我们在职场里经常会遇到各种情况的汇报,今天来聊聊如何正确地向上级汇报。
不断尝试,总结规律,根据领导惯于接受的方式给到信息汇报才更有效。
1.什么情况下汇报
大家都知道基本的职场规则是上级有指示,下级要有汇报,汇报分为义务型汇报和主动型汇报。
进行义务型汇报时,需要按照领导要求把必须汇报的工作内容进行汇报。
进行主动型汇报时,可以把自己所听,所见,所想的内容汇报给上级。
2.汇报都有些什么内容
我们需要汇报的内容包括工作进度,工作总结,变化及差错,需要领导决策事项,规划和想法。
通常的汇报是先汇报结果和重点,有必要时汇报一些关键的信息细节。
3.汇报的方法介绍
GAS定向三要素模型,Goal(目标)你汇报后想要什么结果;Audience(对象)汇报对象是谁,有什么需求和信息偏好,对象不同,关注的要点就不一样;Situation(场景)汇报时要关注到场情景的变化。
进行项目汇报时要把握好TOP原则,把握好对时间T,机会O,场合P的理解,分清主次,给出方案力。
汇报的结构可以按照总分总的结构,比如向上进行汇报用PRES结构,Point提出主张/结论,找出Reasons理由, 举出例证Evidence,最后进行总结Summary。
进行事件的细节描述时可以使用5W2H结构,什么时间(When),什么人(Who),在哪里(Where),发生什么事情(What),为什么(Why),耗费成本(HowMuch)人力(Howmany)等描述。
4.汇报关键节点在什么地方
汇报工作时的关键在于汇报人要做好充分的准备,敢于承担责任,汇报及时。
信息畅通是一切的基础,需要领导决策时要给出至少两项的选择。
进行口头汇报时,一对一时要口语化,结构清晰,补充细节;一对多时要照顾多人感受,言简意骇,突出重点。
书面汇报时分为日报需要清晰明了,注意字段,准确宜读。
邮件不可缺少的是一个核心要点的主题及注意GAS结构化汇报。
研究报告按照格式逐一进行梳理,如用倒金字塔的总分分结构,先写研究结论,再分别进行论证,简明扼要地说明结果,以及后续的方案。
PPT商务演示事先要做好充足地提前准备,使用一眼原则,不要一直盯住PPT,要和听众有眼神接触,从容自信。
工作没有进展也是一种进展,也需要汇报,如果需要领导做决策,方案选择必不可少,不是让领导自己去重新思考。
总结下来,工作的汇报没有最正确的做法,就是需要平时不断地尝试,不断地总结,如同沟通就是一场游戏一样要不断练习不断反馈,取出最佳经验点实践。
有针对性地沟通,急性子领导及时给汇报结果,理性领导提供有力的数据和事实分析,只有不断地善于总结,随时回顾,才能做对做好工作汇报。
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