第2章 采购流程

第2章  采购流程

学习目的

理解各采购部门的主要目标；

理解各采购部门的职责；

理解各采购流程及电子采购工具在流程中的作用；

了解不同企业不同类型的采购；

理解企业如何改善采购流程。

2.1采购目标

2.1.1支持运营需求

价格合理

渠道合法

数量准确

按时交付

按需交付

2.1.2快速有效管理采购流程

确定员工人数

制定并坚持行政预算

提供职业培训和发展机会

探索优质渠道资源，提高用户满意度

2.1.3 提高供应基地管理

掌握产品供应市场信息，确保优选供应商具有竞争性，并加强合作关系；改进现有供应商、发展缺乏竞争力的供应商，实现在产品成本、质量、技术、配送或新产品研发等方面具有优势产品或服务。

2.1.4 与内部利益相关者发展一致目标

采购者需加强其他职能部门（即内部消费者）之间的沟通。

2.1.5 制定支持企业组织目标的综合采购战略

采购部门最重要的目标——支持企业最终目标和具体目标。

2.2 战略供应管理的角色与职责

2.2.1 支出分析

2.2.2 需求管理与规范

2.2.3 商品管理、评估和选择供应商

2.2.4 合同管理

确保合同条款的准确性，保证其与品类战略、服务水平要求一致，保证复核，使所供货物与合同要求一致。

2.2.5 成本管理

了解产品或服务整个生命周期的其他价格要素，计算目标成本和单位费率以判断价格在市场上是否有竞争力。

2.2.6 管理采购-支付流程

改进采购-支付（Procure to

Pay）系统自动化，获取并形成有效数据，构建未来支出分析、需求管理、品类战略制定及成本管理的基础信息。

2.2.7 制定供应管理战略

  2.3改进P2P流程

2.3.1 P2P流程周期要素

预测和计划要求

需求分类（请购）

供应商识别/选择

签约/采购单生成

接收物料（服务、单据）

安排、支付及绩效考评

2.3.2 预测和计划需求

确认需求（要求）→制定计划→知会供应商→定价→签订合同→验货→签收。

2.3.3 需求说明

    根据需求制作电子单据

2.3.4 采购需求申请或工作描述

请购物料的详细描述、数量、货代日期、预估成本和授权

请购单

2.3.5 流动性请购单或条形码

流动性请购单载明信息内容：

产品描述、经核准认可的供应商名单、再订货点、使用记录。

2.3.6 客户订单和市场预测

2.3.7 再订货点系统

用来提醒补货需求

2.3.8 盘点存货

2.3.9 跨部门采购团队

2.3.10 需求描述

2.3.11 供应商选择和识别

2.3.12 招标还是谈判

选择谈判采购的要件：

需求产品无明确规格

采购协议涉及大师绩效因素（价格、质量、交货、风险共担和产品支持）

需供应商早期参与

供应方无法决定风险和成本

产品开发周期长，难预估成本的项目

2.3.12 询价

采购方向供应商发送报价请求（request for quotation，RFQ），供应商根据合同名称、单位成本、净总量及支付条件完成报价（通常买方需要3种报价）。

2.3.13 规格或计划

2.3.14 评估供应商

考核要素内容：

生产能力、产品设计、质量承诺、管理能力、技术能力、成本节约情况、交付情况、开发生产流程等。另外，逆向招标亦可大幅降低成本。

2.4 采购批准

2.4.1 采购订单

采购协议需谨慎措辞，订单合同受协议背面条款约束。主要信息包括：物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、交货地址、采购订单号、订单到期日。

订单正面内容

订单合同背面条款

2.4.2 总括订单（合同期限为半年至一年）

2.4.3 物料采购的核发

采购合同定价机制：固定价格、成本基础

2.4.4 接收和检查采购需求

2.4.5 物料装箱单

装箱单载明内容与审核单数量一致。

2.4.6 提单

分清供应商、承运方在货物受损时的权利义务。

2.4.7 支付

2.4.8 保留记录

订单记录将成为供应商绩效数据库的关键指标

2.4.9 管理供应商绩效

2.4.10 P2P流程再造

2.5 采购类型

2.5.1 采购项目内容

原材料、半成品和零部件、成品、维护维修和支行设施的物料及服务、生产支持产品、服务、资本设备、运输和第三方采购

2.5.2 改进采购程序的方法（重新设计采购流程）

从用户到采购部门的在线请购系统、向用户分发采购卡、长期采购协议（类似于总括订单，不同的是总括订单通常适用于低价产品）、在线订购系统、在线流程再造、电子数据交换（Electronic Data Interchange，EDI）、利用电子目录的在线订货、允许用户直接与供应商联系（限于低价值产品）

罗克韦尔柯林斯案例

1、利用流程和系统完成工作

2、关注前端物料计划流程，可在资产管理和库存管理中获得更多收益，构建更稳健的供应链。

3、将采购方法集中于整个系统而非某特定环节；组建团队找到系统中成本推动因素，并与供应商合作，分析价值工程或收益，寻求降低成本的途径。

4、开发供应商

5、建立供应商档案

6、开发展示板，包括绩效、质量等指标，相应产品的库存及采购价格也相应列出。