结束了一天短暂的出差,终于回到北京。昨晚人均干掉九瓶啤酒后昏昏沉沉睡去,滴水未进。今早血崩了……鼻血。
回京的城际列车上,我又一次翻看我做的每日计划,发现没有一条能够完全完成的。原因在于,计划制定过于理想化,两件任务之间的时间间隔太小,事项安排过于密集,导致完成的难度很大。即便真得能做到,在过渡到下一件任务时也会火急火燎,导致实际效率下降。
计划肯定是得调整了,但在调整计划之前,我们好好捋捋做计划这件事。
什么是计划?
计划,有两层含义。首先,计划是工作,是指在未来一段时期内要达到的目标以及实现目标的途径;其次,计划是形式,指用文字或其他指标形式表述的,在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。
上述是我对计划的管理学定义的精简版,不过还是有点绕。其实不用这么复杂,计划就是你理解的那个计划。
在讨论接下来的问题之前,我们首先明确两个前提。
第一,读者,也就是此刻的您,曾经做过计划,未来也希望通过计划来安排或者指导自己的工作、生活甚至人生,以达成期望。
第二,计划,必定对应目标,这个在管理学定义里也提到了,这里我再重申一遍。
为什么要做计划?
做计划,说白了就是琢磨未来的事儿,何时做, 谁做,怎么做。如果计划只针对自己,那不用考虑谁做;如果方法论都门儿清,那也不用考虑怎么做。好了,现在就剩何时做了。
前面说了,计划,必定对应一个或多个目标。因为目标往往很难短时间内迅速实现,所以为了完成目标需要制定一个实现目标的时间表,把目标分解成一个个连续的、甚至可重复的工作单元,安排在一定粒度的时间细分阶段中,制定出一个详细的时间表。
怎么做计划?
一般而言,年度计划细分到月。月度计划细分到日。每日计划必然要细分到小时了。如果你可以精确把控自己的时间,可以尝试细分到分钟。
做计划的要点及经验分享
以我的计划为例,我在早上起床一小时内计划读书。送孩子上幼儿园后,计划精读《经济学人》杂志。而后,跳T25健身操,然后洗澡,吃午饭。下午练习英语口语两小时,而后练习吉他基本功,在半小时划船之后,就该接孩子放学了。晚上9点以后还安排了两个小时的读书写作时间。
看起来非常完美的计划,在执行起来难度之大,不可想象。难度不在于每件事情本身,而在于所有事件必须井然有序,完全不出差错,才能够完成计划。这样的计划本身就是不可实现的。
早上要不要吃早饭?上午要不要上厕所?万一拉肚子呢?临时有紧急工作需要处理怎么办?每一条事件的前序事件能否顺利完成?自己能否保持4个小时连续的专注和高效率?
而且这还是建立在不出差,学校工作不需我介入的情况下,一旦有任何差池,一天计划必然全部废掉。
这就提出计划制定的基本原则就是,必须可实现。实现不了的计划,做了和没做一样。可实现有多种含义,比如时间安排留有余地易于变通,事件分解简单易于操作,工作单元难度合理易于把控。
时间安排
给自己留出足够的时间处理与计划无关的个人事务,比如吃喝拉撒。当然,吃喝拉撒可以不写入具体计划的条目,但是必须在时间安排上有所体现。避免8:30 - 9:30, 9:30 - 10:00这样的安排,因为,你做不到无缝切换。我的经验是可以(但不是必须)不指定具体时间段,但是要确定某一条事件的持续时间,比如 “健身半小时” 、 “读书两小时” 、 “练习吉他基本功1小时” 。
事件分解
事件分解要简单易行,不要试图短期内突破人类极限,完成不可能完成的任务。事件难度太大必然会导致无法完成。比如健身计划, “每天完成200个俯卧撑” , “每天跑一个半马” 或者 “每天跳3遍T25健身操” ,这个一般人都做不到。做一些切实可行的事件分解,经过日积月累之后,自然实现目标。
工作单元
工作单元要可量化和考核,体现在计划条目在安排好的时间内能否足量完成或者超量完成,完全可以由自己掌控。避免含糊不清的表述。拿英语口语练习为例, “反复练习语音语调” 。反复是几次?怎么练?应该是 “在APP中完成语音语调章节的学习” ,或者 “完成语音语调练习10遍” 。我的经验是尽量量化,量化之后才能可控。
计划需要调整该怎么办?
我们经常说,计划赶不上变化。再完美的计划,总有个人掉链子的时候。所以,及时的调整计划,避免偏离预定计划太多,实为明智选择。
遵循前面「可实现」的要点以及三点经验,视情况调整计划。这里必然会用充满不确定性的词语,比如「酌情」「尽量」等等,不过这不重要,因为计划调整不就是因为不确定的事情发生了么?
然后就是保持正常心态,避免计划调整带来太大的负罪感。很多人做好计划之后就认为必须雷打不动地执行计划,一旦执行不了就说明自己失败了。脱离实际的计划,或者说执行过程中现实超越了计划,这样的情况一旦发生,为了要保证目标的完成,我们必须要调整计划。如果一味地追求计划的「不变」,而导致偏离轨道越来越远、与预定目标差距越来越大,反而是「走得太远而忘记了为什么出发」。所以,调整计划不可怕,可怕的是僵化的思维带来的行动上的「迟滞」。
如何执行才能保证计划完成?
这个小标题,说实话,我不知道怎么写。我觉得涉及面太广,有精神因素,物质因素;有主观因素,有客观因素;有积极因素,有消极因素。关于执行的理论,文章,书籍一大堆,鱼目混杂,真假难辨。我个人的理解是,如果做计划不是为了执行,那就别做计划。关于执行,还是得各位用最适合自己的办法,我说什么都是扯,没有代表性,个人的经验也不具备参考意义。你若安好,便是晴天。
补充
目标的确立切忌贪多。我相信有不少人具备一心多用的本事,但是就目标完成而言,我们不仅在意目标完成本身,我们更关注目标完成的质量。与其定八个目标,一天计划做八件事,不如老老实实的挑两件最急迫的,一丝不苟地做下去,直到成为下意识的行为习惯,再开始征战新的目标。反正,你花得时间总体上来讲是一样的。如果先完成一到两个小目标,不仅带给你精神上的愉悦,而且说不定物质上也会有相应的回报,反过来会促进你后续计划的完成与目标的实现,多带劲啊,你说呢?
题图来自 unsplash.com。
作者是Eric Rothermel。
作者在 unsplash 的主页是:https://unsplash.com/@erothermel
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