//本系列是基于DMBOK2的学习过程中的知识点整理，方便学习与回顾//
组织中最大的数据资产并非保存在数据库中的结构化数据，而是以不同文件类型保存的非结构化数据。DAMA中的文件和内容管理就是指“对任何形式或媒介及信息进行生命周期管理的计划、实施和控制活动”。
一、基础知识
1.1 目标
1）履行与档案管理相关的法律义务并达到客户的期望；
2）确保能够高效地存储，检索、使用文件和内容；
3）确保结构化和非结构化内容之间的集成能力
1.2 原则
1）组织中的每一个人都必须按照既定的制度和程序来管理档案；
2）档案和内容处理的制度和规划制定需要由内容管理专家的参与；
1.3 名词解释
1）企业内容管理(ECM)： 在整个企业范围内进行内容管理
2）档案(record)： 只有部分文件才能被称作档案，它是用于证明所做决策和所采取活动符合程序的文件。
3）ARMA：非营利性的档案和信息管理专业协会
4）数据地图(Data Map)：是数据源、应用程序和IT环境的清单，包含了数据，数据所有者，数据使用者(人/系统)，地理位置等信息
5）本体(Ontology)：是一种分类法，本体描述类、个体、属性、关系和事件，用于知识表示和信息交换。
二、人员
三、文件和内容管理技术
3.1 内容管理(content management)
内容管理是指用于组织、分类和构造信息资源的流程、方法和技术，以便以多种方式存储、发布和充分使用这些资源。
内容管理在网站和门户中尤为重要
3.2 内容建模(content modeling)
将逻辑内容概念转换为具有关系的内容类型、属性和数据类型的过程。
内容建模有两个层次，一个是信息产品级别； 一个是组件级别，详细说明了构成信息产品模型的元素。
内容模型用于知道内容创建，并促进内容的再利用。
3.3 内容分发
内容分发系统有三种： 推式，拉式，交互式
3.4 受控词表
受控词表(controlled vocabularies)： 对内容进行索引、分类、标引、排序和检索的术语的定义列表
1. 词汇表管理
它指的是针对任何给定词汇进行定义、寻源、导入和维护的过程。
2. 术语管理
术语管理包括在受控词汇表中建立术语之间的关系。
关系的类型有三种： 等价关系，层次关系，关联关系
3. 同义词环和规范列表
同义词环(synonym ring)： 把一组具有等价关系的词组合在一起，其中一个作为首选，其他词作为变体。 它的目的是用于支持检索，提升搜索的查全率。 比如 “书”--“书籍”--“书本”
规范列表(Authority List): 术语的受控词汇表，提供每次词及其变体。和同义词环相比。比如如上例子，它在规范列表中会有三条记录 “书”--“书籍”--“书本”； “书籍”--“书”--“书本”； “书本”--“书籍”--“书”
4. 分类法(taxonomies)
分类法是一种命名结构， 它可以有多种结构形式：
1-扁平分类法(Flat taxonomy)： 所有类别都是平等的
2-层次分类法(Hierarchical Taxonomy)：是一种树结构
3-多重层级结构(Polyhierarchy): 一个子节点可能有多个父亲节点
4-面分类法(Facet Taxonomy)：每个节点都和中心节点相关联，每个面是中心对象的一个属性
5-网状分类法(Network Taxonomy)：任何两个节点都可以基于它们的关联来建立链接
5. 分类方案
Classification Schemes代表的是受控词表的代码
6. 主体词表
Thesauri又被称为叙词表，它提供了每个术语以及与其他术语的关系，用与内容检索。
叙词表示例 - 来自于简书作者KurokoZ
3.5 电子取证
流程： 信息治理---识别---保全---收集---处理---审查---分析---生成---展示
3.6 信息架构
信息架构要包含： 1-受控词表； 2-分类法和本体；3-元数据映射；4-搜索功能规格； 5-用例；6-用户流。
四、活动
4.1 规划生命周期的管理
1）规划档案管理
2）制定内容策略
4.2 创建内容处理制度
除了常规的档案管理规则外，还要包括社交媒体制度，设备访问制度。
4.3 定义内容信息架构
4.4 实施生命周期管理
1）获取档案和内容
2）管理版本控制。 它根据严格程度有三种层级： 正式控制(Formal Control)， 修订控制(Revision Control), 托管控制(Custody Control)。
3）备份和修复
4）管理保管和处置： 档案管理人员和信息资产所有者要实施监督工作
5）审计文件/档案
4.5 发布和分发内容
1）开放访问、搜索和检索
2）通过可接受的渠道分发
五、工具与方法
5.1 工具
1. 企业内容管理系统
1）文件管理； 2）内容管理系统(CMS); 3）内容和文件工作流
2. 协作工具
3. 受控词汇表和元数据工具
4. 标准标记和交换格式
1）xml; 2）JSON; 3）RDF(资源描述框架) 4）schema.org词汇表
5 电子取证技术
5.2 方法
1. 诉讼应诉手册
2. 诉讼应诉数据映射： 电子取证通常有时间限制，为律师提供数据映射，可以是组织更有效应诉
六、治理
6.1 信息治理架构
信息治理参考模型(IGRM)展示了信息治理与其他组织功能的关系。
6.2 度量指标
1）档案管理类： 档案管理法规遵从性；档案控制率
2）电子取证类：电子取证成本；别动信息收集比例
3）企业内容管理类：ECM建设成本及带来的运营成本下降情况；文书工作减少百分比
参考资料
DAMA-DMBOK2中文版
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