2018-08-20

规则下办事利人利己

先生在这一讲提及规则的重要性。其实双重确认就是规则的具体表现。当如今社会高举着跳出规则独树一帜的时候，不知道大家是否想过若没有规则将会如何？

双重确认是指在日常工作开展中，各个工作流程的所有的票据处理和进款处理都让两个或两个以上的人或者部门相互核实，互相确认，由此推进工作。实际上我们也不妨理解为确认两遍以上你手上的数据报告之类。

　大家都知道人无完人，犯错总是难免。据说2%的出错通过双重确认可降到0.04%。把犯错概率降下来，是京瓷会计学强调双重确认的目的。 “双重确认的原则” 贯彻不仅是发现和防止差错的有效手段，严格遵守这项原则还有一个目的，就是营造一个珍惜人的职场环境。人有脆弱的一面，偶然的一念之差，就会让人犯下过错。注意到人心脆弱的一面，为了要保护员工，所有的会计处理都要有复数的人进行，这种“双重确认”原则是十分有效的。

　稻盛和夫举例谈到1995年日本有名的城市银行大和银行的纽约分店有一名职员，在长达11年期间，从事美国国债的账外交易，给公司造成了 1400亿日元的巨额损失。这个事件被揭发以后，大和银行不仅被迫从美国撤退，而且后来不得不被其他银行所合并，现在已不复存在。究竟为什么在区区一个银行职员身上发生起的事件成为导火线，引发历史悠久的大银行趋于崩溃呢？就是因为缺乏“双重确认”的体制，或者虽有制度却没能严格遵守的缘故。

　稻盛和夫自京瓷创业以来，针对各种事项，一一制定了具体的管理办法。说起来有点繁琐，但为便于理解举出具体的事例，来说明双重确认的管理方法。首先，管理进出款项。原则是：管钱的人和开票的人必须分开。小公司里，常常是社长亲自开付款票据，并且自己付出现金。这样做即便没有恶意却可以随心所欲，这就谈不上严密的管理。为了防止这类情况，开票人和管钱人必须分开。到银行存钱，买材料付款，支付劳务费，或者支付其他费用，付款人和开票人必须分开。收款时，不能因为账户上有金钱入账，管钱的人就可以开进款票据。管金钱入账的人要与那笔收入有关的部门联系，请该部门明确进款的具体内容并开出票据，然后进行入账处理。就是说，开票的人和管钱的人绝对要分开，这就叫双重确认的原则。处理小笔现金时，每天结束时合计的现金余额，和由票据做成的余额表相一致，这是理所当然的。但是，这不是在最后合计时让两者相一致，而是必须在每一个时点，现金动，票据也动，两者相一致。为此，在上班时间内，必须由现金出纳担当者以外的人，以适当的频度，对现金余额和票据进行确认。在购买物品或服务时，双重确认体制也必不可缺。要求购买的部门必须向采购部门开具委托购买的票据，请采购人员发出订单。禁止要求购买的部门直接打电话联系供应商，交涉价格和交货期。按公司正规的采购程序采购，可以将采购过程中与供应商勾结等问题防患于未然，这时基于双重确认的管理体系必不可缺。另一方面可以确保向供应商支付货款。还有公司内的自动售货机和公用电话的现金回收也要严格管理。因为金额小，人们往往不加注意。一次收钱金额微不足道，但日积月累，金额就不小。更重要的是，正如中国古代的韩非子所说“千里之堤，溃于一穴”。看起来似乎微小的事情也不能疏忽，这是很重要的。

　双重确认的原则，无关金额大小和事情的贵贱，都必须彻底遵守，这是铁则。乍看都是理所当然的事，但正是理所当然的事，要切实遵守，实际上却很难。只发指示并不能保证彻底贯彻，所以领导人必须亲临现场，检查制度落实的情况。只有反复确认检查，双重确认的原则才能在公司内固定、扎根。存在这样一个严格的制度，员工犯罪就可以防患于未然，体现经营者诚挚的关爱之心，同时，可以形造出一个具有紧张感的、生机勃勃的职场氛围，促使企业长期持续的发展。