最近公司接了一个开工仪式的活动，挺忙碌的。我作为项目经理，每天要操心的事情比较多，所以有点心累的感觉。
心累的原因是因为不熟悉活动的各个环节，整个活动有10多个表格需要管理，方案改来改去导致表格改了一版又一版，需要对接的事情太多太繁琐。
执行过程中，暴露出了自己很多问题，以及整个团队的问题，我也一直在思考应该如何改进。
1.截止日期：明确
问题：本来是第二天上午需要去和甲方签合同，结果第二天还在整理报价表和合同。
解决方案：明确截至日期，截止日期前必须完成应该做好的工作。
2.任务传达：重复、具体、强调
问题：我知道第二天要去签合同，但是因为活动经验比较少，又是第二次做项目经理，对于什么时候该做什么事其实心里不太有完整的概念，所以在第一天晚上加班我只是做了一个初步的报价方案，心想其他的事情第二天再做也不迟。结果第二天出现的情况就是，上午10点的时候，老板问我要报价方案和合同，我说还需要1个小时，老板就说：“不就一个报价表和合同吗，不是昨天就让你准备好吗”而我接收到的信息只是知道第二天要这个东西，并不知道要这么急。对于老板传达的这个任务我们的理解是不一样的。
解决方案：在传达任务时，为了避免信息不对称的情况，首先要强调这个事情的重要性，比如我明天10：00要去签合同，你必须今天晚上把合同和报价表准备好，其中10：00，合同、报价表就是很具体的信息，今晚就是截至日期，而为了确保下级对这个任务的理解，可以让TA重复一下TA需要做的事，避免信息理解的偏差。
3.责任承担：允许犯错，做一个勇于担当的好员工
问题：我发现在团队中会存在这样一个问题，我没有怎么样？这个事情不是我管的，跟我没有关系，潜台词就是你不能怪我，我不会承担责任。
基于我的观察，我觉得之所以会出现这种情况是因为大家害怕被批评，所以不想承担责任。久而久之，在团队里面大家的工作积极性都不是很高，没有团队奉献精神。
解决办法：应该在团队中传达这样一种观点——允许员工犯错，做错了没关系，咱们发现问题然后及时改正就可以了，而不是发现员工做错了就批评责怪，这样不仅会打击员工，更会让员工变成没有担当的人，长此以往，是不利于公司的长远发展的。
4.工作对接：正面沟通，减少沟通成本
问题：在执行活动的过程中，我还发现了一个比较严重的问题，比如我们这次外聘了设计师，我们自己有两个设计师，按理说，她们三个人直接沟通就可以了，可是我们的设计师每次都会把问题反馈到我这里，让我去和外聘的设计师对接，但是我又不太懂设计的事，所以我每次都会让她们直接沟通。整个过程中，给我的感觉就是，她们沟通不充分，浪费了很多时间，而且多做了很多工作。我自己在沟通的时候也会存在这样的问题，老是喜欢拖着、能微信尽量微信，有时候好像不敢打电话一样。
解决办法：我给自己的要求就是，多打电话，及时落实。所以我觉得我们的员工也是一样的，一定要及时沟通、充分沟通、把任务确定清楚了再去做，而不是闭门造车，最后发现这个事情其实完全不用做。
5.执行分工：分工明确，及时反馈，避免重复
问题：执行过程中，存在分工重复的事，比如人工安装到底是给谁，由谁负责对接，我们开始确定了一个人，后来又给另一个团队，你一句我一句，最后搞不清是谁，搞得非常负责，浪费了人力和时间，主要是精力的消耗，对接人多了，非常容易心累。
解决问题：人员分工后，必须要有分工有反馈，把该落实的第一时间落实确定，确保项目经理理解了你的意思，这样可以避免多做重复的事。
所以工作中确定事情有没有传达清楚，对方是否理解了你的意思，这是很基本同时又很重要的两件事。
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