在日常工作中,大大小小的会议不可避免,见到有些文章里也是吐槽会议太多,白天开会晚上加班干活的情况时有发生。要避免不必要的会议,提高开会的效率,应该怎么做呢?
首先,避免不必要的会议,就要认清楚开会的目的和价值,对不必要的会议不开也罢;其次,对于价值不大但不得不开得会议,缩短开会时间,说清大致内容即可;
再次,对于确实有必要,有价值必须要召开的会议,是要讲究方法和选择的,高效的工作会议召开原则 如下:
一、高效原则
会议必须讲究效率,应提前准备议程、各议题详细内容、可能的解决方案、预期的目标等。
二、提前准备原则
1、正对各议题,提出可能的解决方案或建议方案以及预期目标等内容。
2、根据各议题需要,提前确定会议日期及与会人员名单,与会人员须是可以参与解决此项议题的人员,特别是确定对达成预期目标起关键作用的与会人员;
3、提前与与会人员沟通各议题及解决方案或建议方案,尽量达成共识;
4、根据各议题需要,确定讨论各议题所需时间;
5、根据以上内容整理会议议程,议程的编排须以先易后难、先安排达成共识或有明确结论的议题后安排疑难议题,并将议程和议题及解决方案、预期目标通知与会人员。
6、开会前一天或一定时间(比如前半个小时)提醒与会各方参会,确保会议能按计划进行;
三、一事一议原则
1、会议过程应该严格按照议程进行,按照议程,逐项解决议题,一项解决完成再进行下一项议题;
2、如果确实需要调整议程,遵循先解决容易的议题、达成共识或有明确结论的议题,后安排疑难议题的原则;
3、任何一项议题解决了之后,须达成共识、得出结论,明确解决措施、完成时间、责任人;
4、未解决的议题,须明确后续措施以及完成时间和责任人;
5、会议须形成会议纪要,以便有效推进工作、及时复盘总结经验教训。
四、闭环原则
会议讨论的议题最终完成后,须通知与会各方,对会议议题进行闭环。
会议是多人对同一或多项议题进行讨论并形成一致性意见的过程,在平时与人沟通时,也可以采用这样的方法和原则,提高效率!
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