手上有钱大概是世上比较欢喜的事情
手上的钱不够花则是令人悲伤的事实
作为2020深圳头马峰会组委会的财务,从2019年4月到2020年4月,我就在这欢喜和悲伤之间切来切去,时而欢喜,时而悲伤。
2019年5月,在评估了当时初定的场地后,信心满满地定了个不算便宜的票价,收了大几十万的巨款放银行里,想着可以花一年,当时大家都信心十足,承诺要给会员们呈现一场难忘的峰会。
2019年6月,在一个偶然的机会下,组委会决定把峰会场地的规格从准四星升级为五星!租用与世界峰会同样规格的场地——万豪酒店,因为逼格的飙升,场地费也从最初的18万飙升到36万!每个人的餐标也基本上翻了一倍!当时心里真是有一片巨大的草原,草原上有动物在欢快地奔跑,这不是收着卖白菜的钱,操着要花买白粉的心啊!我原来以为在公司里面做财务,预算做半个月算夸张的了,在深圳峰会的组委会里面,这个预算从7月份做到10月份,才基本确定下来。
并且这讨论的过程也充满着希望和悲伤:
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尽管如此,经过组委会成员的不懈努力,经过了跟酒店几轮又几轮的肉搏式砍价,又积极(而不要脸地)动用周围亲戚朋友的各种资源,顶着收入比支出少5万的缺口,组委会热火朝天地准备着各项工作。为了能用最少的钱办最难忘的峰会,而又兼顾着效率,我们严格执行着这样的审批流程:
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其中的财务程序是按照这样的流程运作的:
我之前在公司里面做财务十几年了,最喜欢做的事情就是发个邮件写个"approve",或者在系统里面点那个approve的按钮 。但是成为峰会财务之后,最喜欢的事情变成了回个"Reject",或者回个"没钱”,我在2019年4月加入组委会,从那时开始到2020年1月,每个月组委会都有线下的沟通交流会和团建活动。而这些活动的花销,基本上都是参会者自费的。因为峰会的钱要花在更需要钱的地方。
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当然,大半年的筹备活动还是有一些支出,比如微店的收入提现就需要支付收入总额的0.6%作为提现费,金额就有4600元,还有我们宣传需要用到的物料,专业的宣传视频拍摄和剪辑,主持人选拔和培训等活动的支出。
尽管有这些支出,我们组委会在确定2020深圳线下峰会活动取消的时候,仍然承诺了按原价退回所有票款。于是,在过去的半个月,我的工作就是每天起来核对资料,然后到处发钱,这感觉真是爽爆了。因为微店所售的票已经超过了系统设置的可申请售后的期限,我们不得不采用问卷星收集退款信息,并将其与购票信息一一核对,再从微信/支付宝/银行转账方式将款项退回给购票会员,800个人的信息量非常大,为了确保安全,在转账之前又要微信或电话确认一遍收款人信息,所工程进行得比较缓慢,但是还好每天都可以处理一部分,也将在承诺的时间内完成所有款项的退回。
最后的最后,非常的遗憾没有线下的峰会。
但希望还在,花更少的钱的线上峰会在等你。
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