【有效沟通】有效会议的五大要素

有效沟通包括有效邮件，有效会议

【有效沟通】7步实现高效邮件管理 - 简书

1. 与会人

主持人，议程相关人员

主持人提前准备议程，发出邀请给相关人员

相关人员确认会议时间是否可以出席，准备议程中和自己相关的内容

2.邀请

1）如果是涉及公司内外很多部门，包括比较高层的老大，比较重要的大型会议

建议提早至少一周发出邀请，邀请前要确认主要人员那个日期时间段是否有空

2）平时日常会议建议提前至少一天发出会议邀请

如果你们公司用的是outlook，建议选择大多数主要相关人员日程表上的都有空的时间

这里并不是说晚上11点约第二天早上9点的会议，而是尽量提前24小时

3. 议程

1）主持人提前准备议程，并加在邀请里

日常一个会议建议控制在30分钟内

议程不超过3个

2）如果是大型的会议，比如半天，一天的或者几天的

每个议程要列主讲人，和时间

还要设休息时间，午休时间以及通知与会人员是否提供午餐等信息

3）可以把相关资料提前发给与会人员，或者请相关议程负责人在会前发给与会人员

4. 会议记录

1）会议记录应该包括会议时间，与会人员以及他们的公司，职位

2）会议中大家达成一致的内容总结

3）要做的事情清单，负责人，需要完成的目标日期

4）约定是否需要下一次会议以及什么时间

5. 跟进

主持人会后跟进下会议所列要做的事情的清单，和负责人确认完成的进度

下一次会议前可以把未完成的再列出来，会上讨论下是有什么问题，困难，再协商下有什么解决办法

下次会议前再加上新的议程

大家按照这样的步骤主持会议，应该会达到事半功倍的效果

如果该来的人没来，或者相关人没有提前准备，或者没有清楚的列出谁该在什么时候完成什么

会议开的就很没效了