Excel的数据验证，避免错误类型的数据输入！

在使用Excel输入数据时，有时会不可避免的出现手误，而当错误的数据输入至表格后，会影响我们从数据获取准确可靠的信息，甚至引起更大的问题。因此我们希望能最大限度地对这些可能出现的问题进行限制，在Excel中内置的数据验证功能可以有效地帮助我们来避免这些错误。

在如下图所示的数据的表格中，我们可以看到“Location”这一列的数据中有一个拼写错误“Showrom”，似乎这只是个简单拼写错误，但实际上在进行数据检索或公式运算中涉及“Showroom”时，则会将这个拼写错误的数据排除掉，造成信息的不准确；在“Rack”这一列数据中，有至少两个不符合此类数据类型的数据“Top”（文本）与“33”（超出Rack要求的1-9的数值范围），所以我们需要将“Rack”列的数据限制在其规定的范围内。

Excel的数据验证是如何来帮助我们解决上面的问题的呢？

在使用数据验证功能之前，我们先要选中需要验证的数据单元格，这是非常重要的一步。因当前的数据区域已“创建表”，所以我们可以将鼠标放在Location标签单元格的上框线，变成向下的箭头后，单击鼠标即可选中整列数据。

点击“数据”选项卡下的“数据验证”功能按钮。

打开“数据验证”对话框后，我们可看到其有四个选项，其中前三个是我们比较常用到的：设置、输入信息、出错警告。

在第一个选项“设置”下，我们可以设置验证条件，默认是允许任何值，意味着没有任何的验证。在此例中，我们点击下拉选单，选择“整数”。

因为要确保Rack的数据在1至9之间，所以“数据”设为“介于”，最小值为“1”，最大值为“9”。

默认情况下，此选项勾选“忽略空值”，意味着Excel不认为空单元格为无效。

第二个选项“输入信息”，用于提示用户在输入数据时应注意的点，如此例中我们可设为“请输入1至9的某个数字！”。

第三个选项“出错警告”，通过弹窗警告来提示输入了错误类型的数据；如果不是有针对性的设置的话，Excel会通过默认的弹窗来提示，容易给用户造成Excel程序崩溃的错觉，所以我们在此设置“标题”为“无效数据输入”，错误信息将第二个选项中的信息复制过来即可，关于错误信息的样式我们可以根据严重级别分为“停止、警告、信息”三种类型，此例我们使用“停止”。

点击“确定”后，我们发现鼠标点击任何一个“Rack”列下的数据单元格时都会有提示信息。

当我们在某个单元格中输入了不符合验证条件的数据时，则会弹出警告窗。

在此例中，我们需要注意的是。“Rack”列的数据中依然有不符合条件的数据，因其在我们使用数据验证功能前已经存在，除此情况外，还有另外两种情形——数据是复制粘贴或导入过来的，这些情况下数据验证并不适用，我们会在之后的分享中再深入介绍。

我们再来看另一个示例：“Product Code”这一列数据必须是8个字符，不多不少。在“数据验证”对话框下的“设置”选项，选择“文本长度”，数据为“等于”，长度为“8”。

在“出错警告”选项中，我们设置一个标题和错误信息，“样式”选择“警告”。

点击“确定”后，我们将其中某个单元格的数据添加一个字符，按Enter键后会弹出警告窗。（“警告”样式的弹窗与“停止”样式的弹窗是不同的）

本期我们主要了解Excel数据验证的基础功能，在下期我们会介绍如何创建下拉选单。