【W1D2：工作事务管理四步法】

片段二选自《小强升职记 时间管理故事书》

【R：阅读原文片段】

“所有的这些都是对你时间管理技能的考验，这是职场的一种'潜规则'。其实我们只要有自己的一套处理日常事务的方法，不管这个方法是什么，都会让我们的人生变得高效和井井有条。拿我自己的方法来说吧，其实我处理任何工作事务都只有四步。

老付工作四步法

第一步：将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮里。

第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。

第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上。

第四步：在自己最高效的时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。

【I:用自己的话重述原文片段】

（what）

老付工作四步法是一套帮我们快速处理日常事务的方法，让我们先梳理所有事务，在分门别类进行处理，合理高效安排时间。

（why）

我们平时处理事务时，尤其是当事务太多，就容易眉毛胡子一块儿抓，焦虑万分，该做的事儿没做好，却忙的焦头烂额。有了这套方法，可以让我们更高效的处理日常事务。

（how）

一、列出清单，思考一下近期的所有事务，一条条列出来；

二、梳理类型，将列出的清单进行分类，分成三类，一类是可以不管的事务，直接删除；一类是不紧急或可以转交别人处理的事务；一类是需要立即完成的事务；

三、做好规划，针对不紧急的事情写进对应日程表中，针对需要转交的立刻转交并设置到期提醒，针对立即完成的，放在桌上；

四、立刻执行，全身心处理放在桌上的任务事项，处理完在逐一处理规划的事务，这样，方能高效完成所有事务。

举个例子

我本月担任了训练营技术督导，近期的工作事务也特别多，一堆事儿罗到了一块儿，弄得我焦头烂额，于是，我就用老付工作四步法管理近期事务，我先罗列出了手上事务：

1，上传公司流向；

2，筛选出6个拆页片段；

3，写出5个片段的I便签；

4，17:00 出去遛狗；

5，写价格申诉邮件；

6，查看会场情况；

列出这6个事项后，我发现6我可以不管，就直接删除，3可以放到周日，5可以放到周一再做，4可以请妈妈帮忙做，1和2是需要今天内完成的，且1需要在今天下班前完成，最紧急。

梳理好后，我就将3和5放到了日历的对应日期中，准备到时再做，并立刻给妈妈说17:00请她帮忙遛狗，并设置了闹钟，弄完后，就开始整理上传流向，当全身心投入工作后，发现半个小时就上传完流向，于是开始去寻找拆页片段，效率也奇高。

（where）

当我们需要同时处理多个事项，或者负责一个复杂的大型项目时，就需要运用老付工作法，如果事务比较简单，比如下班后去购买火车票，就不适合使用。

【作业】 

请根据上面的【R】与【I】写出你的: 

【A1：描述自己的相关经验】

【A2：我的应用（目标与行动）】

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Emma同学作业

A1

[A1激活经验]日常工作经验，尤其是在一人分饰多角，事情很多，无力分身的时候。

[A1故事]8月份接了新项目，我从一开始的只做需求到后面需要既做需求又做开发，平时还要做一些人员管理方面的事情。刚开始我很不适应，就觉得事情多，做不完，需要加班，加了班还做不完。每时每刻都处于焦急易怒，见谁怼谁的状态。结果导致我不停加班还完不成任务，生活时间完全被工作侵占，睡眠不足。【起因↑】

后来我意识到自己的状态有问题并进行了调整。我开始维护任务列表对自己的工作任务进行管理，我的任务列表包括：任务名称、优先级、难度、预计花费时间，时间花费时间，发布时间、最后期限、归属人、完成时间、经验总结等。在任务管理方面我主要做了以下几点：

1）重要事情不放入任务列表，设置重复闹铃在规定的期限前完成。

2）琐碎小事不计入列表，立即完成，如家里卫生纸没了，就立即下单购买。

3）工作中能交给别人做的，记录在列表里，归属人写上别人，定期去了解事情的进展。

4）实时更新清单，随时加入新任务。

5）每天晚上梳理更新列表，备份已完成的和不再需要的，调整清单上任务的优先级。把第二天必须做得放入第二天的ToDoList里面。

6）ToDoList里面的任务根据其所难度进行时间分配，比如问题解答很简单，我会利用编译代码的空隙时间进行处理。开发难题我会提前2-3个小时去公司完成，那段时间没有人打扰我可以集中精力。

7）反思总结，不断优化任务列表和做事方式 

【经过↑】

结果我又恢复了过去轻松的工作生活状态，既把需求做好了又按时高质量地完成了开发任务。平时也有时间锻炼和看书了。【结果↑】

[反思]

1）做得不好的原因：平常事情不多，自己心里大致有个处理事情的方式就足以应付。可是事情多起来的时候，我还是按照原先的步调，就会出问题了。这就像分大饼，原来有5个大饼，4个人，每个人分一个还富余，就没问题。如果后来人数增多到10个，还随便分就不行了。这时候就需要策略了，得看看谁最需要，谁不需要，谁马上要，谁可以先饿着，谁可以去别家吃。这件事情上，我刚开始没有意识到自己已经处于时间资源严重不足状态，还是按照之前时间富裕的方式使用时间，结果导致时间不够事情做不好。

2）后来如何做好了：后来我意识到了这个情况，列出了任务清单，并对任务进行管理——合理归类任务并分配时间落实行动，而且我的任务管理正是暗和了四部工作法的列清单，分类，分配时间落实行动，分时段分任务，从而实现了高效利用时间按时高质量完成任务。【对应】

3）不足：我没有对自己后来成功的任务管理方式进行总结和归纳，上升到理论的层次，从而在今后应用。可能以后有同样的场景我依然会走老路，先忙乱再反思再调整。好的方法应该可以复制。看到四部工作法我才意识到这点。

4）后续扩展：理论背后的原理还可以深度挖掘进一步发现普适规律

A2

[背景] 学习四部工作法，将四部工作法应用到工作生活中

【目标】在目前的多任务工作状态下再加一个任务“10月15号前在简书发布一篇关于阅读主题的文章，点击量要超过1000” 

【行动】

1）本周六上午9点开始对新任务的实现步骤进行规划，列出可实现的子任务

2）将新子任务加入目前的任务清单，对所有任务进行重新分类

3）按照新的任务清单安排每日的ToDoList

4）按照ToDoList落实行动 

PS：由于之前已经阅读过一些阅读相关的书籍，对这个主题已经有所了解。

【奖励】如果新任务实现，奖励自己去吃日式自助。

教练点评：

A1

【鲜活】√

【故事】√ 一个包含故事要素的成功案例

【对应】故事对应；反思第二点中，就知识点给到的步骤进行了对应思考。

可迭代：如何“暗和了四部工作法的列清单”，可以按照How逐条梳理下，加深对知识点理解。

【反思】做了多角度反思。除了A1中要求的就经验中的具体做法反思，对这段经历的前后也做了思考。

A2

【目标】加一个“10月15号前在简书发布一篇关于阅读主题的文章，点击量要超过1000” 的任务。

对应SMART原则，目标可以再完善下，或考虑重新设定~   

 “在……时间内，我希望通过……（对应I的HOW的要点），获得……（具体可达成可衡量的结果）” 供参考，让目标更清晰。

PS，背景上，如果没有特别需要交代的背景，可以不用写哒。

再PS，“点击量超过1000” 这个任务本身不太可控哦

【行动】需尽量清晰地包含对应到I中HOW的几个步骤

（列清单→梳理类型→针对三种类型进行不同处理→着手去做） 

【关联】行动中对于拆页的第三点：根据不同分类进行对应整理，体现较弱。

【可控】行动可尽量具体落地，有清晰执行的时间节点，总之能确保计划执行。

【总评】

很高兴看到Emma对自己的过往经历进行的拓展反思~ 真是善于从现象中追寻本质的学习者。

一些思考其实可以放在I便签中。第一周为了循序渐进，给大家提供了拆书家的I便签，感觉你的思考已无处安放了哈哈。

A1和A2总体不错，在【对应】这点上可有进一步加强。加油！

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赵静同学作业：

【A1激活经验】（找到我的一个最贴合片段知识点的过往经历，生动描写，言语真诚）

【A1故事】（时间、人物、起因、经过、结果）

养成早起习惯以来，我特别珍惜早起的1小时独处时光，但经常效率并不高，内心觉得对不起这来之不易的1小时。以9月的早读安排和昨天早上实际做的事情做个复盘：

1、9月早读安排1.0版本：

小来早起打卡（1分钟）发朋友圈，已坚持早起202天。

今日要事清单（生活、工作）

视觉每日练（完成日课并自己练习，5分钟）

拆书训练营的早课（30分钟，速听+笔记）

拆页作业or清晨每日练作业 20-25分钟。

2、昨天实际执行情况：

早起打卡ok，但不小心刷了几篇推送的几篇公号文章，花了近十分钟后，才恍然大悟。

今日要事清单ok。

每日练勉强完成，但是质量不高。

拆书早课完成，作业W1-D1提交，总体超时10分钟。

【反思】（回头想想，与片段给的方法/how对照，做的不好的地方在哪里 or 做的好的地方是因为符合了什么？）

反思1：用四步法审视昨日早起的1小时。

1、列清单：基本做到，自己也有意识按照清单思维来安排早读时光。

2、审视清单，去除不必要的任务：9月routine中，因为白天还有碎片时间听早课，尝试用早上写作30min(输出）替换早课（输入）。时间宝贵，远离一切干扰，如打完卡后立马关掉APP。清晨15分钟每日练的作业留在中午做。

3、排序：拆页作业第一（为了尽早进入状态，头一天完成查阅作业，完成第一稿，待早课学习优化成第二稿），每日练第二（模仿+创作），写作30min第三（9月暂列第三，10月提升至第一）

4、立刻执行：早上有两个事情，可以立马就作。一个是早起打卡，一个列今日要事清单的时候，若能做的，且花费在3分钟内的立马去做。

反思2：借助用四步法做好规划，提升效率，增加掌控感，也让结果可见，也体现了三种思维：

1、清单思维：借助清单解放大脑，让大脑做更高阶的工作。

2、要事为先思维：随手做掉立马可以做的事情，并优先吃掉最难吃的三只青蛙。

3、减法思维：抓重点，对照目标找到最重要的事情，懂得放弃，发挥时间价值。

【A2催化应用】未来我要如何应用今天学到的方法

【目标】（符合SMART原则：明确性、衡量性、可实现性、相关性、时限性）

因要工作变动，近期下班后基本有整块的时间（约2小时）陪伴宝宝，10月份全职带娃。所以9月正式启动双语阅读启蒙计划，此外除了舞蹈基本功训练，线下乐高课即将结束，改为线上陪伴上课，增加艺术启蒙、钢琴课程。周日例行：体能、舞蹈课程、幼儿园课程回顾。本周日前完成晚日课准备。

【行动】（可测量、可达成、可控、包含How中的步骤）

1、列清单：制作课表清单（英语启蒙、中文阅读、乐高，舞蹈练功、钢琴、艺术），并大致规划时间安排，今日完成。

2、制定9月阅读目标（smart原则），含阅读总量，难度等。并准备教材、工具（app，点读笔，牛听听等），周三（晚上陪上贝儿上乐高课的时候完成）

2、排序：英语启蒙放在第一。舞蹈第二、钢琴第三。艺术、乐高穿插其中，寓教于乐，逻辑思维及认知提升，借助动画片及家里的益智玩具。

3、立刻执行：今天可以利用碎片时间完成工具及素材整理，日后执行的时候做好日记录。建立教学档案，随手整理。今日确定钢琴课机构及上课安排。

4、定期审视：一周安排6日晚课，1日机动不安排课程，方便调整。本周制定完成后，根据贝儿的学习情况，每周审视，每月优化课件。

教练点评：

A1

【鲜活】√

【故事】 描述上不像一个故事，是九月早读计划和实际昨日执行情况的叙述和对比。不过倒也可以从中找到起因经过结果。以后拆书晋级时也要会讲故事，讲好故事，可以在故事性上用些心思。

【对应】安排工作事务的拆页，这个失败经验属于安排工作事务范畴内，但在与四步法的对应上还不是特别贴合，也许擅长时间管理，很难找到更贴合案例。也可以搜索是否有正例~

【反思】也许因为激活的经验的原因，反思更偏向于一个A1+，即按照拆页方法应该如何去做。而不是分析自己具体哪一步骤做的不好，如何不好。不过A1+做的不错，非常对应。

A2

【目标】需迭代。交代背景可以单独列为【背景】中。目标尽量简短清晰，语言精练。一眼看出到底要达到什么目的。

【行动】包含(可不限于)原文或I中的步骤。在计划中并没有看到原文四步骤的准确体现（列清单→梳理类型→针对三种类型进行不同处理→着手去做） 虽有列清单和排序，其本质与拆页方法有所不同。

【关联】不算精准关联，见上↑

【可控】安排比较细致，定了时间，相对可控。

【总评】

喜欢三种思维的总结，可以看出知识背景以及很强的总结提炼能力，赞！！！

A1的例子选取和A2的行动规划，与知识点的对应关联上还可以更好。行文匆匆，可以做一下精修，让语句更紧凑精练有条理。潜力无限，加油！

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潇潇同学作业：

I：小强升职记：时间管理故事书

原文讲述了时间管理、方法的重要性和老付的时间管理和工作法。

方法：1、把所有任务先写在一个本子上 2、拿出来不急着处理的事情，立即处理短时间可以完成的事情。

3、需要在特定时间处理的事情写进日程表，算好需要完成的时间要多久提前订闹钟。需要现在做的事情摆在办公桌（明面上）。

4、合理安排事情：在自己精力最充沛的时候做最有难度和最重要的事。

A1：2020年6月1号公司的新项目（除螨）上线，但是这个项目要求螨虫和皮肤知识特别专业，给了三天时间考核知识和话术。我只在脑海里列了1.清单记忆知识练习话术2.需要做顾客。结果是只做了顾客，知识话术没有考核过关。

反思：没有列清单，没有吧，需要做的事情写在本子上，就在脑袋里想一想，没有合理的安排事情和精力导致没有完成。

A2：

目标：完成明天需要完成的事

明天的日程安排，写在本子上，康复运动走亲戚，学习。

白天每个小时抽出十几分钟锻炼康复运动，走亲戚时候也可以练习，在不锻炼和没有人打扰情况下写作业每次抽出半个小时的时间。

教练点评：

很高兴你能够及时提出困惑，寻求帮助，并能够克服困难，提交作业，先完成再完美。

私聊已经做出详细反馈。较大问题要注意的是：

A1，

【故事】还算关联，是一个做的不太好的失败案例，有起因经过结果，如果写得再清晰明确点就更好了。

对于A1故事不熟悉，可以按照分解模板来写：

时间：

地点：

人物：

起因：

经过：

结果：

要求自己叙述清晰完整的具体故事。

这个案例是从第一步列清单就出现问题，后面四步都无法体现。如果能找到更贴合的例子会更好。因为老付四步法主要好处是后面对于清单事项的分类和对应处理。

【反思】因为故事贴合度不高，反思做的也不够深入和精准。

【对应】从故事的选取到反思，对应上差了些，不过总体也算是一个达到合格的A1.

A2：

【目标】”完成明天需要完成的事“ 不符合SMART原则额，设定一个与原文相关联的，明确、具体、有时间期限以及可衡量的目标吧。比如：明天至9月11日，每天使用四步法对除螨项目备考做出规划，达到时间考核知识和话术项目测试达标。

【行动】行动规划与知识点不够对应和关联。

可迭代：要包含原文或I中的行动步骤。再想想，设立什么目标，要如何规划行动来保证目标达成呢？

【总评】对知识点的理解还不够，所以导致关联上不够，进而A便签作用大打折扣。所以A1建议修改，A2必须做修改。暂且鼓励三分。也许明天的拆页是你的菜，下笔如有神也说不定呢。加油！

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第二天作业复盘啦~

今天又是新的类型，新的挑战。真是难为大家啦~  大家各自表现可圈可点哦，棒棒的。

较为普遍的问题是：

*1、关联度不高  三分作业都有这个问题。主要是对原文知识点的理解不够准确，进而A1和A2不能做出很好的对应，方向会有偏差。这样知识就不能很好的指导我们的应用啦，效果大打折扣。

2、故事性不强  跟拆页有很大关系~  不过讲故事是拆书课常用的方法，讲好一个故事会给自己和他人很好的启发。可以按照模板来要求自己写出完整故事：时间：人物：起因：经过：结果：  这样写出来的故事要素齐全，会比较死板，慢慢的就能融为一体啦。

3、做一个符合SMART原则的目标还是需要继续练习。

4、行为规划中不能准确使用原文给出的行动建议（步骤）  主要还是第1条导致。

https://www.jianshu.com/p/b9c121def5c8  W1D2 - 11组作业及点评合辑

有问题随时提出哦~  方向保持准确，细节慢慢打磨

特别开心的是，大家能及时提出问题。赵静同学迅速迭代，并追寻到问题所在。尤其潇潇，没有头绪的情况下没有放弃，先完成再完美，看似简单，做到这点实属不易。期待进步，加油加油啦~