服装外贸的难点在于环节太多，牵扯的人员方方面面，对业务操控的素质要求太高，说是武能上马安天下，文能提笔定乾坤也毫不夸张。跟客人全程英文沟通完，掉过脸来拿土话骂娘的事儿更是司空见惯。
唯有战战兢兢，唯有如履薄冰。
服装外贸的老人大都有个习惯，休息日即便没什么事情也要到办公室坐一会。可能是翻翻之前的邮件，也可能是理理积压的帐目，也可能是什么都不干，就那么枯坐着，这种心安的感觉外人难以体会。
事情就发生在这样的一个周末上午。
那天我是十点半到公司，泡上杯茶，顺手点开邮箱，一切安定。奇怪的是心里总是感觉有些不踏实，说不出是什么，但就是莫名的不安。这种类似第六感的体验我和很多同行沟通过，多数人都是一样。所以我们就会在休息日来公司，没有电话乱耳，没有样品劳形，在这种状态下打开所有触角，可能之前有些忽略掉，没顾及的事情会被蓦然惊觉。
我正在徜徉物外的时候，被一个电话打断了，是某服装厂的技术科长。这是服装外贸的另外一个特点，就是大部分人基本上都是24小时开机的。每天早上从7:30工厂上班开始，一直到晚上9:00大部分工厂，供应商下班。欧美的客人还是比较人性，很少会在半夜打电话过来，但也不排除有紧急情况的时候。至于通宵验货，通宵送货更是时有发生，所以24小时开机也就是自然而然。
“我找不到你们小马，你们样品要的那么急，赶快把481的意见翻译给我”
“行，你等下。十分钟。”
这边接着电话，另一只手就用座机拨小马的手机，提示关机。心里暗叹一声，“你先别挂，我查下。”
低头按下小马电脑的开关，一阵嗡嗡嘤嘤的声响后，终于开机了。开机的时候我在查小马桌上481的卷，很多资料都不全，并没有什么可以参考的价值。
只看一眼我就崩溃了。
电脑桌面大概就是这样的。
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我静了一会儿，发现电话还亮着。“你先挂，我查查”
“行，就今天有点空，插上别人的样品你这个还得等三四天。”
“好，好，我知道了。你稍微等下。”
只能查邮件了。
先回到自己座位，按名字排序搜索到这个客人的邮件，一封封翻下来，找到最后一封关于这个款的意见。不放心，用481款号又搜了一遍，结果相同。还不放心，又从上面这片图标里翻出邮箱来，用小马的邮箱又重复了一遍，这才把这个意见下载出来，打印出来翻译完。检查过没问题，扫描发给工厂。
看下表，十五分钟，心里庆幸今天还是没白来。但也没有再待下去的必要和心情，收拾下，关灯走人。
还不如不来。
客人在接近十天后回来的邮件中大发雷霆，说为什么重要的意见没有修改？被客人骂样品差很正常，但这十天货期的损失很难弥补。怎么错的已经没必要说了，那有没有采取什么措施呢？
有。
其实那个周末后的第一天上班，我就找部门内的同事开了会。会上把我的电脑往桌上一摆，每个人都拿了本子逐条记录。
桌面上除了系统图标外不允许出现其它任何文件；
所有人统一使用D盘作为工作盘；
所有人第一层全部使用客人名称进行分类建文件夹，第二层按款号，第三层在每个款下面建制单意见，面辅料、测试和SHIPPING等文件夹，大家文件夹名称都完全一致，只允许在第三层的子文件夹中存储相关文件。
文件名统一按款号，内容，时间进行重命名；
邮件里的附件要先保存再处理；
这样做看起来要求有些繁琐，在整理文件时占用了一些时间。但当出现有同事临时不在，其他同事可以很方便地找到相关内容。看别人的电脑如同看自己的一样熟悉。
从那天起，每隔一个礼拜我就检查一次，三个月后，所有人习惯成自然，再也没有发生过用错资料的问题。
再来说说卷的整理。
看一个外贸跟单的水平，拿过FOLLOW来看下就知道个大概。优秀跟单的卷打开来，所有文件永远是按流程来放的。T/P开始，各样样品意见，面辅料卡，确认样，测试报告，产前会，中期，尾期报告，箱单，SHIPPING文件。而相当一部分人的卷是根据收到文件先后来存放的，收到一页夹一页，要找东西的时候哗哗翻完了还去查电脑，不仅效率低下，出错也是难免的。
这样的习惯养成，会让你受益终生。
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