会议的定义

会议的定义：开会就是多个人就一个议题同时展开讨论，或是做出决策，或是拿出想法。

会议分4种：

1. 旨在做出决定、对事务达成决议共识

2. 旨在提出新措施、新服务等的创意发掘会议

3. 旨在汇报情况、共享信息的信息传达会议 （亚马逊认为应该尽量避免这种类型的会议）

4. 旨在跟踪并确认决议落实状况的进度管理会议

高效会议的通用方法

方法一：减少信息传达会议，增加一对一面谈

【原因】

信息传达会议的缺点：

1. 如果群发邮件就能起到传达信息的效果，非要开会会导致浪费时间

2. 与会者大多容易处于“休眠”状态，沉默不发言或者分神

3. 往往只是因为惯例而定期举行的会议，起不到作用

---

一对一面谈的好处：

1. 可以促成密切的沟通

2. 不受时间和场所的制约

3. 有利于对下属做出评估

方法二：会议资料要以文章形式呈现

【原因】

PPT形式的会议资料的缺点：

1. 资料上列出关键词、宣讲时再做口头说明，这样资料的准确性就难有保障

2. 会后再读资料，很难正确理解字里行间的意思

3. 撰写者可以临时抱佛脚糊弄过去，不想说的内容也可以当场跳过

4. 制作PPT常常为了追求美观而花大量时间，而且这些都只作用在了展示形式上，而非内容本身（通常存在一些华而不实的精力和时间成本）

---

文章形式的会议资料的好处：

1. 要写出严谨的文章，必须反复斟酌整体的统一性，这样就能提高资料的准确性

2. 任何人在任何时候读到，都能获得准确的信息

会议资料决定了会议的成败

高质量会议资料的标准：

1. 资料内容要正确

2. 清楚写明会议的主旨和目的

3. 让人能在短时间内轻松读完（在亚马逊，资料通常是会议开始时才分发，它认为高质量的资料必须让人当场读完就能迅速理解）

4. 无论谁在何时阅读，都能获取完整的信息（不能只写要点，与会者需要理解上下文，没有上下文容易产生主观差异）

---

亚马逊将会议文章分为1页纸和6页纸两类，小型项目、提出新想法使用1页纸，大型项目使用6页纸（通常要花2天到一周时间），附录无限制页数

1页纸资料的内容包括：背景、问题、对策、整体目标

6页纸资料的内容包括：服务的定义和概述、预算前景、时间表（预计实现盈利的时间）、商品定价、预想的消费人数、团队成员编制、应急的后备计划、财务信息、ROI（投资回报率）

写作时的2大原则：

1. 结论先行

2. 多用句号（这样才能简洁地表达内容，这是针对英文而言，中文可能不容易出现这样的问题）

方法三：使用逆向思考法，而非叠加思考法

【原因】

叠加思考是以现在的状态为起点，推测出能够达到的目标。这样具有极大的局限性，限制了未来目标的可能性。

逆向思考是先设定一个目标，再考虑现状与目标之间的差距，进而研究缩短差距的方法，为达到既定的目标，现在应该采取哪些行动。这种思维方式下，更容易诞生突破性的想法。

使用逆向思考的代表性问题：

1. 想要解决的问题是什么？

2. 客户（也包括公司内部客户、贸易伙伴等）的痛点是什么？

3. 现有商品或流程足以解决这些痛点吗？为什么？

4. 如果不能，还有什么别的办法？

5. 靠自己公司的技术和组织能力，能否解决问题、实现商品化？

6. 如果本公司无法解决，有没有能提供解决方案的供应商？

7. 新商品的具体优势是什么？

8. 如何利用新商品的优势来解决问题？

9. 这是不是最简单的解决方案？如何可以更简化？

10. 客户对解决方案的满意程度是多少？

---

亚马逊推崇新闻稿形式的资料，新闻稿形式的资料应包含以下内容：

1. 标题。有关商品的简短说明。

2. 副标题：目标市场。谁将从这项服务或商品中获益。

3. 第1段：商品概要、优势。简要总结商品或服务的概况及优势。第1段非常重要，要让人即使不通读全文也能理解主旨。

4. 第2段：要解决的问题。明确地陈述要解决的问题。

5. 第3段：解决办法。清楚地写明问题的解决方案。点明解决方案的亮点。

6. 第4段：负责人之声。在亚马逊，负责人要向客户传达商品所提供的价值。

7. 第5段：过程易如反掌。让人了解启动这个新商品或新服务的过程有多简单。

8. 第6段：客户之声。从客户的角度表达产品或服务的优势。

9. 第7段：总结和补充。提供链接，导向商品详细资料及其它补充信息。

10. 附上常见问题Q&A

实际上亚马逊在这方面不设固定模板，只对字体种类和字体大小有限制，因为担心僵化的模板会被束缚，无法适应不断变化的商业环境

有关决策会议的建议

决策会议的原则：

1) 会议前后要产生变化。会后要让大家对后续行动达成共识，即使讨论结果与会前预想的不同，只要达成共识会议就算有成果。

2) 会议负责人要在召集会议和会议开始时让所有人明确目标，即“3个W”：任务（what）、人员（who）、时间节点（when）。

3) 会议结束时也应该要让所有人对任务、人员、时间节点和完成目标的客观标准达成一致。

4) 与会人数满足最少必要即可，减少不必要的与会者可以提高效率

会议负责人要履行三项职责：

1. 调动所有与会者

2. 做好时间管理（当出现偏离整体的讨论时，可以使用搁置区，将问题写放到里面留待下次再讨论）

3. 撰写会议纪要（或者委托其他人来写）

---

亚马逊的一种特殊做法是在开会时前15分钟让大家默读材料（即使此前已将资料以邮件形式发出），以有助于避免无谓的提问。（1页纸的阅读时间限制是5分钟，6页纸是15分钟）

为什么亚马逊的会议要从沉默开始？

【原因】

常见会议的缺点：

1. 如果明明资料都有提及，没读资料就发问，容易造成时间上的浪费

2. 反正需要口头补充说明，这就导致在准备资料的时候容易偷工减料

3. 最终带来的结果就是会议时间被拖长

---

亚马逊的会议的好处：

1. 由于大家都是阅读完资料才开始讨论，所以一开始可以先集中注意力阅读资料

2. 文章要能让人在短时间内容易理解，所以对资料制作的要求就提高了

3. 最终带来的结果就是会议高效推进，不浪费时间

有关创意发掘会议的建议

原则：

1. 不求完美，但求效率，先以数量为重。想到什么说什么，迅速拿出大量的点子，然后再细细斟酌完美的点子。

2. 让不同背景的人参与其中，不要把将具有强利益关系的人放在一起。

3. 运用成型的理论框架将点子进行分类整理

4. 主持人在头脑风暴会议中是辅助角色，不要过多介入以免影响大家发表意见

技巧：

1. 头脑风暴会议的人数控制在5-6人

2. 使用白板将大家的意见记录下来，并方便所有人看到

3. 可以让大家分头写自己的意见，而不用逐个提问，这样可以节省时间提高效率

4. 可以选择外出会议，去离工作场所较远的地方，隔绝工作相关的事务（物理位置的改变可以影响思维角度，这一点不仅仅对开会适用）