沟通在工作中的重要性已经不需要再强调。每个公司都会形成自己特有的沟通风格。成功的沟通,需要能做到:对内,在讨论时非常高效,传递企业文化时能够有效抵达;对外,沟通时能够让投资人、媒体和大众清楚理解公司的战略意图。
可能跟很多公司不同,亚马逊的沟通,有一个特点,那就是,特别重视书面文字。文章中有一句话:“这个世界上大概没有一家技术公司,会像亚马逊这样对书面文字如此重视。”
以文字作为载体,亚马逊在对内和对外沟通时,使用了三种非常有效的工具,分别是:备忘录、格言和股东信。下面我们依次来看下。
第一个工具是备忘录。亚马逊内部不允许在开会时使用PPT。2004年6月9日,贝佐斯发了一封邮件。邮件里说,亚马逊员工在开会时不允许使用PPT来做展示,任何想法都要写成备忘录。
贝佐斯写道:“4 页纸的备忘录比 20 页的 PPT 难写,原因是好的备忘录的叙述结构,迫使你有更好的思考,对什么东西更重要以及哪些东西是相关的,有更好的理解。PPT 多少会以表象来掩饰想法,使得相对重要性不够突出,并且忽视了想法之间的关联性。”
备忘录写作,要求从四个维度来阐述自己的想法:
要讨论的观点或者目标是什么;
团队过去是怎么处理这个问题的;
演讲者有什么不同的打算;
亚马逊为什么应该重视这种做法,比如这样做对公司有什么好处?
提交备忘录的方法,可以避免会议中的一个常见现象:个别人主导整个会议,而且大量想法只是临场发挥。它可以促使发言者提交一个经过深思熟虑的想法,然后激发大家的讨论。
备忘录是亚马逊内部用于提高会议和讨论效率的沟通工具。对内沟通的另一个重要任务是,要让团队所有人,都能了解到公司想要强调的事。对于亚马逊而言,这意味着要传达到超过60万人。2018年第三财季,亚马逊全球员工达到了61.3万人。这就要依靠亚马逊的第二个工具:格言。
文章说,贝佐斯擅长利用格言来让整个公司目标一致,“贝佐斯总是能够用言简意赅、容易记忆的短句,把自己关于亚马逊应该如何工作的想法表达出来”。
其中最著名的短句包括:“每一天都是第一天”(It is always Day 1),“过程代替结果(process as proxy)”、“高速决策”(high-velocity decision making)。通过格言来传递想法的好处是:它更容易被记住,而且,它会沉淀成集体的共同知识背景,不需要解释,马上大家就能理解。它也可以更好鼓励员工去做公司希望大家做的事。
比如,亚马逊最著名的格言之一“Day 1”。我们之前也介绍过对Day 1的理解。在贝佐斯看来,世界上的公司可以被分为两种:Day 1公司和Day 2公司。Day 2公司停滞不前,逐渐变得无关紧要。亚马逊要永远停留在Day 1,它意味着要始终客户导向,活力十足,总是做出高质量而且高速度的决策。亚马逊还把一栋楼命名为Day 1。
通过这种短句和格言,亚马逊成功地让自己的企业文化触达到超过60万员工,让大家都知道公司提倡什么、反对什么。“用寥寥数语将自己的思想包装成令人难忘的记忆,一直都是贝佐斯的优势”。
在对内沟通上,备忘录提高讨论的效率和质量,格言帮助传递企业文化。在对外沟通上,由于贝佐斯本人和亚马逊的高管现在也很少接受采访,亚马逊最好的沟通工具就变成了一年一度的致股东信。贝佐斯亲自操刀的致股东信,已经像巴菲特一年一度的致股东信一样,成为很多人每年必读的读物。
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