原创 王琼输出的力量 王琼工作室 输出的力量
商务英语写作是一个系统过程：把思考翻译成表达，把词语和句子进行排列组合，以文笔输出为读者服务，追求极致的效率。借用语言学中信息加工理论，我为写作搭建了一个极简模型：IPO。
I: Input，输入
P: Process,加工
O: Output，输出
不过，此“IPO”不是指“首次公募发行”，而是语言学理论里的“输入-加工-输出”系统。它们构成了写作中必不可少的三个核心步骤，经过深度思考和刻意训练，能够迅速提高我们对写作的全局观、加工的效率和输出的质量。
当然这和“首次公募发行”也有相似之处。写作就是亮相，是一个人的名片，是展示出的表现，然后依靠“股东”读者检验是否能够获得上市变现、收获利益的结果。
所以，我对商务英语写作打造的模型是：IPO系统+效率。
当我们开始准备的时候，材料堆砌在脑海，这就是输入。然后是加工的步骤：称呼怎么写？第一句话怎么写？怎么安排顺序？怎么说明重点？怎么开头结尾？等等。最后就是在纸上、键盘上、屏幕上一点点落实成文字，这是输出。如果把这个模型展开，就得到这样一个结构：开头->目的->结构->场景->品控->见证输出的效果
每一个环节都要极简敏捷、快速高效。我还可以把它描绘成一个“沙漏型”的写作过程。上面是输入，是思想和内容的素材；逐渐过滤的过程是加工，是对材料的快速思考和对素材的安排。中间交汇处是写作的目的，然后延伸向下是输出的内容。
演讲是以声音开始，以行动结束。
写作是以文字开始，以结果结束。
写作过程中还存在一个隐含环节——加工，主要是我们在头脑中进行的思考和建构。它又是怎样影响写作的呢？
我上课前访谈学员时，大家谈到最多的痛点就是：不会整理素材，没有抓手，不知道怎么写才好。这是表象，内在的原因是：脑子乱，没头绪，最后只好依靠翻译软件查询词汇去对应和加工。
有人吐槽：开头就无所适从，不知如何处理才好，所以花费时间长，令人抓狂。
有人反映：不会搭结构，信马由缰，想哪儿写哪儿。
有人苦恼：不想写、不会写，乱写瞎写，求指导。
有人迷茫：如何驾驭微妙的场景，拒绝别人，委婉吵架，不得罪人还能把事办成。
有人愤怒：怎么得罪的别人都不知道，与他人渐行渐远。
加工就是快速起草，布局谋篇，不论是打草稿还是打腹稿，把场景、对象、目的、结构一气呵成先草拟出来。
写作本身就是思考，我们可以参考哪些思考的框架呢？
我推荐两个。
一是美国麦肯锡资深顾问、培训师芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提到的SCQA的思考方法：
Situation：情境是什么？提供信息？给予方案？要求资源？汇报行动？
Conflict：冲突有哪些？内部冲突？还是外部？是交付时间短？还是资金紧张？是客户要求不合理？还是我们无法满足？只有把矛盾冲突明晰地介绍了，写作才有意义，如果都是春和景明，歌舞升平，对不起，那不是公司常见的场景，那是托儿所或者养老院或者广场舞大妈的场景。公司恨不能就是打仗的地方，就是要快速解决问题的地方。那就要体现冲突是什么。
Question：导致冲突的问题是什么？如何分析出来的？有哪些疑惑？
Answer：解决方案是什么？解答疑惑的结论是什么？
金字塔原理中SCQA的应用非常灵活：
我们不妨思考几个场景：
1. 申请资源：SCQA
S：现在项目进行的情况
C：客户提出了新的需求，而人手资金不够按时完成
Q：核心的问题是：交付时间和人员安排工作量的冲突
A：建议行动是：申请批准人手和资源。
2. 先说结论，再分享细节：ASQ
A：各国家研发中心的项目需要在疫情期间更好的协同工作
S：居家办公、出行限制、防疫政策各不相同
Q：不能协同好工作的问题是继续延迟，最后导致项目流产
3. 强调困难和问题：CSA
C：现在的挑战是供应链无法及时保障
S：情况是物流停滞，生产停滞，人员无法生产
A：开辟第二战场，转向其他地区
这些是思考的要素，像四巧板一样，可以拼图，组成不同场合、突出不同重点的结构化思考，容易理解，便于应用。
当然，如果还想思考得更加周全，也可以参考另一个方法。它是由英国心理学家、创新大师爱德华·德博诺博士发明的“六顶思考帽”。帽子的魔法简单、实用、强大，是一个有力的系统思考程序。
一句话，六顶思考帽带来了思维的视觉化、工具化、步骤化、效率化。
它以彩色心理学的联想法，用蓝、白、红、黄、黑、绿的颜色标识思维；以帽子为比喻，给思维以工具和仪式感，让我们专注思考；以帽子的组合和程序给思考一个指引力的地图；以平行思考，整合个人和团队的智力资源。六种颜色、六顶帽子触发和指引思维，它们就像是音符，根据需要进行组合就可以创造出完整而美妙的“思考乐章”；它们就像是编码，可以让我们设计出不同思考的程序。
我有一位学员，把六帽用来写商务邮件，得到领导的大加赞赏。
他的邮件主题是：Report a problem to the line manager/向领导汇报一个问题。他是这么写的：（具体内容涉及商业敏感，略去）
the Blue Hat/蓝帽：report a problem to the line manager/汇报一个问题
the White Hat/白帽：current status and information sharing, data/现状、信息与数据
the Black Hat/黑帽：potential risks and problems /汇报存在的问题、不足、风险
the Green Hat/绿帽：causes and tentative suggestions and recommendations/分析问题的原因并提出初步解决方法
the Yellow Hat/黄帽：values and benefits/游说解决方案的价值及利益
the Blue Hat/蓝帽：action plan/制定行动计划
我采访了这位学员和他的领导。领导告诉我：“我每天差不多要看近百封邮件，其中大部分都是汇报问题，但绝大部分员工只会这么写：蓝帽——汇报问题；白帽——目前情况；黑帽——存在的问题；蓝帽——咋办呢？”
我问：“这么写邮件，您为啥不满意？”
领导说：“当然不满意了！黑帽摆在那里给谁看呢？我还不是需要再召集会议征询解决的办法呀。”
当我采访这位员工时，他说：“你想，光给老板一个黑帽子报告问题，他肯定不放过我。我必须在黑帽后面加上个绿帽子，哪怕是自己粗浅的分析或者建议，也要提出解决办法。”
之后，领导还不忘夸赞这位员工：“你看，人家多自信！还不忘游说一下，让我看到他的解决方案的价值。对于如此自信的员工，我还有什么理由否定他的办法，而不是在他的方案中筛一筛我也认为可行的，赶紧实施呢？”
所以这样做的价值是：从帮别人了解信息转变为对行动方案的评估和执行，增强了单位时间沟通的效率。
我们每天阅读或回复的邮件可能多达十几封，甚至几十封。很多邮件写了之后反而产生了更麻烦的结果，需要不断打电话澄清。用六帽写邮件帮助我们比较全面而策略地思考。如，别人对情况了解到什么程度？我还需要提供什么信息？团队是否信息对称？主要的问题是什么？如果只汇报问题是否还会产生后续问题和沟通成本？要不要先分析原因？提出初步建议，让团队可以更好地改善建议并付诸实施？
有的公司正在考虑是否把六帽作为插件放入公司的邮件系统outlook里面，也算是一个创新。如邮件的主题行一栏显示“Re”了四次以上了，那么蓝帽就闪亮提示，“事由“是否可以改成新的主题了，然后有六个颜色框标示出结构化的思考和语义表达的关键词。
而使用帽子的顺序可以非常灵活，根据场景而定。例如，提供信息，就写在白色一栏里；有问题就写在黑色一栏；有解决方案就写在绿色一栏；有价值就写在黄色一栏；有决策或感受就写在红色一栏；有行动计划就写在蓝色一栏。这样，不管是用母语还是外语，至少让收信人知道大致的意义和思路，从而提高沟通效率。这样做还能促进深入思考，再以语言作为思维的载体精准表述。
从小处着手，从大处着眼。哪怕写一封邮件也让人看到思路周全，落笔成文。
由此延伸，我们还可以用六帽设计PPT的思路。我在一家银行机构给他们设计了思考和写作模版，结果大受好评——一页幻灯片，呈现全局观。
个人使用中，最多七张幻灯片充分论证一个问题，而且还可以像乐高玩具一样灵活组合。
如果写与情报相关的内容，多说白帽；
如果是融资，多写黄帽；
如果是吐槽，聚焦黑帽；
如果是头脑风暴，多贡献绿帽；
这样，既有全局观的广度也有思考的深度内涵，减少遗漏。
要想写得好，先要想得好，至于用哪一个方法，我们完全可以灵活自由。
快速思考、加工素材之后，我们还要完成商务英语写作的最后一道工序——输出。如果说，在加工过程中我们以思路把结构搭建清楚，那么在输出时要注意技巧，串接起各个部分和组块，激活写作的能力。
为什么说要激活？
到踏入职场的那一刻，大部分人已经积累了几千个英语单词。但是很多人写东西不是激活自有的单词库，或用已经掌握的词汇写邮件，而是不胜其烦用翻译网站或者软件查词，结果写了很多“中式”英语，或者选了一些晦涩难懂的词，自己也不知道什么意思，别人也不一定知道，给彼此添麻烦。比如，expenditure, 其实就是：cost的意思，没必要用长词、大词。谨记：商务写作的目的是为了快捷，不是为了炫耀。所以不要用翻译的方式来写作，而要把握词汇的精准意义。
这一点，不久前我也收获了一番感悟。
2022北京冬奥会结束后，我找出我的思维导师——爱德华·德博诺博士来华给北京2008奥组委培训的视频发给了他儿子，同时分享到我们全球首席讲师的官网平台上。当时我写了一句话：The Beijing 2022 Winter Olympics ended, and I’d like to share the video of……
结果，德博诺的儿子Caspar给我是这么回复的：Congratulations on the successful conclusion of the Winter Games。Caspar以前是英国《财经杂志》（Financial Times）的总监，我看到这位英语母语人士的用词，一拍大腿：哎呀，这个好！一个 “end，” 一个 “conclude” ，平平常常的遣词却体现了不凡功力。“end“有“终结”的意味和色彩，不是特别正面积极，易被人误解；而“conclude”中规中矩，措辞精准安全。
这就是输出的力量。
一句话：商务英语写作是IPO系统+效率。我们需要快速完成输入-加工-输出的环节，实现相对正式的书面沟通的目的。
我曾在备课时访谈过上百位企业高层领导，请他们选出：在国际化公司中的员工晋升考量中，如果只列举一个最重要的因素，会是什么？
答案是：如果只能有一条，那就是——高效的沟通能力。
最近的调研数据显示，每人每天平均有43%的时间花在交流上。显然，职场人士的大部分时间都在和客户、同事、领导等——沟通。
好好写吧，它是正式沟通的必备武器。
文章：王参谋
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总能让你进步一点点
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