张永锡老师的八页小书

    【彩蛋】

    1.预约老板时间,要考虑到对方是否在休息时间,最好可以跟秘书约。

    2.选书,读经典。因为新作者的认知还没有完全成熟,作者还在成长,那么观点可能会变的。

    3.配合老板的习惯,了解下属的习惯。

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