第4章 准备工作：确定时间、空间和工具
一个简单而高效的归档资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。
为了积累经验，你需要对某些事情或想法进行整理……你必须创建一个文件夹……一旦某些事情或想法令你深受触动，一定不要让它们从你的头脑中溜走，而要将其整理归档，从而得出其潜在的含义，搞清楚这些感觉或想法是愚蠢之见，还是存在发挥建设性作用的可能。
一般性归档系统应该触手可及归档工作应该能够在短时间完成，并且操作简单。
数字导向型人士所面临的最大问题，是信息收集和存储的便利性引发了“只写综合征”：他们的一切行为都是为了收集信息——根本不对信息加以评估和巧妙运用。你必须自觉地采取行动，才能令潜在的庞大数字图书馆发挥作用，而不至于成为随便丢弃、徒有几个按键的数据黑洞。
第5章 收集阶段：归拢材料
目标
将你关心的所有事情统统收集起来，然后清空自己的大脑。这就是你的理想目标，你应该时刻向它靠拢
一定要在你彻底完成所有的收集工作之后，再开始对这些材料进行处理
你只需注重数量。这时要做到宁滥勿缺，千万别遗漏任何事情。就算记下了几个荒唐的想法，你也可以稍后再做定夺
收集到工作篮中，但不要长期放置在工作篮中
第6章 理清阶段：清空工作篮
彻底清空你的工作篮。所谓清空工作篮，并不意味着完成你所收集到的全部工作。它指的是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动。
首先处理工作篮中最上面的事务
每一件事情都必须获得均等的处理机会。“处理”这个动词并不仅仅意味着“花费时间”，它还指“判断事情的实质，确定下一步的行动方案，然后进行相应的处理”。无论如何，你必须尽最大可能迅速完成清空工作篮的工作，而且不回避对任何一件事情的处理。
一次一事
每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。
永远不要把事务再次放回工作篮
当你将一件事务从工作篮中取出时，就应立刻判定它的实质以及处理方法，且永远不要把它再次放回工作篮。
第7章 组织整理：建立好清单
保持不同类别事项彼此之间界线分明，这一点至关重要。每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议，以便在某个特定时间以特定方式提醒我们，如果它们彼此混淆、没有界线，那么整个组织整理工作也就丧失了意义。
下一步行动清单
对执行时间有刚性要求的
日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动，而其他行动都应该为其让路
没有指定时间、越快完成越好
经过多年的实践，我发现管理这些 ASAP行动的最好方法是，将它们按照情境进行分类——所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形
“等待”清单
“等待”清单上的内容，应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）
“项目”清单
“项目”清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。实际上，在日常工作中，你根本不用去理睬这个“项目”清单；每天占据你主要精力的是你的日程表、行动清单，以及突发的特殊事务。
项目辅助资料
项目辅助资料不是项目的行动信息，也不是项目提示信息，它只是支持项目行动和决策的辅助信息
参考和归档系统
你的参考和归档系统应该是一个方便快捷的数据库，它保存的应该是各种非行动性资料，而不是行动或项目的提示信息。
“将来/也许”清单
将来/也许”类的事情并非是毫无价值的。相反，它们通常是你生活中最有意思、最激动人心、最有创造性的事情。
激活并维护你的“将来/也许”清单可以释放你的创造性思维——你可以在不必付诸任何行动的情况下，想象各种很酷的行动。
如果你的系统中有一套延迟决策的机制，那么你对某些事情就可以暂时不做决策了。
第8章 回顾阶段：保障系统的有效运行
你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新，紧跟事态的发展，这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择，这也正是回顾过程的主要目的。
回顾应该要关注哪部分的内容？
每日回顾
首先看一看你的日程表
然后看一看你的行动清单
每周回顾
每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向——直到你能够确认：“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。
收集散落的纸片和材料
清空大脑
回顾“下一步行动”清单
回顾过往的日程表数据
回顾即将到来的日程
回顾“等待”清单
回顾“项目”（和更大成果）清单
回顾任何相关的核查清单
回顾“将来/也许”清单
收集你的奇思妙想和新奇的点子
安排在何时进行?
如果你的工作是周一至周五的标准五天制，那么我建议你在最后工作日下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。
第9章 执行阶段：选择最合适的行动
人们却经常将压力和效率低归罪于这些“意外的事件”，但如果你清楚地认识到哪些事情是你在做的，哪些事情是你将要做的，“意外的事件”就只不过是发挥创造力和特长的好机会而已。并不存在所谓的中断情况，只是对新事务管理不善而已。人们对意料之外的要求或请求持消极态度的另一个原因，是他们认为自己的系统和行为无法“标记”需要采取的任何后续行动，或者他们此时正在进行的工作。他们明白自己需要针对刚出现的新工作采取某种行动，但他们不相信仅凭文件夹中的简单提示，就能确保自己能够对新工作进行适时处理。所以，他们停下了此前的工作，立即着手处理刚出现的事情，还抱怨刚出现的新工作扰乱了他们的生活。其实并没有发生中断目前工作的情况，只是出现了管理不善的情形。面对意外出现的工作时，一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其他工作，千万不要为了忙碌而忙碌。
确定某一时刻具体行动的“四标准法”
情境
有多少时间
有多少精力
重要性
评估每日工作的“三分类法”
执行事先安排好的工作
处理突发事件
安排自己的工作
总体检视工作的“六层次法”
5楼视野：人生
4楼视野：长期展望
3楼视野：1-2年的目标
2楼视野：关注和责任范围
1楼视野：当前的工作
地面：目前的行动
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