文件管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期。如果一个项目缺乏文件管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。此外，它还将占据相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文件，对于提高项目管理水平和质量有极其重要的意义。
项目文件管理涉及的范围非常广泛，其具体内容也会根据项目的不同而发生变化。但是，项目管理中会遇到的文件管理问题却是相似的，从开始云十年的项目文件管理经验来看，其问题主要分为六大类：
文件存储分散，管理者成“灯下黑”
大量的项目文件，要么存储在不同人员的不同电脑里，要么存储在服务器中各个“任性”创建的文件夹里，缺乏统一的存储和分类。管理者想要自己找一份具体的项目成果文件？对不起，我也不记得存在哪里去了。
文件格式千奇百怪，看内容像看小说
一千个人的眼中会有一千个哈姆雷特。面对不同命名特点、不同书写格式的项目文件，难道也要像看《哈姆雷特》一样去寻找文件中的价值点么？
重要文件被修改，责任却追不到人
一个事故，却带来两个不同的问题。为什么文件会被不知名的人员修改？为什么被改之后却找不到责任人？缺乏文件权限管理，让文件失去安全保护；而没有文件操作记录，又无法追究到责任人。怎么办？
文件审批流程复杂，别说你已经有OA了
使用OA审批流程已经不再新鲜。但是，面对动辄几十兆上百兆的项目文件、图纸等，传统OA的劣势就凸显了出来。附件大小的限制加大了审批的复杂性，难道你要一边用OA走流程，一边再用邮箱、QQ来发附件？
N个邮件群发，只因设计文稿中改了一行字
项目进行中，最怕的就是信息传递不到位。设计改了新版本，而生产却沿用了老版本。要么是信息传达中出现了问题，要么是生产人员用错了版本。不论是哪种问题，其结果都是给项目带来不可挽回的损失。
项目结束人就散了，文件跟着也散了
当项目结束，项目组解散了，项目中的许多文件也就跟着“散了”。没有统一的归纳和管理，让项目的许多宝贵经验白白流失。当下次遇到同样的问题和情况时，会因无具体的经验参考又要花费不必要的时间和精力去研究解决。
如同项目本身一样，项目文件也具有详细的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止、恢复等环节。而存储分散、使用混乱、安全性低、审批复杂、无法积累，是项目文件管理整个生命周期中最普遍的问题。
开始云深耕企业文件管理领域十余年，对于项目文件管理有着深刻而又独到的见解。其中，KASS企业内容管理系统作为开始云的核心产品之一，其针对性的文件管理解决方案已得到了超50000家客户的验证和认可。而管理项目文件，重点就是管理其完整的生命周期。
创建：模板、命名、分类、权限
创建一份新的项目文件，绝不仅仅是新建一个文件或文件夹就完成了。
首先，任何项目文件的创建都需要遵循固定的文件模板，满足其对内容、格式的基本要求，以便更好的体现出文件所要展现的内容。例如，设置文件的页眉页脚格式、文件的目录样式以及文件的字体等。不同类别的文件应具有不同的模板，以便操作者能够更好地明白，在建立不同文件时所需要采用哪种类型的模板。如果文件模板发生变更，必须及时知会使用者，做好文件的模版管理。
其次，需要注意文件的命名与分类。管理者必须规定项目文件命名与分类的依据和要求，以便使用者能够快速准确的定位自己所需的文件。
最后，为新建的文件设置权限。由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此，权限设置必须类型广、组合多。针对特殊情况具有特殊的方法来应对。这里应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文件，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。
审批：以文件为核心建立流程
值得强调的是，文件管理审批的出发点和传统项目管理软件不同。文件管理的审批应该以文件为核心建立流程，不论是文件的权限申请还是文件会签，一切操作始终围绕着文件本身。因此，放弃用OA走流程，用邮件传附件的文件审批方式，采用一套以文件为核心的在线流程，可以让审批变得简单。
发布：统一、快速、准确的发布渠道
如何将项目文件的创建、修改等消息快速而又准确的通知到每一个人？渠道很关键。所有信息均是围绕着文件操作，保证信息的准确性。同时，要满足现在移动办公的时代潮流，不论是网页、APP还是微信，都要保证能在第一时间收到信息。
处理：在线搜索、移动使用、版本管理
文件处理是文件管理的重中之重，因为围绕文件建立的一切标准和要求最终都是为了方便使用。在项目文件使用中，大家最常遇到的问题是如何查找文件、如何快速预览和修改文件、如何管理不同版本的文件。
搜索则是大家查找信息不可或缺的手段。相比于按照结构树一层一层去寻找，根据文件内容、属性等标签去搜索文件无疑会事半功倍。强大的搜索应该覆盖文件的方方面面，不论是文件的名称、内容、修改时间，还是修改人、分类和自定义属性。越详细的搜索条件，就能越快速的定位所需文件，这时候，前面的文件分类和标签就起到了相当大的作用。
在这个移动办公越来越普遍的时代，许多工作不再受时间和地点的限制。相匹配的，大家也应该能够随时随地的查看文件。不论是网页、平板还是手机，不论是Word、Excel还是PDF，只要有网络，各种文件的预览需求都应该统统被满足。
最后，还要管理好文件的不同版本。在一个项目中，文件在使用过程中发生变更是很常见的现象。对于发生变更的文件，最好的方法就是版本管理。首先，要有详细的文件变更日志，知道何人何时修改了文件，通过版本比较，能快速的找到不同点；其次，文件的最终版要能够方便人使用，如果出现只能看变更历史才知道最终版本，将大大提高使用成本。对于旧版本，同样应该记录保留，不论是版本查阅还是版本回溯，完善的版本管理会将每一个文件版本的价值最大化。
分发：分享、发布、订阅等
文件分发与消息发布的要求类似，既要保证传递文件的准确性，同时要保证消息的及时性。使用QQ、邮箱来传递文件，不仅速度慢，而且容易造成文件的丢失和损坏。因此，文件分发必须要保证统一、安全、快速。通过文件分享或发布取代传统的附件形式，既能够在同一平台上实现文件的快速流转，又能够满足不同人员的不同权限要求。
定稿：签收、归档、备份
当文件经历创建、修改、审批等种种过程之后，最终被批准定稿。一个已经定稿的标准化文件，是不允许随意变更或移动的。那么，如何确保文件内容的准确性与完整性呢？一方面，可以通过完善的权限管理来约束相关人员的操作，另一方面可通过文件的状态标记为文件设置一定的操作限制，从而达到项目文件的管理需求。当然，为了应对各种突发状况，文件的容灾备份也是必不可少的。
项目文件管理的“六大价值”
在项目管理中，项目文件管理对整个项目进程的帮助越来越大，其价值也越发清晰和重要。如：
项目管理者可以快速的了解开发进度、存在问题和预期目标。
统一存储配合准确的分类和快速的搜索，让管理者能快速的定位到自己想要了解的信息。
规范文件的命名与分类，让管理效率加倍。
工作不是生活，不需要那么多的个性与特点。为文件设置规范统一的创建、分类方式，使文件的查找和使用都变得简单而高效。
通过文件权限和日志管理来掌控文件的所有动态。
权限管理可以让文件安全多一层保护。操作日志则是项目中所有人员沟通结果、任务进展情况的重要凭证，让责任一目了然。
保护文件的完整性，保证项目的开发质量。
对于项目中已经处于最终版本的文件不再允许随意修改或删除，采取一定的保护机制和手段来确保文件的完整性，规避文件使用中可能出现的版本错误等风险，让项目质量有据可依。
取代繁琐的文件审批，让流程一步到位。
文件管理不同于传统的OA流程，一切以文件为核心。通过文件来发起流程，再复杂、再庞大的文件也能一步到位。
积累项目的经验教训，让知识成为财富。
“好记性不如烂笔头”，只有具体的文件才能将项目的经验知识一直传递下去。也只有规范的文件管理，才能帮助项目人员掌握这笔财富。
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