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一阵猛烈的敲门声将黎若惊醒,她猛地坐起来,看一眼墙上的挂钟,下午一点。刚到上班的时间。马上下床,将床铺好,照了一下镜子。
门外的人又敲门,然后扭动门锁,黎若庆幸中午午睡时锁上了门。
黎若心中不悦,但表情平静,打开门。看到是不认识的人,男人瓮声瓮气的说着:“盖公章。”大步进来。
黎若坐在办公桌前,看了一眼他手中的表格,上面有程部长的签字。黎若从办公桌右侧最上层的抽屉里拿出部门公章,在程部长签字的位置盖上章。
男人转身出去了。
黎若起身将门关上,对于基层单位来办事的人员,没有礼貌的行为只能逐渐适应。
工作软件闪烁,程部长发来了消息:“活动方案已看。”没有说是否满意,也没有说是否有修改。
黎若马上奔向程部长办公室。站在程部长办公室门口,在敞开的门上敲了两下。正在看电脑的程部长转头看向黎若点了下头。黎若进去,程部长递给她一份A4纸打印件,黎若双手接过,看到是她上午写的活动方案,翻开里面有几处小修改。
“好的,部长,我马上去修改。”
“嗯。”
黎若回到办公室看着打印件,突然意识到,自己忽略了大家都习惯了手写或是打印件,虽然公司提倡办公自动化,给各部门配备了电脑,但是让人们学习或是习惯使用电脑还需要时间,尤其是年纪大,还有领导们都习惯了有纸化办公。
黎若马上将程部长修改的方案在电脑上将电子版修改完毕,打印出来,将修改后的电子版发给程部长,拿着打印的纸质版又送到程部长办公室。程部长当场看了,表示满意。
黎若回到办公室开始着手将活动方案印制成红头文件。按照印制红头文件流程,将办公室发放专用的红头文件签发页,填写上文件题目,拟稿部门、拟稿人、核稿人、发文份数、部门领导签字、办公室编号、办公室签字,主管领导签发。打字室排版,发文部门校对,打字室印制,发文部门装订。最后由发文部门通知各部门、基层单位来取文件,并做好发文登记签字,一套程序下来,需要一定的时间。
首先要找领导签字,领导们都很忙,不一定能及时找到他们签字。再有打字室只有两个人,各部门都需要印制红头文件,有可能需要排队等待。印制完毕后,需要自己装订文件,也要看自己是否有时间,而且文件要发到所有机关部室及分公司,需要装订几十份,有的时候按照上级要求有传达时间规定,所以就要尽量将文件发放到位。
装订文件是比较累的活,而且有装订要求,一份文件A4纸尺寸,左侧装订两个订书钉要保持距离平均,距离左侧边缘一厘米,由于印制红头标题的纸张与文件内容纸张尺寸不完全一致,文件装订后边缘不整齐,要用专用切文件的刀切,保证文件整齐美观。
所以印制一个红头文件一整套程序下来,既耗时耗力,也很浪费资源,但这样的红头文件,黎若部门一年就需要印制几十份。
会多、文件多、检查多是大型企业的特点,层层传达贯彻落实文件、会议精神,黎若已逐渐适应这种工作形式。
这份文件领导签字顺利,碰巧领导们都在,程部长、办公室主任、主管张经理都签字后,办公室编号,到打字室排版和印制就需要排队了,很快又到了午餐时间。
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