揽桃小纪11：如何应对多工作任务并发的复杂情况

A君在办公室担任文职工作，当前负责的工作内容有：

1. 接收上级公司发来的文件并转发至相应部门，报送本级公司报表、总结、情况说明到上级公司；
2. 为经理接听电话 ，挡掉一些差事；
3. 公司内部公车安排、后勤等日常工作的对接；
4. 为某一部门转交事宜。

A君所承担的工作分为两个大类：对接类和处理类。

• 对接类工作只需要注意措词，基本上没有太多难点，只是在这方面也需要花费一点时间，毕竟，一个电话打10分钟也是有可能的。
• 处理类工作相对而言较为复杂，毕竟，像报表是需要A君来填写，有时一份报表需要填2天；总结报告在材料齐备的前提下，需要2-3个小时才能完成。

A君目前面临的问题是：

1. 任务众多，且互相不重叠，不能举一反三，用一套做事标准去完成所有工作；
2. 事情会有轻重缓急，当事情少的时候，可以慢慢做，当事情忽然扎堆的时候，应对起来会手忙脚乱；
3. 因事多，有随时加班的心理压力。
4. 因事多，多做则出现错误的可能性就更大，会领导批评的情况就比较多。

A君如何妥善解决这些问题呢？

1. 建立文件跟踪表格，把所有文件和工作任务按照收到的时间排列好，再按照截止日期的先后来完成任务。表格的信息有：
   • 序号
   • 文件名称（任务名称）
   • 来文时间
   • 来文单位
   • 文件要求（任务要求）
   • 截止日期
   • 对接人（及联系方式）
   • 跟进情况
   • 备注（注意事项）
2. 建立轻重文件处理直线图，预估文件的处理时长后，将工作时间进行分段，将工作任务分为“难”“易”交叉的样式，在解决问题的时候，也能尽可能的减少自己的压力。
3. 做“注意事项”记录表，把工作中遇到的问题记录下来，按照“何事”、“何种问题”、“注意事项”的样式记录，闲暇时注意查看，避免下一次发生类似的错误。