组织优化是对企业生产经营、管理整个组织体系进行优化调整的一项工作，主要包括企业组织机构设置、岗位设置和人员编制的优化调整。其目的在于通过对企业整个组织体系的优化调整，使人力资源达到并保持在合理配置状态，形成精干的组织机构和员工队伍，不断提高劳动生产率和企业效率水平，实现企业战略发展目标。组织结构是企业管理的基础，不断优化的组织结构预示着企业的管理从简单无序转变到复杂有序，也标志着企业管理渐渐走向更成熟。
在企业初创阶段，大多会按预期目标建立组织结构，完成这一步后，确定所设部门的功能及岗位的职责等，并明确岗位所需知识技能等条件。伴随着企业的发展，分工也将不断细化，当外部环境或企业的经营环境发生变化，企业组织结构也需要进行优化以适应战略目标变化、企业生命周期的变化和企业所处内、外部环境的变化。
组织优化可以避免部门和岗位间沟通效率低下导致的业绩下滑、组织效率低下等后果，而提高组织效率是合理控制降低人工成本的有效保证。从人工成本绝对水平分析，企业员工的薪酬水平主要取决于企业劳动生产率以及效益水平的高低。劳动生产率持续提高是企业员工薪酬水平不断提高的根本动力。如果一个企业缺少劳动生产率的支撑，工资难以持续增长。劳动生产率的提高不仅能提高员工薪酬水平还有利于企业保持人工成本相对水平较低的竞争优势。
劳动生产率与企业员工的素质及工作积极性有很大的关系，但与企业组织效率同样有重要关系。组织优化可以直接提高劳动生产率，从而合理控制人工成本支出。
组织优化何时优？如何优？优成何样才能降成本？这些问题都值得去深思。在这里提出三个方面供探讨：管理、技术、创新。就是向管理要效率；向技术要效益；向创新要效果：
一、选择合理的优化时机
当部门和岗位间职权不明，沟通不顺，经营业绩停滞或下滑，管理效率下降等问题时，应该从企业文化、绩效管理与激励机制等方面分析问题产生的原因，在重塑上述原因的同时还要审视企业组织结构是否适合企业的发展。即便企业处于高速发展阶段也应当未雨绸缪，审视组织结构在未来业务的发展中能否适配。
科层制、职能制等理论上成熟的组织结构并不普遍适用所有组织结构。组织结构的本质是通过分工协作实现企业战略目标，因此，当企业战略、企业发展阶段和企业所处环境发生变化时也是组织结构进行优化的最佳时机。
1. 企业战略调整
组织结构是战略实施的载体，战略不同组织结构必然随之调整。企业战略变化通常是增减业务部门或强化、收缩某些业务。例如，以产品和销售为导向的公司，一旦产品受到市场的认可，就会迅速扩张销售团队，此时销售模式是否调整，是否进行地域扩张，是否单独设立销售培训部门等问题都需要进行思考，此时优化组织结构势在必行。
2. 企业发展阶段变化
企业从初创走向成熟，规模不断扩大组织结构需要优化以适应发展。初创阶段企业需要快速应对市场需求，此时的组织结构相对简单：根据业务围绕职能来设置部门。此时组织结构臃肿就会造成流程分割、沟通效率低下。企业发展壮大后过于简单的组织结构则会造成重要职能缺失。因此随着企业的发展，要根据企业生命周期理论适配的新的组织结构。
3. 企业所处环境变化
企业组织结构应该服从内部和外部环境的转变。包括物理环境、心理环境和文化环境。消除消极和破坏性因素，创造一种适应员工生理和心理要求的工作环境，保证高效管理的实施。创造良好的心理环境有助于企业内部形成和睦融洽的人际关系，提升员工的责任感、归属感、合作精神和奉献精神，从而提高管理效率；优秀的企业文化是企业生存和发展的基础与动力。企业外部环境包括自然环境以及社会、经济、政治和文化环境，它们的变化对企业而言既是机遇又是挑战。当环境发生改变时，抓住机遇优化组织结构。
二、组织结构诊断
在进行组织优化前，首先要对企业发展目标、现有组织结构以及企业所拥有的各项资源进行综合分析、评估，找出组织结构中可能发生的影响企业发展的瓶颈，确定组织结构优化方案的过程。
1. 组织结构诊断步骤
（1） 诊断准备。在诊断准备阶段，需要制定诊断计划，在此基础上，选择组织结构诊断的信息收集方法和诊断方法，针对要采用的信息收集方法和诊断方法事先进行访谈提纲、问卷设计，并展开宣传获取各级管理者和员工的理解与支持。
（2） 信息收集。采取各种方式收集与组织结构和企业管理相关的信息，并掌握企业管理运营的现状。
（3） 诊断分析。采用各种分析方法，借鉴行业管理经验，参照标杆企业组织结构对企业现有组织机构进行多维度分析，判断现有组织结构运行状况和问题所在。
（4） 沟通确认。通过所得信息诊断组织结构，将初步成果与企业管理者和各级员工进行沟通，补充诊断存在疑问的结果同时提出优化方向。
（5） 诊断报告。根据所得的翔实数据，撰写诊断报告，明确组织结构中存在的问题，按照重要程度排列优先级提出对组织结构优化的初步方案。
2. 组织结构诊断内容
企业进行组织诊断是要了解企业发展现状，确定企业现存问题，最终做出调整与优化决策，聚焦于企业组织结构优化，组织诊断主要包括以下内容。
（1） 组织目标诊断。组织目标包括企业战略目标和为达成战略目标的阶段性目标以及各项具体工作。首先要根据市场、行业环境以及竞争评估企业战略目标，再结合企业的产品和服务，分析达成战略目标的途径、方法和时间周期；其次是分解战略目标，明确达成阶段性目标的时间、成果；最后再细致分解战略以及阶段性目标，落实到部门和岗位，确定各项工作的具体目标。在组织目标诊断过程中，应该判断目标是否明确可行，确定各项目标的完成期限和定性与定量评价标准，制定实现目标的具体工作方法并将工作责任落实到部门、岗位和岗位任职者，强化自身优势，规避劣势，聚焦企业战略。
（2） 组织结构诊断。为了达成组织目标，必须对现有的组织结构进行诊断，组织结构诊断主要包括：现有组织结构的科学性和组织结构设计的合理性；现有组织结构模式、组织结构效率和组织结构导致的内部冲突情况；现有部门设置与岗位设置情况、工作设计情况以及组织管理流程和工作流程是否合理等。对现有组织结构进行诊断，目的是发现管理问题和管理瓶颈，确定组织结构优化的重点方向。
（3） 组织资源诊断。在确定了组织目标，明确了组织结构优化方向后，需要对组织现有资源进行诊断。组织资源诊断包括：企业社会责任、商业信誉和品牌价值；企业文化和价值观；企业领导成员情况和企业人力资源配置情况；企业薪酬与绩效管理状况、人力资源培训与发展状况，员工职业生涯管理状况以及企业现有的人力资源管理制度、政策等。组织资源诊断是对企业内部所有资源所进行的盘点，目的是为组织结构优化提供保障和支撑。
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