海能达通信股份有限公司成立于1993年，是服务全球的专网通信解决方案及设备供应商。成立13年来，海能达建立了覆盖全球大部分地区的营销网络，在全球设有近30个分支机构。
在公司的全球化发展中，信息化建设一直是海能达协同全球分公司、升级企业管理的重要手段。从1993年至今，海能达相继和SAP、微软、用友等国内外知名企业合作上线了销售、采购、财务、协同等各类办公系统，使企业办公标准化、流程化，增强各个分公司间的协作效率。可以说，在信息化建设方面，海能达有着严格的标准和显著的成果，在整个同类行业中都属于佼佼者。
海能达发展的管理掣肘—共享文件夹与FTP
在海能达原来的信息架构中，采用共享文件夹与FTP服务器作为公司的主要两种文件协同手段。在国内总部的日常工作当中，都是采用共享文件夹的方式来进行文件分享和协作。在与国外分公司、经销商、客户等之间则通过架设FTP服务器来建立文件联系。
1.共享文件夹的弊端
第一，共享文件夹只能在局域网内使用。假如一些资料需要外发，而邮件附件又满足不了时，共享文件夹就失去了作用。这也是为什么海能达依然要架设FTP服务器来与分公司、经销商、客户等建立联系。
第二，共享文件夹一般只存储在单台电脑中，不仅容量小，而且存储的文件缺乏系统的分类。当用户需要存储的文件体量大、类别多时，为了方便管理而不得不开设多个或大或小的共享文件夹，这无疑又为企业增加了管理难度。
第三，共享文件中虽然也可为访问用户设置权限，但是设置过程非常繁琐。而且，权限类型单一固定，不能有效的对不同人员进行授权，管理十分复杂。
第四，当共享文件夹中的文件被修改、删除时，没有任何历史信息能够供人查看。假如一份文件被误改误删，不仅造成了损失，而且追究不到最终责任人。
第五，共享文件夹的建立并不是十分稳定。一旦崩溃，不单单是重建共享文件夹那么简单，原来存储的文件也有可能发生损坏、丢失。
在企业当中，共享文件夹是最原始的文件协作方式，其风险远远大于它所带来的便利。在海能达与海外分公司、经销商、客户发生文件传输时，一般是采用FTP服务器。
2.FTP的弊端
首先，FTP服务器对于国内外的网络、带宽等有一定的要求。服务器架设在国内，那么海外公司的文件上传和下载速度就会受到一定限制，速度将会变慢。
其次，FTP的密码安全策略不够完善。在FTP客户端与服务端之间，文件数据一般采用明文的方式进行传输，即使采用SSL进行加密，也会受到FTP自身工作方式的影响，很难保护数据传输的安全性。而且，FTP只能用来进行文件的上传和下载，如果需要对文件进行一定编辑，则必须将文件下载到本地之后才可修改。从本质上来说，它只是一个用来传输文件的工具。海能达与海外市场的业务关联十分密切，仅仅是FTP并不能满足其对文件传输、协同的要求。
因此，不论是国内还是国外、共享文件夹还是FTP服务器，均不能满足海能达对文件存储、处理、协同、传输等方面的更高要求。在经过慎重的考察、筛选和抉择之后，海能达最终选择了与开始云进行合作，在全公司施行一套完善的文件管理解决方案。
开始云的解决方案
1.存、管、发——全面取代共享文件夹与FTP
海能达首先要解决的是文件存储和使用的问题。以KASS企业内容管理系统为根本，为海能达搭建起标准、统一的文件管理平台，取代内部的各种共享文件夹。用户不论是在国内还是国外，都可以通过网页、客户端、移动端登录到系统中。
构建存储结构，多维管理企业文件
通过文件树状结构图，与公司现有的组织架构相同步，使各分公司、各部门、各小组均有专属的文件存储目录。摆脱杂乱无章的共享文件夹，让每一个文件都存储在它最适合存在的地方。同时，划分细致的文件分类，打破单一维度的识别困扰，为文件增加各种个性化属性、标签，建立起多维度的文件存储体系。
建立权限体系，加强文件保护
企业文件不仅要“存”，更需要“管”，权限就是加在文件上面的一把锁，KASS企业内容管理系统使这把锁更坚固，类型更多样。KASS企业内容管理系统共拥有可见、创建文件、创建文件夹、预览、下载、打印、修改、删除、完全控制九种常见权限类型，覆盖文件的所有操作。每一种权限都可以自由组合，并且可以对文件、文件夹和用户单独授权。从权限的授予、获取到监督，让每一份文件都处在最安全的保护当中。
并且，KASS企业内容管理系统也让文件彻底摆脱“无监管”的状态，上传、修改、移动、删除等任何文件操作行为都会被详细的记录下来，让责任追踪到人。
统一文件发布渠道，降低传播成本
有了KASS企业内容管理系统之后，当人力资源部再次向全体员工分发资料时，不再需要邮件、也不再需要共享文件夹，只需在系统中将文件一键“发布”。那么，所有人都会收到文件的查收消息，根据被赋予的查看、下载等权限对文件进行相关操作。不用担心文件被修改或删除、不用再发邮件去一个个通知提醒，让“文件分发”一步到位，提高工作效率。
简化文件外发，提高安全与效率
在文件外发方面，KASS企业内容管理系统特色的“文件外链”功能完美取代了FTP、邮件、QQ、U盘等文件传输形式。当国内总部需要向客户发一份产品的最新资料时，可以在系统中将这份文件形成一个链接的形式发送给对方，客户只需要点击链接即可直接预览或下载这份文件。不论是国内还是国外，文件传输都能够更安全、更高效。
打造企业文库，展示企业风貌
针对海能达众多的海外分公司、经销商和客户，开始云为海能达定制开发了专属的企业文库。所有对外展示的产品资料、销售信息等均可放置于企业文库中，供系统外用户自主预览和下载。文件资源库不仅加强了公司、经销商、客户之间的联系，提高了沟通效率，更是展示了海能达良好的企业风貌。
2.提供配套智能硬件，管理企业信息入口
提供与系统配套的智能硬件是KASS企业内容管理系统的亮点之一。因此，KASS企业内容管理系统与理光（中国）战略合作，推出了开始云配套智能硬件——智能多功能一体机，帮助企业从信息的入口开始全程管理文件。KASS企业内容管理系统作为企业文件的“物流中心”，完成了从信息采集、筛选、编辑、分发的所有历程。
不论是纸质文件扫描成的电子文件，还是邮件、传真等都能够通过开始云配套的智能硬件多功能一体机直接归档到KASS企业内容管理系统中存储、分类和编辑，得到全方位的管理和保护。无需再次上传，避免了文件分散与信息泄露的风险。反之，系统中的所有文件均可通过开始云配套智能硬件进行打印、外发，无需下载传递，从而降低了企业的耗材采购成本，实现高效、绿色的企业办公。
3.集成企业IT系统，提高工作效率
KASS企业内容管理系统还可与海能达的企业系统门户网站、OA系统等集成，可直接进行登录跳转，无需再次输入账户信息；为企业的内、外网不同用户定制不同的展示页面，根据网络IP、用户ID等来判断用户的类别、权限等信息，将企业自身用户与经销商等实现隔离，在提高企业办公效率的同时全面保护企业的信息安全。
网友评论