在外企工作了十年，开会对我来说算是家常便饭了。算了算，在过去的一个星期里，事先确定日程的正式会议整整占用了20个小时，也就是说是所有工作时间（5X8=40小时）的一半。再加上会议之前准备会议报告材料的时间以及会议之后写会议记录的时间，保守估计，我一个星期要花25个小时在会议上。这让我开始反思，如何能够让公司内部的会议开得更加有效。
开会的目的
当我们要探讨如何让会议更加有效的时候，我觉得第一个要搞清楚的问题是“开会到底为了什么”？ 在我看来，会议的本质目的是让信息传递更加有效，这其中包括：让一个信息同时传递给多个人，避免多次传递带来的误差；讨论并统一意见，避免来来回回的无效沟通；统筹协调各方面的信息，保持多视角，让老板在掌握全面信息的时候进行决策，避免视角偏差。
会议的类型
在过往的工作经历里，我所参与的会议基本上可以分为三种类型：汇报型，讨论型和传达型。这三种类型的比较如下表所示。在这其中，会议的参与人又可以分为：组织者、报告者、关键人物（能够影响决策的关键人）、一般参与者。如何让会议更加有效率，每一个参与者都应该做出自己的贡献。
下面，我就在会议组织者的角度，提一些关键点如何能够提高会议的效率。
第一：开会前
做为会议的组织者， 要明白这次会议的主要目的是什么，谁是关键人物。接下来就是组织会议，确定与会人员能否参与，并提醒报告人准备材料。对于某些重要的大型会议，提前和报告人过一遍材料，并和关键人物在会前达成方向性的共识都是必要的。
第二：会议中
会议过程中，作为会议组织者要控制会议的节奏和进展。有时与会人员会对一个偏离主题的议题进行大量的探讨，这时就需要会议组织者及时的“拨乱返正”把话题拉回会议议题。还有一种比较困难的情况是与会的领导问太多无关主题的问题把话题引偏，这个时候组织者要有魄力和技巧将话题带回来。其次，做为会议组织者要在冷场的时候，要恰当的调动与会人员的参与热情，制止那些玩手机或者开小会的情况。
第三：会议后
会议过后要及时的发布会议记录，任何没有会议记录的会议都将失去大半的意义。会议记录当中要特别记录清晰会议当中达成共识，接下来需要完成的任务内容、责任人和期限。
第四：其他的提示
1. 如果需要组织者需要自己记录会议记录，那么开会的时候，可以请一个人帮你投影，并提前拿到报告材料，这样你就可以一边开会一边摘抄材料当做会议记录。
2. 提前准备好会议记录的模板会让你更加专注于会议讨论，并提醒自己哪些要点需要记录。下面是我最常用的会议记录模板以供参考。
3. 会议环境可以随着主题和会议类型进行一定的调整，甚至可以准备一些小装饰和茶点。
会议的形式多种多样，我的工作经历集中在制造业，会议的形式也偏向于严谨的技术性。其他类型的会议，如展会、产品发布会等对外会议不在讨论范围。
网友评论