秘书九段的故事

积攒了一年多的加班，终于在离职档期兑现为一个多月的调休，很多同事都说真好啊，可以利用这一个多月好好去面试呢，其实我想的是，一个多月的假期太难得了，不如趁此机会好好学习提升下自己的工作技能，然后再出去面试可能更好。

于是就索性回家呗，回家的路上，满眼望去，不再是一排排的高楼大厦，取而代之的是一片片绿油油的庄稼地。

秘书九段的故事

睡觉睡到自然醒、不用上班打卡、没有繁重的工作任务、没有没完没了的电话会议，一下子就轻松了，虽然错过了桃子成熟季节，不过家里还有各种现摘的水果吃，有西瓜、香瓜、梨、葡萄、李子、小番茄......这些可都是安全有机食品啊，都没打过农药的。

可是享受归享受，内心还是不断思考职业生涯问题，工作5年了，现在和我工作3年时、4年时的区别在哪里？接下来还可以在哪方面提升？

一直都没有一个确切的答案，直到最近看书，突然在书中找到了答案，以下分享这个故事给你。

秘书九段”的故事
总经理要求秘书安排次日上午9点开一个会议。这件事需要通知所有参会人员，秘书自己也要在会议中做服务工作，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一段至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留出时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条“此会议室明天几点到几点有会议”。确认会场安排到哪，桌椅数量是否够用；音响、空调是否正常；白板、笔、纸、本是否充分；自己的准备，在物品上、环境上，可否满足开会的需求。

五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还需了解这个会议的性质是什么，议题是什么，议程怎么安排。然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。目的是让参会者有备而来，以便开会时提高效率。

六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员或者其他人员，要求他们按照会上内容执行。

八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督、检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。

读完9段秘书的故事，觉得任何一件事情想做到极致都没那么简单，总有可以完善、总结进而形成流程规范的地方，平时得多思考、多观察、多注意，希望对你也有启发。