昨天我学习了关于时间的管理,今天上班先列好清单,逐一完成任务,果然,思路确实清晰了不少,但还是存在着一些问题,比如总会被其他事所打扰,感觉一件事完成的时间太长等等,今天我将跟随作者一起来学习关于工作中遇到的时间问题。
问题1.虽然我列了清单,但还是会加班,怎么办?
作者介绍说我们再列清单的同时将每一张内容设置个时间限,这样一来,就能有效控制时间的浪费,当然,前提是你要先花了解自己在这件事情上需要花多久,然后再设限。
需要注意的是:(1)根据自己以往的工作经验,为一些事项设置好大致的完成时间。
(2)切记不要将各项工作的时间安排得过于紧凑,让时间更富有弹性一些,给每项工作之间留有一定的缓冲时间,便于应对意外状况或用来休息。
“凡事预则立,不预则废”,工作清单帮助我们对工作中的事项进行了系统的确认,还无意中提高了我们对工作信息的把握能力和对时间的把控能力。
问题2.工作总是断断续续的,不能集中怎么办?
作者认为可以把整块的时间分割成多个小段时间来使用,并且一次只做一件事。
我们在实践时可以使用番茄工作法,它的核心在于“一次只做一件事”即在25分钟内专注进行高质量的工作,然后拿出5分钟的时间休息,如此循环下去,直到将这件工作完成。
但需要注意:(1)工作中要注意劳逸结合,每工作一个番茄钟要进行5分钟的休息,恢复精力。
(2)一个番茄钟的时间内工作不能中断。一旦开始单位时间内的工作,就不能以任何理由中断,以保证自己可以集中注意力。
问题3.对于不同的工作事项中同一件杂务反反复复地处理,浪费了不少时间,工作效率还是提不上去。怎么办?
1.列项目
2.拆分作业任务所需工序
3.做好各项工序的分类标记
4.同类作业整合一次完成
问题4.工作中干扰太多,总被打破,却又不的不停下来,怎么办?
方法1.戴耳机。(我们上班期间不能戴耳机,这条pass)
方法2.口头交代。(这个可行,但我们人多,经不住每个人都交代一遍,这个也不适用)
方法3.挂牌(在我们单位不适用)
方法4.关闭提示(微信、QQ等软件,但我们现在的通知都用这些软件传达,没有及时收到会被领导说的,错过了更重要的信息就更麻烦了,所以这个也不行)
方法5.更换办公地点(这个我试过,确实有效,比较适合我)
务去处理。可以直接运用前面介绍的分解复杂工序的方法。
(2)一次只做一件事情。运用番茄钟,集中对一件事情的注意力。
如何进入专注状态?
听歌、冥想、深呼吸,总有一款适合你。
如何保持专注度?
(1)把大任务分解成多个耗时耗神较少的小任务去处理。可以直接运用前面介绍的分解复杂工序的方法。
(2)一次只做一件事情。运用番茄钟,集中对一件事情的注意力。
(3)留出适当的休息时间用来恢复体力,休息是为了更好地工作。
(4)打造无干扰的工作环境。主动避免干扰,主动把控时间。
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