Scrum中有四个标志性的会议,每日站会、迭代计划会、迭代评审会、迭代回顾会,这是一种仪式感,能让团队成员增强对敏捷和迭代的感知,同时,这也是PDCA环(Plan-Do-Check-Adjust)的体现,能让敏捷的工作更好地开展。那么,怎样开会,才能很好地达到会议想要的目的,这也是很重要的一点。在这里,推荐大家阅读,《人件》第三十一章《会议、独白和交流》,接下来根据以下几个方面来谈谈我的理解。
一、基本健康的工作会议
首先,会前需要有相关的日程安排,要明确工作会议的目的并且能够执行,就是开这个会要完成一个什么样的决定。其次,要知道会议怎样算完成。当决定没有达成时,会议就没有结束;只有达成决定,会议才算完成了,而不是说,到点了,会议该结束了。
二、仪式会议
迫于时间而结束的会议是一种仪式,这样的会议不是为了达成某种特定的决议,譬如,会上十几个人在一间屋子里轮流向老板汇报工作。其实,这样的会议就是一系列的对话,对话本身是好事,但是对话之外不相关的人在这个时间段也被迫关在这个屋子里,如果带了电脑,那么就算他们是在参加会议,关注点也会在其他地方。如果有这样的仪式,不如直接进行一对一的交流,放开其他人去做真正的工作。
三、参与者
工作会议的参与者仅限利益相关人,人数越少越好;而仪式会议对参与者就没有限制了,会议发起者会认为有价值参加的人都可以来,人数越多越好。值得重视的是,参与人员的多少直接决定了会议的成本,也就是参与人员利用会议时间进行真正的工作所能创造的价值。
四、站立会议
我们现在的晨会就是站会的形式,就是所有人都站着,围成一圈开会。站会的理论依据是,相比坐着,站着更容易让人觉得累,感到不舒服,少了空谈,一定程度上可以减短会议持续的时间。另一方面站会不能使用电脑和手机这样的科技手段,每个人都能更专心地开会。我觉得还有一点是书上没有提到的,就是大家距离更近了,增加了交流,可以增强凝聚力,更有一种团队的感觉。
五、“科技手段增强”的会议
在会议上使用的科技手段,譬如与会人员使用的电脑,对于召开会议一点用处都没有,那仅仅只是为了参会的人们逃离会议提供的便利。在一些无聊的会议上,开着电脑的人往往做的事情和会议无关,他们觉得会议毫无意义甚至浪费时间,于是在会议上处理邮件,甚至能完成工作。无聊的会议就这样变得更加沉闷和无趣。
六、开放空间社交会议
很多人认为:仪式会议和演讲都是繁琐的事物,真正有价值的是会议开始和结束的等待的间隙时间,于是,一些有思想的人就衍生出了“开放空间”的想法。
一次开放空间会议的体验大致是这样的:你接到老板通知,员工会议在周五早晨9点开始。你8点半就出现了,坐到一个同事旁边,开始聊你们昨天未完的话题。有人加入到你们的对话中,互相做了介绍。她了解到你被分配的领域,然后告诉你在那个领域的经验。这时,老板进屋了,你晃到他面前报道。他给你介绍了一位和你相同方向的员工。你俩交换了联系方式,约定当天中午一起吃工作餐细聊。现在,9点过了好一会儿,会议还是没有正式开始。你偶尔听到旁边在聊一个你很感兴趣的话题,你凑过去仔细听,又担心在你这个陌生人加入后大家不聊了。不过大家欢迎你加入,给你介绍之前在聊的事情。最后,9点20分,老板拍掌引起大家注意,然后说:“今天很不错,感谢大家来参加,下周同一时间在这里见啦。”然后他离开了。
开放空间社交会议,其实并没有正式的演讲和真正的会议,只是一个长时间的间隙,完全只是在社交。可以增强团队的凝聚力,让团队成员之间用更轻松的氛围互动,并分享经验。
七、治愈会议上瘾组织的处方
1、消灭大多数仪式会议,而将时间花在一对一的交流上
2、对于工作会议
- 提前订好会议目标,要达成一个什么样的决议,会议才算完成。
- 限制会议的参与人数,仅限于利益相关的人
3、如果需要什么仪式,那么鼓励大家用开放空间社交来创造非结构化的自发互动,最重要的是,尽可能得消灭需要采用仪式会议来做确认的需求
4、对于会议形式,可以采用站会,缩减会议占用的时间,同时,减少科技手段对会议的影响
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