我接到了你的简历，你说你精通office 软件？呵呵……
我还在贸易公司的时候，曾经招聘过一个小伙。当时的工作岗位要求excel比较厉害，而这个小伙简历中有写精通office软件，其他条件也不错，就招了进来，结果一周就被我送回家了。原因很简单：他对office软件根本不精通，甚至有点陌生。那天让他制作一个表格，他半天也提交不上来，过去找他，发现他一个字也没写，并且非常认真地对着一个空表格这弄弄那弄弄，我询问他，他说：好奇怪，我怎么打字也打不上。结果我一看，哦，原来是因为他不知道怎么设置的白底白字，那看上去当然是打不上字啦。如果这都不会，那我们那些复杂的函数更是不用说了，于是，这个小伙下午就被我送回家了。
其实，在用人单位招聘的时候，我们可以通过毕业证书、语言证书来判断应聘者的出身校和语言能力，通过举止言谈来判断个性，可还真的没有那么一项是检验office软件使用能力的。而你如果真的想在简历上写“精通”，那真的要多读几本相关书籍才行。
比如《职场书面沟通完全指南》这本书，介绍的就是工作场合使用office 软件时的技巧。大家不要说大学修过计算机基础课，这完全是两个层次的对话。这本书的作者是日本人，叫吉泽准特，整本书非常具有日本商务风，作者从自己的工作中总结出了70条经验，把它们称作“70个速成法”，每个速成法都配有图示，对于有些段位的商务人士可能有点多余，不过对于商务小白，看过这本书可以少走很多弯路。
《职场书面沟通完全指南》这本书分为三个部分，也是制作文案的三个步骤：框架～草稿～定稿。这也是文案制作的思想，这个思想是和时间管理思想相吻合的。其实，能够做出领导或客户满意的文案，可能会接受很多次的修改调整意见，能够在短时间内更新，这的确也是时间管理的一部分。
构建框架
首先，我们要构建框架，框架是商务文本的骨骼，建立好骨骼后，再填肉就可以了，也可以根据不同需求增减或删减这个骨骼，以达到不同的目的。
构建框架最重要的是明确三个要素：who，what，why即读者是谁，此文本的使用目的和说服关键人物的理由。
明确这三点后再根据目的选择商务文本的展示形式，如果需要口头发表说明，那么就用ppt，如果报告很多项目统计和数值计算的内容，那么就用excel，除此之外，使用word制作。这点其实很重要，很多人搞不清楚三要素，也不分场合随意选择展示形式，就会出现多次返工修改的情况，无法让领导或客户满意，而如果能够早点掌握这些要点，制作文案让人眼前一亮，那一定会令人刮目相看，留下深刻印象。
制作草稿
在这一部分作者介绍了很多处理细节的技巧，通过这些小细节能够体现日本人对待工作的高标准高要求。
商务文本的80％的美观度由格式和布局决定，在大家制作excel的时候，很多人都会忽略一些小问题，而这些小问题在商务场合可能无伤大雅，但是如果做到了，会给自己节省很多时间，给客户留下好印象。
比如以下技巧：
excel的第一行和第一列要空着，因为如果输入内容的话，就无法确认上方和左侧的边框是否存在，如果出现未设置边框就打印的情况，重新打印就会很浪费时间。
我们一般会让行高保持一致，而忽略了列宽，往往随意设置，但在作者眼里，同样的任务名称，列宽要保持一致。
如果许多行中都重复出现一样的内容，很多人都做法是合并单元格，但如果进行筛选的话就很不方便。所以，可以保留第一行，用浅灰色标其他行重复的文字，这样就兼顾了可读性和再利用性。而如果必须实现“合并单元格”效果的话，也尽量不用，而使用对齐→跨列居中，即可达到同样效果，但保持了再利用性。
这些小细节都是在日常工作中容易忽视的地方，而能后将这些细节完善好的人，他应该是一个靠谱的人，这样的人更能后得到上司或客户的认可，从而在职场上如鱼得水。细节决定成败，正是如此。
定稿制作
定稿制作是文稿制作的最后一步，这是将整个文稿提升一个高度的关键步骤。在完成一个文稿后我们不能马上打印，我们还要考虑到方方面面，才能够最终定稿。比如：
我们不能为了节约用纸，把页边距调整到最小，因为很多人不带笔记本，为了方便这些人在资料上做笔记，我们反而要有意识地留出页边距。
打印excel的时候还要注意调整好打印格式，否则很容易打印出一半一半的纸出来。
而电子版的材料，尤其是带有折扣、单价等信息等文稿，防止文件被更改，常用惯例是设置成pdf格式。
一份及格的文稿很容易做出来，但是想做出一份漂亮的商务文稿是需要刻意练习的。《职场书面沟通完全指南》共介绍了70个技巧，按照作者的说法，商务文稿的制作也是“唯手熟尔”的工作，作者公司的新人按此书练习后，将技能掌握时间缩短了1／6，那么我们也针对这70个技巧练习即可。
手拿公文包和星巴克，穿着西装革履走在商务大厦之间，这只是外在，能够做出一手漂亮且值得推敲的商务文稿才是自己的本事。这里面体现着一个人的逻辑思维、思考力、细节把控能力。其实也能看出一个人是否靠谱，按照罗振宇的说法，靠谱，已然是稀缺的能力。
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