#宁向东#管理学#365天日更53

今日学习：得到专栏宁向东的清华管理学课。今天调整进度，从学会开会开始，114讲：虚拟会议 | 目标10倍速。

见：可利用互联网技术，提升会议效率。改善单向传递信息的会议效率，应学会有效地利用音频、视频和文字方式。

按照会议启动者的权力地位以及信息传递和交互的路径，老师把传统会议分成了三种类型：

一是，由组织的领导者发起，信息是从上向下单项传递，自上而下启动的会议。如公司的年度工作会议，会议的目的是了解上级的决策意图，做好执行。

二是，由上级启动，但会议的目的是为了促进信息的有效交互，共同决策，或者寻求正确决策的必要信息。如各类协调和解决问题的会议。

三是，同级人员之间协调信息和利益，解决问题的会议，但没有领导参与，因信息不对称，利益不一致，也没有权威领导来统筹，最终可能不容易取得好的效果，需要看发起人的个人能力和人缘。

在当前互联网技术和网络视频会议普及的情况下，老师认为，以上开会的模式将彻底改变。

第一类，单向输送信息的会议，可用视频、音频和文字等方式来替代。可以让人反复学习，反复看，起到反复强化的作用，同时，便于信息接受者根据自己的时间安排，高效接收信息。

对第二、三类会议的改变，以日本最大的网络公司乐天公司的会议为例，通过调整会议结构，改变会议程序，达到会议效率提高“十倍速”的目标。如，至少提前一天把会议要讨论，商议和决策的内容以书面的形式提交给所有参会人，便于参会人员可在会前个别沟通，了解情况，集中开会的时候，只需直接讨论解决方案。

除了口头交流，也可以用邮件、微信等方式辅助会议，进行会前沟通，一方面白纸黑字清晰，工作内容和目标一目了然，同时，也便于日后对业务的成败进行复盘分析和业绩评估。但要注意文字可能词不达意，容易引发歧义和误解，同时，没有及时交互性，对有“网络人格”的人，仅文字交互不合适。

老师提醒：利用互联网的目的是提高效率，解放人力，而不是给人增加负担，不能因为增加了互联网的交互环节，而增加会议。

课后思考：翻一翻你的邮箱，复盘一下你以前和别人交流的邮件，看看是不是都能准确的表达自己的意思。

感：使用互联网是为了解放人，而不是给人增加更多的负担。

公司内部会议管理还不错，每年都要做会议计划，由办公室牵头汇总审核，一般会议分为四类，公司主要领导和基层单位负责人都参加的是一类会议，如年初的工作暨代表会议，需要安排全年重点工作，表决通过公司预算等重点工作报告，签署绩效考核责任书，讨论职工代表的议案；公司分管领导参加的各专业会议，人数都有限制，三类，四类会议一般是公司的内部专题会议和部门会议。各类会议也都鼓励开视频会议。

作为省一级的单位，对上沟通汇报，对下检查指导的业务量很大，大概统计了一下，每年我们机关报销凭证的类别，百分之八十的都是各类会议，培训以及出差，检查等差旅费的报销。尤其是个别部门，各种汇报会，审查会太多，真心觉得审查汇报方式可以优化，出差费用应该可以大量减少。

思：邮件沟通，是否能准确的表达自己的意思。

去年4月，刘润老师在5商基础篇中的有一篇关于邮件礼仪的课程，一直记忆犹新。老师说：很多人这辈子，只会在邮件里“见字如面”，邮件代表了一个人的的职业素养，按照老师关于邮件的正确书写方法，我有意识的加以运用，现在邮件沟通更加规范和有效。

现在我的每一封邮件，都设置了规范的落款，有简洁的问候语，规范的单位简称，名字以及办公室和手机联系方式。会总结关键词作为标题，如请领导审阅的拟报送出去的材料会写明，拟反馈**部门的*材料，请审阅。正文会在问候之后，简要说明对方的目的，资料用途，资料背景及要求，哪一级领导开会，要求反馈时间等。对于安排工作的，会注明工作要求，会议时间，或反馈时间等。也会按照润总的要求，有意识的分段，每一段儿只写明一件事。

按照润总的看邮件是否规范的标准，我接收的邮件中，还真是有不少问题，没有落款或联系方式是最常见的；有的邮件标题为空，或标题随手用111等数字代替，有的邮件只发送个附件，对附件没有任何说明，需要电话再沟通，问明原委，这种邮件感觉都很不专业。遇到熟悉的人，有时也会提醒他们注意规范邮件的落款和标题。

行：老师关于会议的组织方式，润总的工具篇，都是宝贝，需要常看，并加以运用。

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