使用滴答清单提高生产力

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使用滴答清单也有两年多时间了，先前大多时候仅把它当作备忘录。两周前无意间发现了它的看板模式，在工作中使用一周后觉得非常好用。

再结合滴答清单的番茄计时器、日历以及日常的优先级功能，整理了一套提高生产力的方法流程。

这段时间再看也谈钱推荐的《软件能》一书，书中第四篇也介绍了生产力相关的话题。刚好能用书中的一些方法来优化这套流程。

看板模式

本来提高生产力的话题可以从任务规划谈起，但由于是因为看板模式才让我开始整理这套流程的，所以先从看板开始谈起。

在“备忘录”时期，任务大多只有日期维度，偶尔会加上优先级维度。但无论怎样，在滴答清单中展示的都只是一列。

而看板模式可以让我们展示多列，比如我建了三列，表示三个状态：“未完成”、“进行中”和“历史已完成”。

看板模式

“未完成”的作用和之前一样，作为清单中任务的收集箱，会分配好时间和优先级。

“进行中” 记录当天正在做或当天做完的事。

当前要进行某项任务时，就把任务拖到“进行中”，使用滴答清单自带的番茄计时器来帮助自己专注以及记录任务的完成时长。

当完成该任务后，任务还在“进行中”状态，晚上写完总结时会把已完成的任务拖到“历史已完成”状态中。

本来还有个“本周已完成”状态，用来辅助写周报，但后来利用了智能清单功能，自动生成了本周已完成列表，所以撤销了这个状态。

任务规划

滴答清单订阅版提供了日历功能，可以按日、周、月展示，方便规划任务。右上角的筛选标志可以筛选出不同的清单。

日历

唉，还没具备按月规划的能力。

点击某天即可新建任务。安排任务则记录了所有未完成的任务，可以很方便的把任务拖拽到某一天。

任务分解

有时候拖延是因为面对的任务太大了，导致无从下手。这时需要做的就是对任务进行分解。这一步通常是和任务规划是一起完成的。

把一周的时间分配给一个一个用时不超过两个小时的小任务。[1]

如果使用番茄工作法，两小时对应于4个番茄。如果超过4个就对任务进行进一步的拆解。

番茄工作法默认也是每4个番茄后进行一轮15分钟的长休息。两小时也许就是精力消耗的一道槛。

日计划及执行：优先级

二八原则或哈夫曼编码原理都可以解释把更多的时间放到最重要的事的重要性。

关于哈夫曼编码可以看我写的另一篇文章 从哈夫曼编码谈资源投资。

按重要性排序。要保证自己优先完成最重要的事情。我也会对当天的任务进行调整，如果卡片上对该项任务的描述不够细致，我还会添加细节。我要确保自己在开始工作之前就确切地知道自己在做什么，这项任务完成的标准又是什么。这样做可以避免因为任务定义不清晰而导致的拖延和时间浪费。[1]

由于设置优先级后，任务会带有不同的标识，加上目前的任务不多，所以我在看板中还是以时间排序。若任务多起来后，可以在看板中增加“今日”状态，然后按优先级排序。

番茄工作法

很早之前就接触过番茄工作法，那时只把它当做在一定时间内保持专注的方法，那时也没坚持下来。

番茄工作法只有被当作估算和评估工作的工具使用时，才能发挥它的真正威力。通过跟踪自己在一天内完成了多少个番茄钟，以及为每天要完成的番茄钟的数量设定目标，你瞬间有能力去真正评估自己每日工作的努力程度，也能知晓自己的工作能力。[1]

《软技能》中的这段话讲出了番茄工作法的另外两个更为重要的作用：培养任务规划的能力或者说是时间感知能力，以及评估工作效率。

滴答清单手机版上的“预计番茄”和“番茄统计”功能刚好能帮助实现这两个作用。

“预计番茄”可以给每个任务标上预计所使用的番茄数。

预计番茄

“番茄统计”可记录了番茄使用情况。

番茄统计

小结

本文介绍了如何使用滴答清单的日历+看板模式+番茄工作法+优先级来提高生产力：

1. 利用日历进行任务规划，规划时要注意任务的分解

2. 利用看板模式来统筹今日任务

3. 利用优先级来标注任务

4. 利用番茄工作法来估算、评估任务

参考资料

[1]《软技能》第四篇-生产力